Die Verwaltung von Geschäftsausgaben ist ein langwieriges, mühsames und in keiner Weise wertschöpfendes Verfahren: alle Ausgaben müssen in einen langen Bericht eingetragen werden, der anschließen zuerst zur Genehmigung an die Führungskraft geht und dann an die Buchhaltung weitergeleitet wird, bevor eine Erstattung der Auslagen der Mitarbeitenden stattfinden kann. Jede Spesenabrechnung wird einzeln bearbeitet, die erstattungsfähige Mehrwertsteuer wird berechnet, die Beträge müssen auf die Kunden umgelegt, alle Spesenbelege aufbewahrt werden, usw…
Laut einer Studie von HRS und der GBTA Stiftung beläuft sich die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Reisekostenabrechnung auf zwanzig Minuten bei einem Kostenaufwand von rund 50 Euro. Zum Glück macht die Digitalisierung inzwischen die papierlose und mobile Verwaltung der Spesenabrechnung in der Cloud samt entsprechender Zeiteinsparungen möglich.
Expensya hat es sich zur Aufgabe gemacht, einen Ausweg aus der Hölle der Ausgabenverwaltung zu bieten, um den Geschäftsalltag zu entlasten. Zur Verwirklichung dieses Ziels setzt Expensya die neuesten technologischen Entwicklungen (Cloud, Mobile, Machine Learning, Big Data) ein und sorgt für eine maximale Automatisierung aller Schritte bei der Spesenabrechnung in der Cloud. Unternehmen ziehen daraus zahlreiche Vorteile:
1 – Wegfall der manuellen Dateneingabe
Mitarbeitende auf Geschäftsreise machen einfach ein Foto von einer Quittung, den Rest erledigt Expensya per intelligenter Erkennung – und zwar in nur wenigen Sekunden: Datum, Betrag, mehrere Mehrwertsteuersätze, Ausgabenkategorie, Name des Händlers, usw.
2 – Keine verlorenen Quittungen mehr
Eine Reisekostenabrechnung muss zusammen mit einem Beleg eingereicht werden. Es kann aber vorkommen, dass einer dieser wertvollen Nachweise verloren geht. Auch hier haben wir gute Neuigkeiten: die Cloud-Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen verhindert, dass etwas verloren geht, denn alle Unterlagen werden für Sie auf gesicherten Servern gespeichert.
3 – Ihre Zeit wieder Ihren beruflichen Kernaufgaben widmen
Durch die Automatisieren der Verwaltung von Spesenabrechnung in der Cloud gewinnen Sie Zeit. Nicht nur bei der Dateneingabe, bei der mehr als 80 % Zeit gespart wird, sondern auch bei den Validierungs-Workflows, die mit dieser Lösung mobil und automatisierbar werden. Führungskräfte können die Spesen ihrer Mitarbeitenden auf dem Smartphone abfragen, sofort genehmigen oder ablehnen und an die Buchhaltung weiterleiten. Die Beschäftigten erhalten die Erstattung ihrer Auslagen binnen kurzer Zeit und der gesamte Prozess ist in Sekundenschnelle erledigt. Auch die buchhalterische Integration wird vereinfacht, um Doppelbuchungen zu vermeiden – die Kontrolle der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens kann automatisiert werden.
4 – Ihre Daten in einem von Ihnen gewählten Format
Alle Daten werden in der Cloud gespeichert und archiviert und Sie können jederzeit darauf zugreifen. Besser noch: Sie können Ihre Daten in dem für Sie am besten geeigneten Format exportieren. Sie vermeiden Synchronisierungsproblemen zwischen Ihren verschiedenen IT-Systemen. Mit der Softwareintegration können die Informationen in einer Lösung Geschäftsausgabenverwaltung zentralisiert werden.
5 – Informationen in Echtzeit
Die Cloud ermöglicht eine bessere Sichtbarkeit und Kontrolle der beruflichen Ausgaben Ihrer Teams. Sie erhalten Echtzeit-Statistiken und einen klaren Überblick über alle entstandenen Ausgaben. Auf diese Weise können Sie die Budgets Ihrer verschiedenen Projekte besser steuern. Zum Beispiel die Einhaltung des festgelegten Budgets, neu zu fakturierende Beträge, zu kostspielige Projekte usw. analysieren und kontrollieren.
6 – Fehler minimieren
Die „traditionellen“ Verfahren zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen führen zu Fehlern, Versäumnissen, Verlusten, Unzufriedenheit. Mit einer automatisierten Lösung für die Spesenabrechnungsverwaltung besteht ein geringeres Fehlerrisiko: Die Dateneingabe wird durch optische Zeichenerkennung (OCR) und Machine Learning automatisiert, um alle relevanten Informationen aus (fotografierten, gescannten, als PDF oder E-Mail-Anhang) rasch zu extrahieren. Mit einem verlässlichen System zur Datenkontrolle kann auch die Zuverlässigkeit der extrahierten Informationen verbessert werden. So werden alle Daten von mindestens einer Person innerhalb des Validierungs-Workflows überprüft. Intelligente Algorithmen wiederum minimieren andere Arten von Fehlern (Dubletten, fehlende Daten, etc…).
7 – Steigerung der Leistungsfähigkeit
Kaum ein anderer Prozess im Unternehmen ruft bei reisenden Mitarbeitenden, Führungskräften, der Buchhaltung, Finanzdirektoren, Controllern und selbst externen Prüfern mehr Abneigung hervor, als die Spesenabrechnungsverwaltung. Diese demotivierende, zeitaufwändige und von Wertzuwachs freie Aufgabe ist insbesondere für die Mitarbeitenden erschöpfend, die damit extrem viel Zeit verlieren. Ein automatisiertes System vereinfacht und beschleunigt diesen Prozess, um Ihren Teams Zeit zu sparen und die Dynamik nicht auszubremsen.
Die Verwaltung von Geschäftsausgaben heute ein Prozess, bei dem Sie viel Zeit und Ressourcen sparen können.
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