Der Prozess der Reisekostenerstattung ist für Unternehmen aufwändig und bindet viele Ressourcen. Eine schlecht strukturierte Reisekostenverwaltung oder unklar definierte Abläufe werden rasch zur Belastung für den Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Vor allem dann, wenn Ausgaben nicht in Euro angefallen sind oder man auf einer Auswärtstätigkeit war. Damit sich Unternehmen auf einen reibungslosen Prozess verlassen können, müssen klare Richtlinien für geschäftliche Ausgaben und die Kostenerstattung formuliert werden.
Die einzelnen Richtlinien für die Reisekostenerstattung
Mithilfe von klaren und eindeutigen Regeln, die allen Mitarbeitenden bekannt sind, können im Unternehmen grundlegende Verwaltungsprobleme und Missverständnisse vermieden werden. Gerade bei der teils verwirrenden Reisekostenerstattung, mit Fahrtkosten, Kilometerpauschalen, Übernachtungspauschalen und dergleichen, bieten Richtlinien eine wichtige Orientierungshilfe. Mitarbeitende, denen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kosten entstehen, müssen diese gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ihrem Arbeitgeber melden. Wenn Sie Aufwendungen vom Arbeitgeber erstattet wollen, sollten die Ausgaben den geltenden Ausgabenrichtlinien entsprechen und die Abrechnung alle Nachweise enthalten.
Was sind Richtlinien zur Reisekostenerstattung?
In einem immer komplexeren Unternehmensumfeld ist es unerlässlich, dass Unternehmen den Überblick über ihre Ausgaben behalten. Indem sie Ausgabenrichtlinien festgelegen, können Unternehmen neben der Übersichtlichkeit auch die Kontrolle von geschäftlichen Ausgaben verbessern. Mit diesen Richtlinien wird unternehmensintern beschlossen welche Ausgaben, in welchen Kontexten und bis zu welcher Höhe erlaubt sind. Das Unternehmen gibt einen Rahmen vor, der für die gesamte Belegschaft bei geschäftlichen Ausgaben zu beachten gilt. Überdies sensibilisieren diese Richtlinien die Mitarbeitenden für die geltenden Regeln im Unternehmen. Mit solchen Richtlinien können Unternehmen den kompletten Prozess von der Entstehung der Ausgabe bis zu deren Erstattung regulieren.
Welche Vorteile haben klar ausformulierte Richtlinien zur Reisekostenerstattung?
Klare Richtlinien, die bei der Reisekostenerstattung gelten, sind für viele Interessensgruppen im Unternehmen vorteilhaft. Zum einen für Mitarbeitende, denen die Ausgaben auf Auswärtstätigkeiten oder Dienstreisen entstehen. Aber auch für Manager und die HR-Abteilung, die diese Ausgaben genehmigen oder ablehnen. Vorteile haben klare Richtlinien aber auch für die Buchhaltung, die die Ausgaben prüft und verbucht. Mit klaren Richtlinien verringert das Unternehmen das Risiko für Steuernachzahlungen und erhöht die Regelkonformität getätigter Ausgaben. Dadurch kann das Unternehmen seine Betriebsausgaben gesetzeskonform absetzen und sichert sich gegen etwaige Steuernachzahlungen ab.
Selbstregulierender Effekt bei geschäftlichen Ausgaben und Reisekosten
In seinen Ausgabenrichtlinien kann das Unternehmen festlegen, welche Ausgaben erlaubt sind und in welcher Höhe sie erstattet werden. Das Dokument kann einen selbstregulierenden Effekt auf Mitarbeitende haben und die Konformität der getätigten Ausgaben erhöhen. Wenn alle Beteiligten wissen welche Ausgaben genehmigt werden und erlaubt sind, dann können regelwidrige Ausgaben schon vor ihrer Entstehung vermieden werden.
Gerade bei der Kostenerstattung ist es unumgänglich, dass die Mitarbeitenden regelkonforme Ausgaben einreichen. Zur Fahrtkostenerstattung sollten entsprechende Belege vorliegen und die Kilometerpauschalen und zurückgelegte Strecken richtig berechnet werden. Die Ausgabenrichtlinie gibt Mitarbeitenden daher eine Anleitung dafür geben, welche Ausgaben auf einer Geschäftsreise gestattet sind.
Richtlinien stehen im Einklang mit den Unternehmenszielen
Bevor ein Unternehmen sich an die Formulierung von Ausgabenrichtlinien macht, sollte geklärt sein was mit diesen reguliert werden soll. Welche Routinen haben Mitarbeitende aktuell, sind diese viel auf Geschäftsreise oder in absehbarer Zukunft verstärkt auf Auslandseinsätzen unterwegs? Welche Geschäftsausgaben sollen unternehmensintern erlaubt sein und welche sind unbedingt notwendig?
Den Verantwortlichen sollte klar sein, welche Aufwendungen von der Richtlinie betroffen sind und inwiefern sich diese Regulierung auf den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden auswirkt. Wird beispielsweise nur die Art und Höhe der Ausgaben reguliert oder soll möglicherweise auch die Häufigkeit der Geschäftsausgaben eingeschränkt werden. Bei der Überlegung sollte ebenfalls miteinfließen, welche Mitarbeitenden häufig Geschäftsausgaben tätigen und welche Auswirkung die Richtlinien auf deren Arbeitsalltag haben.
Die Ausgabenrichtlinien eines Unternehmens müssen daher sowohl gängige Vorgehensweisen, die unternehmerische Vision als auch die Strategie widerspiegeln.
