Die Digitalisierung Ihrer Rechnungen und ihre Speicherung in der Cloud ist in einem Kontext der alltagsverändernden Technologien zunehmend empfehlenswert. Neben Zeit- und Kosteneinsparungen ist die Digitalisierung von Unterlagen mit einer Vielzahl weiterer Vorteile verbunden. Auch wer bisher eisern an der physischen Aufbewahrung seiner Rechnungen festgehalten hat, könnte nach dem Lesen dieses Artikels seine Meinung geändert haben. Hier erfahren Sie alles, was Sie über den Nutzen der Digitalisierung Ihrer Rechnungen wissen müssen!
Aber zuerst die Kernfrage: Was ist unter Digitalisierung zu verstehen?
Ein Dokument zu digitalisieren bedeutet, es in ein computerlesbares Format umzuwandeln. Durch diese Vorgehensweise wird der Zugang zu den im Dokument enthaltenen Informationen einfacher, da drei Punkte beachtet werden: Zugänglichkeit, einfache Übertragbarkeit und Sicherheit.
Computer, Smartphones, Tablets, mobile Anwendungen und Instant Messaging sind neue oder relativ neue technische Entwicklungen, auf die wir heute nicht mehr verzichten können und die die Geschäftsprozesse auf den Kopf gestellt haben. Trotz der Fülle der bereits verfügbaren Möglichkeiten ist bei dieser Entwicklung kein Ende abzusehen, und früher oder später werden alle Aspekte unseres täglichen Lebens davon betroffen sein! Auch Ihrem Unternehmen kann die Digitalisierung von Prozessen in vielerlei Hinsicht Vorteile bieten: Von der Produktionsverwaltung über das Personalwesen bis hin zur Buchhaltung eröffnen sich ungeahnte Möglichkeiten!
Die Digitalisierung Ihrer Rechnungen: Wo liegt der Nutzen?
Die Rechnung ist für Unternehmen ein wichtiges, für verschiedene Prozesse – darunter Buchhaltung, Steuern und kaufmännische Verwaltung – unverzichtbares Schriftstück. Es muss nicht nur aus rechtlichen Gründen sorgsam aufbewahrt werden! Eine Digitalisierung dieses Dokuments ist angesichts seiner Bedeutung von großem Nutzen für Unternehmen.
Zeit sparen
Bei digitalisierten, in der Cloud gespeicherten Rechnungen reicht eine kurze Suche in der entsprechenden Schnittstelle, um sie aufzurufen. Mit den nach Name, Datum, Thema etc. durchsuchbaren Unterlagen gehört die zermürbende Suche nach einer Rechnung, die versehentlich im falschen Ordner gelandet ist, endgültig der Vergangenheit an. Alles ist sortiert und ordentlich archiviert.
Daten sichern und Verluste vermeiden
In digitaler Form vorliegende Rechnungen werden deutlich sicherer sein als in Unterlagen im Papierformat. Papier kann verloren gehen. Mit gescannten Unterlagen vermeiden Sie diese Risiken und haben die Gewissheit, dass Rechnungen, die für Ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung sind, sicher aufbewahrt werden!
Alle Daten zentralisieren
Wie oft sind Workflows in Ihrem Unternehmen bereits aufgehalten worden, weil Mitarbeitende ein Dokument mit nach Hause genommen haben und es außer Reichweite war? Mit der Digitalisierung der Unterlagen kann jeder Zugriffsberechtigte die verschiedenen in der Cloud gespeicherten Dokumente aufrufen.
Vereinfachter Datenexport
Rechnungen, die in digitaler Form vorliegen, können problemlos exportiert und langwierige Aufgaben wie die manuelle Eingabe vermieden werden. Mit einem Klick können Sie Ihre digitalen Rechnungen herunterladen und blitzschnell in Ihre ERP- oder andere Verwaltungslösung integrieren.
Mobilität
Durch die Digitalisierung Ihrer Rechnungen mit Hilfe einer intelligenten Lösung werden Sie flexibler und mobiler. Mitarbeitende auf Geschäftsreise müssen ihre Rechnung einfach nur einscannen – der leidige Papierkram nach der Rückkehr und der damit verbundene Stress entfällt zu weiten Teilen.
Die Ausgaben der reisenden Mitarbeitenden im Auge behalten
Für Führungskräfte ist es nicht immer einfach, den Überblick über die Handlungen der Teammitglieder zu behalten – ganz besonders dann, wenn diese weit weg sind. Durch die Digitalisierung der Rechnungen und ihre Speicherung in der Cloud können Sie verfolgen, welche Fortschritte bei den gesteckten Aufgaben bereits erzielt wurden.
Platz sparen
Durch das Scannen der Unterlagen sinkt der Platzbedarf! Anstatt Fotokopien der Originalrechnung anzufertigen und an die verschiedenen Parteien zu senden, reicht ein einfacher Scan. Diesen können Sie auf einem Server oder in einer speziellen Anwendung archivieren. Und auch der Umwelt ist gedient, wenn weniger Papier verschwendet wird!
Die Verschlechterung der Dokumentenqualität vermeiden
Wer bereits Reisekostenabrechnungen hatte, weiß, dass Quittungen nach einigen Tagen im Geldbeutel oft nur noch mit Mühe zu entziffern sind. Durch die Digitalisierung Ihrer Belege sorgen Sie dafür, dass die darin enthaltenen Informationen dauerhaft gesichert sind.
Über kurz oder lang ist die Digitalisierung Ihrer Rechnungen der richtige Weg! Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, Platz und Geld (Aufbewahrungskosten, Kosten für die Suche nach Unterlagen), sondern können auch die Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen mit einer speziellen Anwendung wie Expensya deutlich verbessern!
Expensya ist eine intelligente Spesenabrechnungslösung, die Ihre Rechnungen digitalisiert und die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen optimiert.
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