Top Funktionen einer Lösung für Reisekostenabrechnungen

Eine Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen kann Ihnen und Ihren Mitarbeitenden eine der unangenehmsten Aufgaben des Berufsalltags abnehmen. Jeder weiß, wie viel Zeit und Energie für die Erstellung der Spesenabrechnungen verloren geht: Alle Aufwendungen in eine Excel-Tabelle eintragen, die Belege sortieren und ablegen, Einreichen der Abrechnung… Dieser Prozess beansprucht nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch die Vorgesetzten, die eine Vielzahl von Reisekostenabrechnungen durchsehen und alles an die Buchhaltung weiterleiten müssen.

Es geht aber auch anders! Mit Expensya erhalten Sie eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen. Eine solche Lösung vereinfacht den Prozess und ermöglicht eine effizientere, flüssigere Verwaltung der Spesenabrechnungen in Ihrem Unternehmen: Befreien Sie Ihre Mitarbeitenden von dieser Last, um an Produktivität zu gewinnen und Geld zu sparen!

1. Erstellen der Ausgaben leicht gemacht!

Um allen Beteiligten das Leben durch die Automatisierung der mühsamsten Aufgaben leichter zu machen, muss eine Lösung zur effektiven, optimierten Verwaltung der Reisekostenabrechnungen eine Reihe von unverzichtbaren Funktionalitäten enthalten:

• Mobilität ist ein Muss: Mit einer Anwendung, die das Mobilitätsproblem löst, haben Sie die Gewissheit, jederzeit und von jedem beliebigen Endgerät darauf zugreifen zu können. Geschäftsreisende haben mit einer mobilen Anwendung unter anderem die Möglichkeit, ihre Ausgaben nach und nach zu verwalten, die Belege direkt bei Erhalt zu scannen und in der Cloud zu speichern, sowie ihre Abrechnungen sofort an die Vorgesetzten weiterzuleiten. Der gesamte Prozess wird vereinfacht und Sie haben einen Überblick über alle Ausgaben Ihrer reisenden Mitarbeitenden.
• Ein Foto genügt: Mit einer automatisierten Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen hat die manuelle Dateneingabe ein Ende! Es reicht aus ein Foto von einer Rechnung zu machen, um alle relevanten Daten sekundenschnell zu extrahieren. Der Wegfall der manuellen Dateneingabe und des Sortierens und Ablegens der Belege spart Ihnen und Ihren Mitarbeitenden viel kostbare Zeit. Ganz nebenbei vermeiden Sie auch noch Eingabefehler und das Abhandenkommen von Belegen.
• Auswertung von E-Mail-Anhängen: Leiten Sie per E-Mail erhaltene Rechnungen direkt an die Anwendung weiter, die alle relevanten Daten aus diesen Rechnungen extrahiert und die Abrechnung automatisch erstellt.
• Fahrtkosten blitzschnell berechnen: Die Berechnung der Kilometerpauschale kann Kopfzerbrechen bereiten. Aber nicht mit einer Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, die diese Berechnung automatisch durchführt: Geben Sie ganz einfach Start- und Zielort oder die zurückgelegte Strecke ein, den Rest erledigt die Anwendung, die entweder die Erstattungspauschale der einschlägigen Steuergesetze oder die in Ihrem Unternehmen geltenden Sätze anwendet.

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2. Verbesserte Ausgabenverarbeitung und Beschleunigung des Validierungs-Workflows

Eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen erleichtert Ihnen die Bearbeitung der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden.

• Einfache Übertragung und reibungsloser Genehmigungs-Workflow: Eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen passt sich den Prozessen Ihres Unternehmens an. Das bedeutet, dass Sie beliebig viele Benutzer hinzufügen und die am Verwaltungsprozess der Reisekostenabrechnungen beteiligten Personen zu Gruppen zuordnen können. Gleichzeitig wird die Übermittlung der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden, ihre Validierung und ihre buchhalterische Bearbeitung deutlich vereinfacht.
• Auch Ihre Buchhaltung ist mit im Boot: Die Buchhaltung ist Teil des Prozesses zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen und kann in Ihre Spesenabrechnungslösung integriert werden. Nach der Genehmigung der Ausgaben Ihrer Mitarbeiter leitet Expensya automatisch den Vorgang an die Buchhaltung weiter, die die Geschäftsreiseabrechnungen mühelos verfolgen und validieren kann, sich aber nur noch um die buchhalterische Bearbeitung kümmern muss.
• Exportieren der Buchungen: Ihre Buchhaltungsabteilung wird sich freuen, dass eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen auch dem Alptraum der Dateneingabe und der Nachbearbeitung ein Ende macht. Exportieren Sie die Buchungen ganz einfach aus der Lösung und integrieren Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware!

Mehr lesen | Reisekostenabrechnungen: Erarbeitung einer Ausgabenrichtlinie

3. Eine bessere Kontrolle über die Ausgaben Ihres Unternehmens

Eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zentralisiert alle wichtigen Daten zu Geschäftsausgaben. Dadurch können Verantwortliche die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden analysieren und Ihre Entscheidungsprozesse optimieren.

• Automatische Konfiguration von Ausgabenregeln: Um dafür zu sorgen, dass die bestehenden Ausgabenrichtlinien befolgt werden, können Sie in der Anwendung Regeln einrichten. Mit einer automatisierten Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen erhalten Unternehmen mehr Sicherheit. Sie sind sicher, dass Mitarbeiter die geltenden Richtlinien kennen, diese eingehalten und Überschreitungen vermieden werden.
• Intelligente Statistiken: Behalten Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens immer im Auge! Die intelligenten Statistiken bieten Ihnen jederzeit Übersicht über die wichtigsten Kennzahlen in ihrem Unternehmen. So bleiben Sie immer gut informiert um stets die richtigen Entscheidungen zu treffen!

Die automatisierte Verwaltung von Reisekostenabrechnungen optimiert die Erfassung, Übertragung, Genehmigung, Erstattung und Kontrolle von Ausgaben. Dadurch werden Prozesse beschleunigt und die Zeitverschwendung mit Reisekostenabrechnungen gehört der Vergangenheit an. So können Sie Ihre Energie in Aufgaben stecken, die für das Unternehmen einen Mehrwert bringen. Zu den kostenpflichtigen Funktionalitäten von Expensya zählt die revisionssichere Archivierung. Damit der Papierkram endgültig der Vergangenheit angehört! Mit einer intelligenten Lösung wie Expensya haben Sie den Alptraum der manuellen Reisekostenabrechnung bald vergessen. Versprochen!

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