Die Schlüsselfaktoren einer erfolgreichen Ausgabenrichtlinie

Um Unklarheiten zu vermeiden und eine bessere Kontrolle über die Kosten zu haben, muss ein Unternehmen Ausgabenrichtlinien entwickeln und gleichzeitig sicherstellen, dass diese klar, präzise und leicht zugänglich sind.

Ausgabenrichtlinien verhindern, dass die Dinge aus dem Ruder laufen: Unvernünftige Ausgaben vermeiden und eine bessere Kontrolle über Geschäftsausgaben haben. Um zu funktionieren, müssen Ausgabenrichtlinien möglichst einfach gehalten werden.

Was genau sind Ausgabenrichtlinien?

Ausgabenrichtlinien bestehen aus einer Reihe von Richtlinien für Geschäftsausgaben wie Fahrtkosten, Unterkunft oder Verpflegung. Sie ermöglichen eine Regulierung der Ausgaben Ihrer geschäftlich reisenden Mitarbeitenden und bilden die Grundlage für eine Geschäftsausgabenkultur.

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Durch die Erstellung einer Ausgabenrichtlinie werden die Mitarbeitenden über die bestehenden Regeln informiert, die im Zusammenhang mit Geschäftsausgaben zu befolgen sind. Sie stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden, die für das Unternehmen geschäftlich unterwegs sind, ihre Ausgaben in einem vernünftigen Rahmen halten, vereinfacht die Planung von Geschäftsreisen und gewährleistet eine gewisse Ausgewogenheit der Geschäftsausgaben, die oft einen beträchtlichen Kostenfaktor darstellen. Durch eine Ausgabenrichtlinie kann das Unternehmen seine Ausgaben im Vorfeld steuern und die Mitarbeitenden sind über ihre Rechte und Pflichten auf dem Laufenden.

Der ultimative Leitfaden für effiziente Ausgabenrichtlinien

1. So einfach wie möglich

3k! Sie brauchen Ausgabenrichtlinien, die klar, kurz und kohärent sind, d.h. mit den geltenden Gesetzen übereinstimmen, um Kontrollen und Nachzahlungen zu vermeiden!

Stellen Sie Ihre Ausgabenrichtlinien zusammen und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden – besonders die häufig für das Unternehmen reisenden – darüber Bescheid wissen! Befolgen Sie in Bezug auf die Geschäftsausgaben die geltenden Gesetze. Achten Sie besonders darauf, diesen Prozess für Ihre Mitarbeitenden so einfach wie möglich zu halten:

• Der Text sollte einfach verständlich und leicht zu lesen sein. Er muss informieren, darf in seiner Komplexität jedoch nicht mit einem Rechtstext vergleichbar sein. Denn Sie wollen sicherlich vermeiden, dass Ihre Mitarbeitenden beim Lesen Ihrer Richtlinien den Faden verlieren und nicht weiterlesen.
• Setzen Sie nicht zu viele Einschränkungen und Grenzen, die Wirkung könnte Frustration sein: Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Mitarbeitenden zu einem verantwortungsvollen Verhalten bewegen können, anstatt sie zu kontrollieren.
• Unterteilen Sie Ihre Richtlinien in Abschnitte oder nach Kategorien. Mehrere Kategorien sind denkbar, beispielsweise Auslandsreise, Inlandsreisen, Geschäftsessen, Fahrtkosten, Frist zum Einreichen der Reisekostenabrechnungen.

2. Seien Sie nicht zu streng

Bleiben Sie flexibel bei den Anweisungen an Ihre Angestellten. Mitarbeitende, die für Ihr Unternehmen reisen, sollen sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Vermeiden Sie Stress in Bezug auf die Kosten, die ihnen entstehen werden. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Anweisungen vernünftig und leicht umsetzbar sind.

• Versuchen Sie, bei der Regulierung der Ausgaben Ihrer reisenden Mitarbeitenden die Balance zu halten. Setzen Sie die keine zu niedrigen Ausgabengrenzen an. Die Ausgaben müssen reguliert werden, aber es muss auch Spielraum bleiben, denn Ihre Mitarbeitenden sollen sich nicht ständig ärgern müssen. Vielmehr sollte das Ziel die Entwicklung eines gewissen Verantwortungsbewusstseins sein: Versuchen Sie, ihnen auf Augenhöhe zu begegnen, anstatt einfach nur Befehle zu geben!
• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, ihre Reisen im Voraus zu planen und Preise und Angebote (Transport, Unterkunft, Restaurants…) zu vergleichen, wenn Sie sich für ein Self-Booking-System entscheiden.
• Bevorzugen Sie die Zusammenarbeit mit einem Experten für die Buchung von Geschäftsreisen. Er wird Sie über interessante Angebote informieren und Ihnen bei der Vorausplanung der Geschäftsreisen helfen, während Ihren Teams gleichzeitig ein Buchungsrahmen geboten wird.

3. Alles ist eine Frage der Ausgewogenheit 

Versuchen Sie, diese Richtlinie für alle Beschäftigten Ihres Unternehmen unabhängig vom jeweiligen Status zu vereinheitlichen. Machen Sie keine Ausnahmen! Jeder muss sich an die geltenden Regeln halten.

Auch Sie, liebe Führungskräfte: Grenzen, die Ihre Mitarbeitenden einhalten sollen, müssen auch für Sie gelten! Befolgen Sie auf Geschäftsreise die geltenden Regeln: Halten Sie die Obergrenzen ein, bevorzugen Sie die vereinbarten Orte, usw. Wenn Ihre Mitarbeitenden die Frist für die Übermittlung ihrer Reisekostenabrechnungen einhalten, tun auch Sie das, und versuchen Sie, ihre Anträge so schnell wie möglich zu bearbeiten, um Wartezeiten und Frustration zu vermeiden. Das ist die Grundlage für ein reibungsloses Funktionieren dieser Prozesse in Ihrem Unternehmen.

4. Setzen Sie auf Dematerialisation

Heute gibt es automatisierte Lösungen zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, mit denen dieser zeitaufwändige Prozess vermieden werden kann. Ziel ist es, diesen Prozess vom Beleg bis zur Buchhaltung zu automatisieren, indem menschliche Eingriffe eingeschränkt und sich wiederholende Aufgaben abgeschafft werden. Mit einer Lösung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung wie Expensya gehört diese zermürbende Arbeit der Vergangenheit an.

Mit Expensya gehört die manuelle Reisekosteneingabe der Vergangenheit an, der Prozess wird automatisiert und durch die Konfiguration Ihrer Ausgabenrichtlinien direkt in der Anwendung wird ihre Befolgung überwacht: Versucht ein Mitarbeitender, eine von den Richtlinien abweichende Ausgabe geltend zu machen, können Sie entscheiden, ob dieser Eintrag abgelehnt, die Person benachrichtigt oder der jeweilige Betrag begrenzt wird.