Klarheit zu relevanten Belegen und Unterlagen einer Reisekostenabrechnung
Mithilfe einer Ausgabenrichtlinie können Unternehmen eindeutig kommunizieren, welche Belege und Unterlagen bei einer Reisekostenabrechnung erwartet werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass auf beruflichen Quittungen immer die Umsatzsteuernummer der Händler abgedruckt sein muss. Eine weitere Regel kann festlegen, dass bei Restaurantbesuchen grundsätzlich keine internen Gäste eingeladen werden dürfen.
Dadurch, dass im Unternehmen klare Richtlinien zu beruflichen Ausgaben vorliegen, werden mit der Reisekostenabrechnung auch alle erforderlichen Daten übermittelt. Die Validierungen von Vorgesetzten erfolgen schneller, da sich Mitarbeitende schon bei der Ausgabenerfassung an den Ausgabenrichtlinien orientieren. Auch die Buchhaltung kann sich darauf verlassen, dass die benötigten Belege und Nachweise vorliegen. So wird keine Zeit mehr verloren und die Finanzabteilung hat direkt alle Daten für Kostenanalysen.
Im Rahmen der Reisekostenabrechnung erhalten Vorgesetzte alle Informationen, die Sie benötigen, um Mitarbeitenden die entstandenen Aufwendungen zu erstatten. Bei einer korrekten Parametrierung der Richtlinien in einer automatisierten Lösung können sich Genehmiger/-innen auf jene Ausgaben konzentrieren, die Warnmeldungen erzeugen. Dank der Warnmeldung weiß auch der reisende Mitarbeiter, ob er die vom Unternehmen festgelegten Regeln und Obergrenzen befolgt oder nicht. Dies schafft Klarheit für alle Beteiligten und erleichtert nicht nur die Ausgabenerfassung und -Validierung sondern auch das Verbuchen und Prüfen von Aufwendungen.
Welche verschiedenen Optionen bieten sich Unternehmen bei der Reisekostenerstattung?
Grundsätzlich kann der Arbeitgeber für jede Dienstreise seiner Mitarbeitenden die Methode der Erstattung frei wählen. Das heißt das Unternehmen kann sich aussuchen, ob den Angestellten die realen Kosten oder pauschale Beträge für die geschäftlichen Aufwendungen erstattet werden. Mit Pauschalen kann das Unternehmen seine Angestellten zum Beispiel den Verpflegungsmehraufwand oder Übernachtungskosten erstatten. Die Informationen zu geltenden Pauschalen für können jedes Jahr den Seiten des Bundesfinanzministeriums entnehmen. Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf die Erstattung Ihrer beruflichen Auslagen, ob direkt oder indirekt. Es ist jedoch ratsam, Mitarbeitenden zu befragen, um eine geeignete Erstattungsmethode zu wählen. Auch gesetzliche Anforderungen müssen berücksichtigt werden, diese können u. a. dem EStG entnommen werden.
Merke: Für Lehrkräfte gelten mitunter abweichende Richtlinien, da die Reisekostenerstattung von Beamten sich nach den Verfassungen des jeweiligen Bundeslandes richten.
Mehr zum Thema | Gesetzliche Anforderungen bei der Abrechnung von Reisekosten
Ausgabenkonformität zentraler Bestandteil für Erstattung
Ein wichtiger Punkt bei der Erstattung von Reisekosten ist die Ausgabenkonformität. Um vom Unternehmen validiert zu werden, muss die Reisekostenabrechnung die Erstattungsgrenzen einhalten. Beispielsweise dürfen Mitarbeitende bei den Übernachtungskosten in einem Hotel bestimmte Grenzbeträge nicht überschreiten oder Bewerber bei der Anreise zum Vorstellungsgespräch nur die zweite Klasse nehmen. Die Anreise zum Vorstellungsgespräch können sich Bewerber in der Regel steuerfrei vom zukünftigen Arbeitgeber erstatten lassen. Die Ausgaben müssen im Rahmen des Dienstreiseauftrags entstanden sein und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Andernfalls können sie vom Finanzamt unter Umständen als Sachleistung eingestuft werden.
Das Unternehmen kann sich in Einzelfällen auch gegen eine Kostenerstattung entscheiden, weil die eingereichten Ausgaben nicht den Anforderungen entsprechen oder gegen die Unternehmensethik verstoßen. Die Kontrolle und Genehmigung von Reisekosten ist ein kritischer Schritt im Reisekostenabrechnungsprozess. Die buchhalterische Bearbeitung und abschließende Erstattung der beruflichen Aufwendungen stellen den letzten Schritt im Reisekostenerstattungsprozess dar. Nach der Dienstreise und der Freigabe entstandener Ausgaben wird die Spesenabrechnung in den Zahllauf aufgenommen und der Mitarbeitende erhält seine Kostenerstattung.
Wichtig: Zur Vermeidung von Betrug und Nachzahlungen von Steuern und Sozialabgaben muss bei der Kostenerstattung ein festes Verfahren eingehalten werden.
Ein Erstattungsverfahren für berufliche Ausgaben ist die SEPA-Überweisung. Ein solcher Prozess führt jedoch zu einem erheblichen Mehraufwand und schlimmstenfalls zur verspäteten Erstattung von Reisekosten.
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Die Einrichtung eines Verfahrens zur Erstattung von Reisekostenabrechnungen bereitet insbesondere dann Kopfzerbrechen, wenn das Unternehmen keine digitale Lösung verwendet. Es ist wichtig die Buchhaltung schrittweise von analog auf online umzustellen. Dank neuester Technologien automatisieren Unternehmen viele Schritte der Geschäftsausgabenverwaltung: Eingabe, Kontrolle, Bankintegrationen, Betrugsbekämpfung, Ausgabenerstattung und vieles mehr!
Es ist also umso wichtiger denn je zuvor eine Software zur Verwaltung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen zu verwenden. Aber welche?
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