Richtlinien zur Reisekostenerstattung, welche Richtlinien sollten Unternehmen berücksichtigen?

Welche Richtlinien sollten für die Reisekostenerstattung festgelegt werden?

Der Prozess der Reisekostenerstattung ist für Unternehmen aufwändig und bindet viele Ressourcen. Eine schlecht strukturierte Reisekostenverwaltung oder unklar definierte Abläufe bei der Reisekostenerstattung können rasch zur Belastung für den Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen werden. Damit sich Unternehmen auf einen reibungslosen Prozess verlassen können, ist es von zentraler Bedeutung, dass klare Richtlinien für geschäftliche Ausgaben und die spätere Kostenerstattung formuliert werden.

Die einzelnen Richtlinien für die Reisekostenerstattung

Mithilfe von klaren und eindeutigen Regeln, die allen Mitarbeitenden bekannt sind, können im Unternehmen grundlegende Verwaltungsprobleme und Missverständnisse vermieden werden. Gerade bei der teils verwirrenden Reisekostenerstattung, mit Fahrtkosten, Kilometerpauschalen, Übernachtungspauschalen und dergleichen, können Richtlinien eine wichtige Orientierungshilfe bieten. Mitarbeitende, denen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kosten entstehen, müssen diese gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ihrem Arbeitgeber melden. Wenn Sie darüber hinaus eine Kostenerstattung vom Arbeitgeber einfordern möchten, sollten die getätigten Ausgaben den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens entsprechen und die Abrechnung die geforderten Belege enthalten.

Was sind Richtlinien zur Reisekostenerstattung?

In einem immer komplexeren Unternehmensumfeld ist es unerlässlich, dass Unternehmen den Überblick über ihre Ausgaben behalten. Indem sie Ausgabenrichtlinien festgelegen, können Unternehmen neben der Übersichtlichkeit auch die Kontrolle von geschäftlichen Ausgaben verbessern. Mit diesen Richtlinien wird unternehmensintern beschlossen welche Ausgaben, in welchen Kontexten und bis zu welcher Höhe erlaubt sind. Das Unternehmen gibt einen Rahmen vor, der für die gesamte Belegschaft bei geschäftlichen Ausgaben zu beachten gilt. Überdies sensibilisieren diese Richtlinien die Mitarbeitenden für die geltenden Regeln im Unternehmen. Mit solchen Richtlinien können Unternehmen den kompletten Prozess von der Entstehung der Ausgabe bis zu deren Erstattung regulieren.

Welche Vorteile haben klar ausformulierte Richtlinien zur Reisekostenerstattung?

Klare Richtlinien, die bei der Reisekostenerstattung gelten, sind für viele Interessensgruppen im Unternehmen vorteilhaft. Für Mitarbeitende, denen die Ausgaben entstehen, für Manager und die HR-Abteilung, die diese Ausgaben genehmigen oder ablehnen sowie für die Buchhaltung, die die Ausgaben prüft und verbucht. Darüber hinaus verringert das Unternehmen mit klaren Richtlinien das Risiko für Unregelmäßigkeiten bei Steuern und Sozialabgaben und erhöht die Regelkonformität getätigter Ausgaben.

Selbstregulierender Effekt bei geschäftlichen Ausgaben und Reisekosten

In seinen Ausgabenrichtlinien kann das Unternehmen festlegen, welche Ausgaben erlaubt sind und in welcher Höhe sie erstattet werden. Das Dokument kann einen selbstregulierenden Effekt auf Mitarbeitende haben und die Konformität der getätigten Ausgaben erhöhen. Wenn alle Beteiligten wissen welche Ausgaben genehmigt werden und erlaubt sind, dann können regelwidrige Ausgaben schon vor ihrer Entstehung vermieden werden.

Gerade bei der Kostenerstattung ist es unumgänglich, dass die Mitarbeitenden regelkonforme Ausgaben einreichen. Zur Fahrtkostenerstattung sollten entsprechende Belege vorliegen und die Kilometerpauschalen und zurückgelegte Strecken richtig berechnet werden. Die Ausgabenrichtlinie gibt Mitarbeitenden daher eine Anleitung dafür geben, welche Ausgaben auf einer Geschäftsreise gestattet sind.

Richtlinien stehen im Einklang mit den Unternehmenszielen

Bevor ein Unternehmen sich an die Formulierung von Ausgabenrichtlinien macht, sollte geklärt sein was mit diesen reguliert werden soll. Welche Routinen haben Mitarbeitende aktuell, sind diese viel auf Geschäftsreise oder in absehbarer Zukunft verstärkt auf Auslandseinsätzen unterwegs? Welche Geschäftsausgaben sollen unternehmensintern erlaubt sein und welche sind unbedingt notwendig?

Den Verantwortlichen sollte klar sein, welche Ausgaben von der Richtlinie betroffen sind und inwiefern sich diese Regulierung auf den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden auswirkt. Wird beispielsweise nur die Art und Höhe der Ausgaben reguliert oder soll möglicherweise auch die Häufigkeit der Geschäftsausgaben eingeschränkt werden. Bei der Überlegung sollte ebenfalls miteinfließen, welche Mitarbeitenden häufig Geschäftsausgaben tätigen und welche Auswirkung die Richtlinien auf deren Arbeitsalltag haben.

