integrierte Zahlungskarten verstehen

Die integrierte Zahlungskarte und das Ende der Spesenabrechnung

Die Finanzverwaltung und klassische Spesenabrechnung stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Angestellte fordern von ihren Arbeitgebern mehr Autonomie, um auf die veränderte Geschäftsreiserealität reagieren zu können. Hier kommen integrierte Zahlungskarten ins Spiel. Dieses Zahlungsmittel bietet Reisenden sowie Unternehmen zentrale Vorteile gegenüber althergebrachten Zahlungsmethoden.

Was sind Zahlungskarten gleich nochmal?

Hinter dem Begriff Zahlungskarte verbirgt sich kaum überraschend eine Karte, mit denen Karteninhaber:innen bezahlen können. Kontaktlose Zahlungen sind spätestens seit der Corona-Pandemie in unserem Alltag angekommen. Am Terminal durch eine Glasscheibe einfach eine Karte ans Gerät halten und schon ist die Zahlung ausgeführt.

In vielen Ländern lässt sich aktuell ein wahrer Sprung bei der Anzahl kontaktloser Zahlungen vermerken. Seit 2019 gilt in Europa die starke Kundenauthentifizierung und damit einhergehend die PSD2-Richtlinie, die Zahlungsanbieter verpflichtet betrügerische Transkationen zu erkennen. Die Deutsche Bundesbank veröffentlichte vor kurzem, dass inzwischen fast 15% aller Transaktionen in Deutschland auf Kartenzahlungen zurückzuführen sind.

Warum läutet die integrierte Zahlungskarte das Ende der Spesenabrechnung ein?

Bei einer Geschäftsreise fallen den Mitarbeitern Kosten an, die sie fürs Unternehmen vorschießen. Zu diesen Auslagen gehören die Ausgaben fürs Mittagessen auf einer Reise, auch als Verpflegungskosten bekannt, oder fürs Tanken bei dienstlichen Auswärtseinsätzen und viele weitere. Diese Ausgaben müssen Reisende bei traditionellen Geschäftsreiseorganisation mit ihrem Geld vorstrecken und können sich diese später in der Spesenabrechnung erstatten lassen. Wenn sich Unternehmen jedoch für integrierte Zahlungskarten entscheiden, dann bezahlen Mitarbeitende die Ausgaben direkt mit dem Geld des Unternehmens. Die Spesenabrechnung, die per Definition, ein Prozess zur Erstattung privat vorgestreckter Kosten eines Angestellten mit Arbeitgebern ist, fällt dadurch flach.

Wozu brauchen Unternehmen eine Kreditkarten-Software?

Zahlungskarten können Angestellten dabei für alle Ausgabenarten gegeben werden oder ganz spezifisch für als Essenskarte, Purchase-Card oder Tankkarte definiert werden. Wenn eine Zahlungskarte nur in einem engen Rahmen verwendet werden kann, fallen logischerweise Ausgaben außerhalb dieses Rahmens wieder in den Kostenerstattungsprozess per Spesenabrechnung. Damit die Spesenabrechnung, sprich das private Vorstrecken von Geschäftsausgaben beendet werden kann, braucht es demnach breit angelegte Zahlungskarten.

Dank Zahlungskarten Kosten einsparen und Cashflows optimieren

Mit der Umstellung auf digitale Verwaltungsprozesse fallen die Kosten für eine lokale Archivierung von Quittungen und Belegen weg. Mitarbeitende bezahlen direkt mit einer Karte und müssen Abrechnungen nicht länger ausdrucken oder umständlich in die Buchhaltung bringen.

Eine integrierte Zahlungskarte ist eine schnelle Zahlungsmethode, die den Datenfluss in Unternehmen merklich verbessern kann. Die Finanzbuchhaltung hat dadurch genaue Informationen zur Ausgabenstruktur vorliegen, die sich in Echtzeit aktualisieren. Das heißt sobald ein Angestellter seine Karte zur Zahlung verwendet, landet diese Information in der intelligenten Plattform. Die durchschnittliche Zahlungsdauer einer Rechnung liegt im Schnitt bei 39 Tagen, währenddessen befindet sich die Buchhaltung zu aktuellen Cashflows nahezu im Blindflug.

Die integrierte Zahlungskarte kann die Cashflows im Betrieb optimieren, weil Zahlungen direkt erfolgen und diese Information ins System einfließt. Umständliche Rückstellungen für offene Geschäftsausgaben und offene Rechnungsposten alltäglicher Spesen gehören damit der Vergangenheit an.

Wenn eine Ausgabe direkt mit der geschäftlichen Zahlungskarte beglichen wird, entfällt das Vorstrecken der Kosten. Nach einer Geschäftsreise kann auf die Spesenabrechnung verzichtet werden, Belege der Zahlung im Ausgabentool erfassen reicht komplett aus.

Validierte Budgets und mehr Kontrolle bei Mitarbeiterauslagen

Laut einer aktuellen Umfrage von J. P. Morgan waren im Jahr 2020 circa 74% der befragten Unternehmen Ziel von Zahlungsbetrug. Häufig werden dabei Kredit- und Debitkarten sowie Überweisungsträger ins Visier genommen. Ein Problem, das vor allem dann in Unternehmen besteht, die einzelne Zahlungskarten unter mehreren Personen oder Abteilungen aufteilen und dadurch die Kontrolle über Transaktionenverlieren.

Unternehmen können den Zugriff auf die Unternehmensgelder absichern. Integrierte Karten können auch angewandt werden, wenn Abteilungen Lieferantenrechnungen oder Einkäufe für das Unternehmen tätigen möchten. Die Firmenkarte kann mit einem einzigen Klick ausgestellt werden und die Transaktionen befolgen die hinterlegten Ausgabenrichtlinien. In Finanzbuchhaltungen müssen sich nicht länger Sorgen um übermäßige Ausgaben machen müssen.

Gesetzliche Rahmenbedingungen einhalten – jederzeit und von überall

Eine Archivierung von Belegen und Nachweisen, die jederzeit den geltenden gesetzlichen Anforderungen gerecht wird, funktioniert im Homeoffice am besten mit digitalisierten Prozessen. Intelligente Tools zur Ausgabenverwaltung ermöglichen die GoBD-konforme Archivierung von Finanznachweisen und stellen sicher, dass Unternehmen bei der Sicherung die Datenschutzrichtlinien des jeweiligen Landes einhalten.

Ein weiterer Vorteil von intelligenten SaaS-Lösungen wie Spe ist, dass dadurch Kosten zur Systemwartung und IT-Erweiterung vermieden werden können. Unternehmen können zu digitalisierten Prozessen wechseln, die genau ihren Anforderungen entsprechen und sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einfügen. Smarte Schnittstellen ermöglichen die Einbindung in eine Plattform und erleichtern Verantwortlichen auch die Übersicht zu Zahlen und Daten des Unternehmens in Echtzeit.

Gesteigerte Effektivität dank Expensya: Demo beantragen!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.