Branchenübergreifend hat mit der Coronakrise ein Wandel der Arbeitsweisen stattgefunden. Haben im Jahr 2019 nur 16,1% der Angestellten in Europa von zuhause gearbeitet, waren es im Jahr 2021 bereits 44%. Diese Prozentzahlen werden sich voraussichtlich auf einem Niveau einpendeln, die Lust aufs Homeoffice ist jedoch bei vielen Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen geweckt. Unternehmen werden also auch bei einem partiellen Rückgang der Telearbeit an Prozessen arbeiten müssen, die die Funktionsweise des Unternehmens aus der Ferne gewährleisten. Neben Methoden zur Organisation von Arbeit und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen sind auch die Finanzprozesse eines Unternehmens von dieser Entwicklung betroffen.
Wie lassen sich die Ausgaben von Angestellten auch aus der Ferne steuern und kontrollieren? Müssen möglicherweise neue Strukturen und Workflows geschaffen werden? Im Dschungel dieser Fragestellungen profiliert sich vor allem ein Instrument zur Problemlösung, die Firmenzahlungskarte.
Homeoffice zwingt Finanzbuchhaltung zu Blindflug bei Ausgaben
Das Homeoffice und die Arbeit aus der Ferne bringt die Finanzbuchhaltungen in eine schwierige Situation. Die Ausgaben und Spesen von Angestellten, die im Homeoffice getätigt werden, müssen zurückerstattet werden. Hinzu kommt, dass sie nur schwer kontrolliert und überblickt werden können. Es wird angenommen, dass Zweidrittel der Angestellten schon einmal bei einer Spesenabrechnung geschwindelt haben. Ein privates Mittagessen als Geschäftsessen auszugeben, mag auf den ersten Blick harmlos erscheinen, kumuliert kann die Rechnung für das Unternehmen jedoch gesalzen sein. Für ein kleineres Unternehmen im Mittelstand geht der jährliche Betrag eines solchen Betrugs schnell ins Fünfstellige. Aus der Ferne kann es fürs Unternehmen schwierig werden, den Gesamtüberblick über Aktivitäten und Transaktionen einzelner Mitarbeiter:innen zu behalten und zu rationalisieren. Gerade kleinere Beschönigungen oder Abänderungen bei der Spesenabrechnung lassen sich da nur schwer aufdecken.
Aus diesem Grund nutzen viele Unternehmen eine Anwendung zur Reisekostenverwaltung, mit deren Hilfe die Kostenerstattung und die Reisekostenabrechnung als solche erleichtert wird. Auch wenn diese intelligenten Lösungen Verantwortlichen helfen, haben Sie einen entscheidenden Nachteil. Oftmals können im System selbst keine Ausgabenrichtlinien oder Schwellenwerte bei der Kostenerstattung hinterlegt werden. Das bringt die Finanzbuchhaltung in eine missliche Lage, wenn Regeln eingehalten werden müssen vom System aber nicht berücksichtigt werden. Fehlerhafte, betrügerische Abrechnungen und zu hohe Erstattungsbeträge werden erst im Nachhinein bemerkt und dann ist es schon zu spät.
Ist die Firmenzahlungskarte der erhoffte Heilsbringer?
Der Zahlungsverkehr ist nicht ausgenommen von der Transformation, die im Hinblick auf Arbeitsmethoden, Tools und Prozessen in Unternehmen abläuft. Seit Jahren nimmt der Anteil an online getätigten Zahlungen auch in Unternehmen zu. Eine Entwicklung, die vor allem auf den Einsatz von SaaS-Tools zurückzuführen ist, bei denen die Zahlung oft per Kreditkarte oder Bankkarte funktioniert. Viele Finanzinstitutionen bieten inzwischen kredit oder Debit Karten, die die geschäftlichen Bedürfnisse von Unternehmen erfüllen können. Dennoch bleibt die Herausforderung die Steuerung aus der Ferne mit den neuen Zahlungsmethoden zu kombinieren. Eine Lösung zur Verwaltung von Spesenabrechnungen löst hier nur einen Teil des Problems, es bleibt die fehlende Kontrolle bei Kartentransaktionen, Interchange Gebühren und unzureichendes Treasury Management.
Klassische Bankkarten und die Kreditkarten Zahlung sind nur bedingt ein Lösungsansatz. Sie werden oft von Abteilung zu Abteilung weitergereicht und erlauben Karteninhaber:innen einen unbegrenzten Zugriff auf das Konto. Wenn alle von zuhause Arbeiten bleibt die Kreditkarte im schlimmsten Fall bei einem oder einer Mitarbeiter:in zuhause liegen. Oder noch schlimmer die Kreditkarteninformation wird weitergegeben und das Unternehmen riskiert beim Kartenverlust haftbar zu sein. Die anderen schauen in die Röhre!
Lesen Sie in diesem Artikel mehr zur Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber!
Mehr Autonomie und weniger Spesenbetrug
In diesem Spannungsfeld kommt die Firmenzahlungskarte der neueren Generation ins Spiel. Mithilfe geschäftlicher Zahlungskarten, die in Softwaretools integriert sind, kann sichergestellt werden, dass die Ausgabenpolitik auch in der Telearbeit eingehalten wird. So kann beispielsweise nur eine virtuelle Firmenzahlungskarte erstellt werden, die nach einem bestimmten Zeitraum ablaufen, und sich deshalb perfekt für einen einmaligen Online-Kauf oder Ausgaben eignen. Der Weg zur Bank oder in die Finanzbuchhaltung entfällt, weil die virtuelle Zahlungskarte direkt im Softwaretool erstellt und Kreditkartenverarbeitung dort gemacht werden kann. Der Mitarbeiter oder Mitarbeiterin können die virtuelle Karte dann auf ihrem Smartphone verwenden und ohne weitere Verzögerung eine Zahlung tätigen. Bei ausgefeilten Programmen lassen sich auch Firmenkarten für einzelne Abteilungen oder Mitarbeitende erstellen, bei denen Ausgabenrichtlinien für Beträge, Ausgabentypen, Nutzungsdauer, Kreditlimit, usw. eingestellt werden können.
Dieses Feintuning von Firmenzahlungskarten unterstützt die Einhaltung von Spesen- und Ausgabenrichtlinien innerhalb eines Unternehmens. Wenn die Finanzbuchhaltung sicher sein kann, dass Ausgaben konform erfasst wurden, fällt auch einiges an Arbeit in der Kontrolle der Spesenabrechnungen weg. Die Finanzbuchhaltung kann ihre Angestellten bevollmächtigen und so Prozesse vereinfachen. Darüber hinaus können Mitarbeitende viel autonomer über ihre Geschäftsausgaben entscheiden und bei Bedarf das Benötigte direkt kaufen.
Expensya, ein Tool zur Ausgabenverwaltung der neuen Generation
Mit Expensya können Sie die Geschäftsausgaben, Auslagen, Spesen und Reisekosten, Ausgaben besser kontrollieren. Damit die Finanzbuchhaltung sicher sein kann, dass die Ausgabenrichtlinien beachtet werden, haben wir bei Expensya eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzugefügt. Sie wollen mehr zum automatisierten Geschäftsausgabenmanagement mit Expensya erfahren? Dann testen Sie unsere App doch direkt mal auf Herz und Nieren!
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