Manche Arbeitgeber entscheiden sich dazu, ihren Angestellten Zuschüsse für die Verpflegung, bei Transportkosten oder sonstigen Geschäftsausgaben zu gewähren. Ein Verpflegungszuschuss kann in Form einer Essensmarke, Essensgutscheinen oder Restaurantchecks erfolgen. In Frankreich sind die sogenannten “Ticket Resto” eine übliche Praktik, bei denen sich Arbeitgeber und Angestellte anteilig an den Restauranttickets beteiligen. In Deutschland sind Essensmarken nicht ganz so stark verbreitet, wie bei unserem Nachbarn. Hierzulande haben Betriebe häufig noch eine Kantine und Essensmarken werden dann nicht ausgegeben. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf Essensmarken, die Rahmenbedingungen und welche Besonderheiten beachtet werden müssen.
Was sind Essensmarken?
Eine Essensmarke ist normalerweise ein bargeldloser Essenszuschuss, den Unternehmen ihren Angestellten freiwillig geben. Solche Gutscheine können auch für bestimmte Anlässe zum Beispiel für Geschäftsreisen oder Kundentermine erstellt werden. Die Restaurantschecks darf ausschließlich die Verpflegung für Angestellte vergünstigen. Die Essensmarke kann deshalb auch nur zum Einkauf von Lebensmitteln im Supermarkt oder Mahlzeiten in Restaurants, sprich für die Verpflegung, verwendet werden. Mit diesen dürfen aber weder Alkohol noch Tabakwaren bezahlt werden.
In Deutschland dürfen Restaurantgutscheinde nur für Tage gewährt werden, an denen Angestellte auch wirklich gearbeitet haben. Dabei ist es nicht entscheidend, ob im Homeoffice oder auf einer Geschäftsreise gearbeitet wurde. Sind Angestellte einige Tage abwesend, zum Beispiel krank oder im Urlaub, müssen die Essensmarken zurückgefordert oder die Anzahl auszugebender Karten reduziert werden. Wenn nur drei Fehltage bei der Dienstreise aufgelaufen sind oder nicht mehr als 15 Essensmarken pro Monat ausgegeben wurden, müssen Arbeitgeber nicht handeln. Die digitalen sowie klassischen Essensmarken unterliegen den Regeln des Zahlungsdiesteaufsichtsgesetz (ZAG).
Wie werden Essensgutscheine versteuert?
Das Bundesfinanzministerium und der deutsche Staat fördern die Ausgabe von Essensgutscheinen an Angestellte. Eine Essensmarke ist als Verpflegungszuschuss zu verstehen, der die Lebenshaltungskosten der Mitarbeitenden senkt und ihnen so einen geldwerten Vorteil gibt. Deshalb werden solche Benefits dem Gehalt zugerechnet und sind steuer- und abgabenpflichtig. Bis zu einem Gesamtwert von 100,05 € pro Monat bleiben sie steuer- und sozialversicherungsfrei. Dank den steuerlichen Vorteilen und der Förderung können Lohnnebenkosten verringert werden.
Zur Versteuerung der Verpflegungszuschüsse wird der amtliche Sachbezugswert zur Versteuerung herangezogen. Der maximale Verrechnungswert von Restauranttickets ergibt sich aus dem Sachbezugswert und dem zusätzlichen Freibetrag. Aktuell liegt der gesetzliche Pflichtanteil für Mittag- oder Abendessen bei 3,57 Euro. Im Fall einer Vollverpflegung kann auch ein Betrag von neun Euro für die Mahlzeiten angegeben werden.
In Deutschland gelten für 2022 die amtlichen Sachbezugswerte bei Essenszuschüssen:
- Frühstück von 1,87 €
- Mittagessen und Abendessen von 3,57 €
Arbeitgeber können ihren Angestellten eine Essensmarke im Gesamtwert von maximal 6,67 € bezuschussen, d. h. zum Sachbezugswert können bis zu 3,10 € addiert werden. Dieser den Sachwert überschreitende Arbeitgeberzuschuss bleibt steuer- und sozialabgabenfrei. Er kann aber erst verwendet werden, wenn der verpflichtende Sachbezugswert bereits gewährt wurde. Der Sachbezugswert der Essensmarken können auch mit einem Pauschalsatz von 25 % versteuert werden. In diesem Fall haben weder Unternehmen noch Mitarbeitende Sozialversicherungsbeträge.