Die Ausgabenrichtlinien eines Unternehmens müssen daher sowohl gängige Vorgehensweisen, die unternehmerische Vision als auch die Strategie widerspiegeln.

Klarheit zu relevanten Belegen und Unterlagen einer Reisekostenabrechnung

Mithilfe einer Ausgabenrichtlinie können Unternehmen eindeutig kommunizieren, welche Belege und Unterlagen bei einer Reisekostenabrechnung erwartet werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass auf Quittungen immer die Umsatzsteuernummer der Händler abgedruckt sein müssen oder bei Restaurantbesuchen grundsätzlich keine internen Gäste eingeladen werden dürfen.

Dadurch, dass im Unternehmen klare Richtlinien zu den Geschäftsausgaben vorliegen, werden mit dem Einreichen der Reisekostenabrechnung dann auch alle erforderlichen Daten übermittelt. Die Validierungen von Vorgesetzten können rascher erfolgen, da sich Mitarbeitende schon bei der Ausgabenerfassung an den Ausgabenrichtlinien orientieren. Auch die Buchhaltung kann sich darauf verlassen, dass die benötigten Belege und Nachweise vorliegen, die sie zur Analyse oder zu Prüfungszwecken benötigen.

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung erhalten Vorgesetzte und die Buchhaltung alle einschlägigen Informationen, die Sie benötigen, um dem Mitarbeitenden seine entstandenen Ausgaben zu erstatten. Bei einer korrekten Parametrierung der Richtlinien in einer automatisierten Lösung können sich Genehmiger/-innen auf jene Ausgaben konzentrieren, die Warnmeldungen erzeugen. Dank der Warnmeldung weiß auch der reisende Mitarbeiter, ob er die vom Unternehmen festgelegten Regeln und Obergrenzen befolgt oder nicht. Dies schafft Klarheit für alle Beteiligten und erleichtert nicht nur die Ausgabenerfassung und -Validierung sondern auch das Verbuchen und Prüfen.

Welche verschiedenen Optionen bieten sich Unternehmen bei der Reisekostenerstattung?

Grundsätzlich kann der Arbeitgeber für jede Dienstreise seiner Mitarbeitenden die Erstattungsmethode frei wählen. Das heißt das Unternehmen kann sich aussuchen, ob den Angestellten die realen Kosten oder pauschale Beträge für die geschäftlichen Aufwendungen erstattet werden. Es ist jedoch ratsam, sich mit den Mitarbeitenden zu beraten, um die für sie am besten geeignete Erstattungsmethode zu wählen und auf die Gesetzgebung des betreffenden Landes Bezug zu nehmen.

Mehr zum Thema | Gesetzliche Anforderungen bei der Reisekostenabrechnung

Ein wichtiger Punkt bei der Reisekostenerstattung ist die Ausgabenkonformität. Um vom Unternehmen validiert zu werden, muss die Reisekostenabrechnung die Erstattungsgrenzen einhalten. Die Ausgaben müssen im Rahmen des Dienstreiseauftrags entstanden sein und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Andernfalls können sie vom Finanzamt unter Umständen als Sachleistung eingestuft werden.

Das Unternehmen kann sich in Einzelfällen auch gegen eine Kostenerstattung entscheiden, weil die eingereichten Ausgaben nicht den Anforderungen entsprechen oder gegen die Unternehmensethik verstoßen. Die Kontrolle und Genehmigung von Reisekostenabrechnungen ist ein kritischer Schritt im Reisekostenabrechnungsprozess. Die buchhalterische Bearbeitung und abschließende Erstattung der Ausgaben stellen den letzten Schritt im Reisekostenerstattungsprozess dar. Nach der Freigabe wird die Reisekostenabrechnung in den Zahllauf aufgenommen und der Mitarbeitende erhält seine Kostenerstattung.

Wichtig: Zur Vermeidung von Betrug und Nachzahlungen von Steuern und Sozialabgaben muss bei der Kostenerstattung ein festes Verfahren eingehalten werden.

Abhängig vom Verfahren der Reisekostenerstattung, für das sich das jeweilige Unternehmen entscheidet, kann der Arbeitgeber die Kostenerstattung beispielsweise auch per SEPA-Überweisung vornehmen. Ein solcher Prozess kann für das Unternehmen jedoch rasch zu einem erheblichen Mehraufwand werden und schlimmstenfalls zu verspäteten Reisekostenerstattung führen.

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Die Einrichtung eines Verfahrens zur Erstattung von Reisekostenabrechnungen bereitet insbesondere dann Kopfzerbrechen, wenn das Unternehmen keine digitale Lösung verwendet. Dank neuester Technologien können Unternehmen jedoch viele Schritte der Geschäftsausgabenverwaltung automatisieren: Eingabe, Kontrolle, Bankintegrationen, Betrugsbekämpfung, Ausgabenerstattung und vieles mehr!

Es ist also umso wichtiger denn je zuvor eine Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zu verwenden. Aber welche?

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