Reisekostenerstattung

Die Reisekostenerstattung: welche Richtlinien sind empfehlenswert?

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Es ist nicht einfach, ein Reisekosten-Erstattungsverfahren einzurichten.

Die Erstattung der Auslagen seiner Mitarbeitenden ist für den Arbeitgeber oft ein aufwändiger Prozess. Und tatsächlich kann eine unzureichend strukturierte Verwaltung der Reisekostenabrechnungen rasch zu einer Belastung für das Unternehmen werden. Von grundlegender Bedeutung für den reibungslosen Ablauf dieses Prozesses ist daher die Festlegung von Reisekosten-Ausgabenrichtlinien.

Durch klare Regeln, die allen Mitarbeitenden des Unternehmens bekannt sind, werden Verwaltungsprobleme und Missverständnisse vermieden.

Warum ist es wichtig, Ausgabenrichtlinien für Reisekosten festzulegen?

Mitarbeitende, denen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kosten entstehen, müssen diese gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ihrem Arbeitgeber melden.

Wussten Sie, dass die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen die verschiedenen Beteiligten viel Zeit kosten kann?

  • Den Mitarbeitenden, dem die Ausgaben entstehen
  • Den Manager oder die HR-Abteilung, die diese Ausgaben genehmigen oder ablehnen
  • Die Buchhaltung, die sie überprüft und verbucht

Darüber hinaus kann das Unternehmen auch bei Steuern und Sozialabgaben Risiken ausgesetzt sein, wenn Unregelmäßigkeiten bei den Geschäftsausgaben festgestellt werden.

Aus diesem Grund ist es in einem immer komplexer werdenden Umfeld unerlässlich, einen Überblick über die entstandenen Ausgaben zu haben. Um eine bessere Kontrolle und Überwachung der Ausgaben zu ermöglichen, aber auch um die Mitarbeitenden für die Regeln zu sensibilisieren, die bei Geschäftsreisen zu beachten sind, legen Unternehmen Ausgabenrichtlinien fest.

Das Fehlen von Ausgabenrichtlinien kann für ein Unternehmen fatal sein und gehört zu den versteckten Kosten der Verwaltung der Reisekostenabrechnung.

Entdecken Sie in unserem Leitfaden, wie ein effizienteres Verfahren für die Verwaltung der Reisekostenabrechnung in die Wege geleitet werden kann.

1. Ausgabenrichtlinien für Reisekosten festlegen

Die Handhabung der Ausgabenerstattung ist in den Ausgabenrichtlinien  des Unternehmens festgelegt.

Der Arbeitgeber kann für jede Dienstreise seiner Mitarbeitenden die Erstattungsmethode (reale Kosten oder Pauschale) frei wählen. Es ist jedoch ratsam, sich mit den Mitarbeitenden zu beraten, um die für sie am besten geeignete Erstattungsmethode zu wählen und auf die Gesetzgebung des betreffenden Landes Bezug zu nehmen.

Dieser Schritt ist im Reisekostenerstattungsverfahren unumgänglich und soll den Mitarbeitenden eine Anleitung dafür geben, welche Ausgaben auf einer Geschäftsreise gestattet sind.

Hier ist zu beachten, das Ausgabenrichtlinien auf einer Diagnose des bestehenden Verhaltens und der Ziele des Unternehmens beruhen müssen:

  • Um welche Ausgaben geht es: Art der Ausgaben, Höhe, Häufigkeit, usw.
  • Mitarbeiterpopulationen, denen Ausgaben entstehen.
  • Die bestehenden Regeln und ihre Einhaltung.

Die Ausgabenrichtlinien eines Unternehmens müssen daher seine gängigen Vorgehensweisen, aber auch seine Vision und Strategie widerspiegeln.

Wissenswert: Für einen flüssigeren Prozess und eine bessere Steuerung der Kosten kann der Dienstreise eines Mitarbeitenden ein Dienstreiseauftrage zugrunde liegen, der einen präzisen Rahmen vorgibt, aber kein Muss ist. Im Allgemeinen führt das Dokument alle Ausgaben auf, die dem Mitarbeiter entstehen können, sowie die Ziele seiner Geschäftsreise.

2. Reisekostenabrechnungen an die Buchhaltung schicken

Warum eine Reisekostenabrechnung einreichen, wenn es nur darum geht, seine Auslagen erstattet zu bekommen?