Was passiert, wenn Unternehmen keinen Essenszuschuss bieten?
Manche Unternehmen, sehr häufig Betriebe der verarbeitenden Industrie, bieten ihrer Belegschaft eine Kantine. In diesen werden Mahlzeiten für die Belegschaft zubereitet, die dank der Bezuschussung des Arbeitgebers auch vergünstigt sind. In der Regel werden Kantinen von externen Dienstleistern betrieben und das Unternehmen ist nicht selbst für die Zubereitung der Speisen zuständig. Sowohl eine betriebseigene Kantine als auch ein Essensgutschein ist für Viele ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber anderen Arbeitgebern. Dieser Benefit gibt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin mehr Nettolohn von seinem Brutto.
Die Grundidee des Essensgutscheins ist, den Mitarbeitenden eine steuerlich begünstigte Mahlzeit anbieten zu können – auch in Abwesenheit von Betriebskantinen. Wenn eine Kantine vorhanden ist, werden in der Regel die Mahlzeiten in der Kantine bezuschusst und Essensmarken für auswärtige Restaurants sind dann nicht mehr benötigt. Wenn Unternehmen weder Essenszuschuss noch Kantine bieten, kann das ein Wettbewerbsnachteil im Kampf um Fachkräfte sein. Als Angestellte:r hat man jedoch keinen Anspruch auf diesen Zuschuss, da es eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers ist.
Aufzeichnungs- und Nachweispflicht gilt auch bei Restaurantschecks
Diesen Aspekt haben wir bereits kurz angesprochen, die Aufzeichnungspflicht bei Restaurantschecks ist jedoch extrem wichtig für die Buchhaltung. Mitarbeitende dürfen den Verpflegungszuschuss nur für Arbeitstage erhalten, d. h. sie waren anwesend und haben gearbeitet. Dementsprechend müssen Krankheits- und Urlaubstage aus der Berechnung der Verpflegungszuschüsse ausgeschlossen werden. Wie bereits angesprochen, kann die Anzahl der Gutscheine im nächsten Monat angepasst oder eine Rückerstattung nötig werden. Dies erfordert jedoch eine eindeutige Dokumentation der Arbeitstage. Die Kommunikation zwischen Personalabteilung und Finanzbuchhaltung muss stimmen, dass bei der Finanzprüfung am Ende korrekte Daten vorliegen. Dank neuer Technologien können Unternehmen die Essensmarken Ihrer Mitarbeitenden auch komplett digital erstellen und verwalten.
Die Finanzverwaltung legte fest, dass nur eine Mahlzeit pro Arbeitstag steuer- und sozialversicherungsbegünstigt abgegeben werden darf. Angestellte dürfen zudem nur einen einzigen Restaurantgutschein pro Mahlzeit verenden. Das Unternehmen sollte in der Lage sein diese Umstände bei einer Prüfung durchs Finanzamt eindeutig und verständlich darzulegen. Eine Möglichkeit ist der Arbeitsvertrag, der verklausuliert darlegt, wie und wo Essensgutscheine einzulösen sind. Können Unternehmen die angeforderten Nachweise nicht vorbringen, droht im schlimmsten Fall die Aberkennung der steuerlichen Begünstigungen. Eine bessere Methode im Hinblick auf Dokumentation, Kontrolle und Sicherheit bieten digitale Tools. Mit einem automatisierten Datenabgleich zwischen verschiedenen Abteilungen und den Nutzerdaten können Unternehmen sichergehen, dass die Ausgabenrichtlinien eingehalten werden. Darüber hinaus ermöglicht ein digitales Tool dem Unternehmen detaillierte Analysen und eine bessere, transparente Entscheidungsgrundlage. Vernetzte Tools wie Expensya ermöglichen die Integration mehrerer Softwaresystemen und automatisieren, vereinfachen die Verwaltung von Geschäftsausgaben in Unternehmen.
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