Durch das Einreichen der Reisekostenabrechnung werden alle erforderlichen Validierungen angefordert, gleichzeitig werden aber auch alle Daten übermittelt, die von der Buchhaltung, zur Analyse oder auch zu Prüfungszwecken benötigt werden.

Im Rahmen eines Verfahrens zum Einreichen der Reisekostenabrechnungen erhalten der Vorgesetzte und die Buchhaltung alle einschlägigen Informationen, um die dem Mitarbeitenden entstandenen Ausgaben zu rechtfertigen.

Diese Informationen umfassen Daten, Beträge, Händler, Gäste, analytische Kriterien, Warnungen bei Nichteinhaltung von Richtlinien oder Doppelgänger, usw.

Eine hochmoderne Lösung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung wie Expensya ermöglicht die Automatisierung dieses Vorgangs. Manuelle Eingabe, verlorene Belege oder physische Archivierung waren gestern!

Durch innovative Lösungen werden komplexe und zeitaufwändige mehrstufige Validierungsprozesse vermieden. Mit einer papierlosen Lösung sparen alle Beteiligten Zeit und können ihre Produktivität verbessern.

Mehr zum Thema | 5 unverzichtbare Funktionalitäten Ihrer Anwendung zur Reisekostenabrechnung

3. Reisekostenabrechnungen kontrollieren und validieren

Wussten Sie, dass ein beträchtlicher Teil der Ausgaben eines Unternehmens durch Betrug entstehen kann? Laut Schätzungen der französischen Wirtschaftszeitungen Les Echos und Capital entstehen Unternehmen pro Jahr und Mitarbeiter betrugsbedingte Ausgaben in Höhe von 700 €!

Bei einer korrekten Parametrierung der Richtlinien in einer automatisierten Lösung kann sich der Manager auf Ausgaben konzentrieren, die Warnmeldungen erzeugen. Dadurch weiß der reisende Mitarbeiter dank automatischer Benachrichtigungen über das Tool zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, ob er die vom Unternehmen festgelegten Regeln und Obergrenzen befolgt oder nicht.

Um vom Unternehmen validiert zu werden, muss die Reisekostenabrechnung die Erstattungsgrenzen einhalten: Die Ausgaben müssen im Rahmen des Dienstreiseauftrags entstanden sein und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Andernfalls können sie vom Finanzamt unter Umständen als Sachleistung eingestuft werden.

Sobald alle Elemente vereint sind, reicht der Mitarbeitende seine Reisekostenabrechnung zur Validierung durch die Finanzabteilung ein. Die Kontrolle und Validierung von Reisekostenabrechnungen ist folglich ein kritischer Schritt im Reisekostenabrechnungsprozess.

4. Reisekostenabrechnungen bearbeiten und die Ausgaben erstatten

Die Bearbeitung und Erstattung der Ausgaben, die Gegenstand einer Reisekostenabrechnung sind, ist der letzte Schritt im Reisekostenabrechnungsprozess.

Die Reisekostenabrechnung wird nach Eingang bei der Finanzabteilung in das IT-System des Unternehmens aufgenommen und der Mitarbeitende erhält eine Kostenerstattung.

Wichtig: Zur Vermeidung von Betrug und Nachzahlungen von Steuern und Sozialabgaben ist bei der Kostenerstattung ein festes Verfahren streng einzuhalten.

Im Allgemeinen – und je nach den vom Unternehmen festgelegten Verfahren – kann der Arbeitgeber nach und nach zu einem festgelegten Termin eine Erstattung per SEPA-Überweisung vornehmen.

Ein solcher Prozess kann für das Unternehmen jedoch rasch zu einem erheblichen Mehraufwand werden und in die verspätete Erstattung von Reisekostenabrechnungen münden.

5. Die Reisekostenabrechnung automatisieren 

Die Einrichtung eines Verfahrens zur Erstattung von Reisekostenabrechnungen bereitet insbesondere dann Kopfzerbrechen, wenn das Unternehmen keine digitale Lösung verwendet.

Die neueste Technologiegeneration vereinfacht und automatisiert viele Schritte der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen: Eingabe, Kontrolle, Bankintegration, Betrugsbekämpfung, Ausgabenerstattung und vieles mehr!

Verwaltung der Reisekostenabrechnung: 5 gute Gründe für eine Automatisierung

Umso wichtiger ist es geworden, eine Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zu verwenden. Aber welche?

Eine Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wie Expensya gibt Ihnen die Möglichkeit, die Effizienz Ihrer Teams zu verbessern, Ihre Kosten zu senken und Ihre Budgets zu verwalten.

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