Die wichtigsten Funktionalitäten einer Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen

Die wichtigsten Funktionalitäten einer Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen

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Eine Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen kann Ihnen und Ihren Mitarbeitenden eine der unangenehmsten Aufgaben des Berufsalltags abnehmen. Jeder weiß, wie viel Zeit und Energie für die Erstellung von Reisekostenabrechnungen verloren geht: Alle Aufwendungen in eine Excel-Tabelle eintragen, die Belege sortieren und ablegen, Einreichen der Abrechnung… Dieser Prozess beansprucht nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch die Vorgesetzten, die eine Vielzahl von Reisekostenabrechnungen durchsehen und alles an die Buchhaltung weiterleiten müssen.

Es geht aber auch anders, idealerweise mit einer automatisierten Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wie Expensya. Eine solche Lösung vereinfacht den Prozess und ermöglicht eine effizientere und flüssigere Verwaltung von Reisekostenabrechnungen in Ihrem Unternehmen: Befreien Sie Ihre Mitarbeitenden von dieser Last, um Ihre Produktivität zu steigern und Geld und Zeit zu sparen!

1. Erstellen der Ausgaben leicht gemacht!

Um allen Beteiligten das Leben durch die Automatisierung der mühsamsten Aufgaben leichter zu machen, muss eine Lösung zur effektiven, optimierten Verwaltung von Reisekostenabrechnungen eine Reihe von unverzichtbaren Funktionalitäten enthalten:

Mobilität ist ein Muss

Mit einer Lösung, die das Mobilitätsproblem löst, haben Sie die Gewissheit, jederzeit und von jedem beliebigen Endgerät darauf zugreifen zu können. Geschäftsreisende haben mit einer mobilen Anwendung die Möglichkeit, ihre Ausgaben nach und nach zu verwalten, die verschiedenen Belege zu scannen und in der Cloud zu speichern und ihre Abrechnungen sofort an die Manager weiterzuleiten. Der gesamte Prozess wird vereinfacht, und Sie haben einen Überblick über alle Ausgaben Ihrer auf Geschäftsreise befindlichen Mitarbeitenden.

Ein Foto genügt

Mit einer automatisierten Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen muss die manuelle Dateneingabe ein Ende haben! Es muss ausreichen, ein Foto von einer Rechnung zu machen, um alle relevanten Daten in Sekundenschnelle zu extrahieren. Der Wegfall der manuellen Dateneingabe und des Sortierens und Ablegens der Belege spart Ihnen und Ihren Mitarbeitenden viel kostbare Zeit. Ganz nebenbei vermeiden Sie auch noch Eingabefehler und das Abhandenkommen von Belegen.

Auswertung von E-Mail-Anhängen

Leiten Sie per E-Mail erhaltene Rechnungen direkt an die Anwendung weiter, die alle relevanten Daten aus diesen Rechnungen extrahiert und die Abrechnung automatisch erstellt.

Fahrtkosten blitzschnell berechnen

Die Berechnung der Kilometerpauschale kann Kopfzerbrechen bereiten. Aber nicht mit einer Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, die diese Berechnung automatisch durchführt: Geben Sie ganz einfach den Fahrzeugtyp, die Steuerklasse und die zurückgelegte Strecke ein, den Rest erledigt die Anwendung, die entweder die Erstattungspauschale der einschlägigen Steuergesetze oder die in Ihrem Unternehmen geltenden Sätze anwendet.

2. Verbesserte Ausgabenverarbeitung und Beschleunigung des Validierungs-Workflows

Eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen erleichtert Ihnen die Bearbeitung der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden!

Einfache Übertragung und reibungsloser Genehmigungs-Workflow

Eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen passt sich den Prozessen Ihres Unternehmens an. Das bedeutet, dass Sie beliebig viele Benutzer hinzufügen und die am Verwaltungsprozess der Reisekostenabrechnungen Beteiligten zu Gruppen ordnen können. Gleichzeitig wird die Übermittlung der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden, ihre Validierung und ihre buchhalterische Bearbeitung vereinfacht.

Auch Ihre Buchhaltung ist mit im Boot

Die Buchhaltung ist Teil des Prozesses der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen und Sie müssen sie in Ihre Lüsung zur Geschäftsausgaben-Verwaltung integrieren können. Nach der Genehmigung der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden leiten Sie alle Unterlagen an die Buchhaltung weiter, die die Geschäftsreiseabrechnungen mühelos verfolgen und validieren kann. Die Buchhaltung braucht sich jetzt bloß noch um die buchhalterische Bearbeitung zu kümmern.

Exportieren der Buchungen

Ihre Buchhaltungsabteilung wird sich freuen, dass eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen auch dem Alptraum der Dateneingabe und der Nachbearbeitung ein Ende macht. Exportieren Sie die Buchungen ganz einfach aus der Lösung und integrieren Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware!

3. Eine bessere Kontrolle der Ausgaben Ihres Unternehmens

Mit einer automatisierten Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen können alle wichtigen Daten zu Geschäftsausgaben zentralisiert werden, um die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden analysieren und Ihre Entscheidungsprozesse optimieren zu können.

Automatische Konfiguration von Ausgabenregeln

Damit die bestehenden Ausgabenrichtlinien befolgt werden, können Sie in der Anwendung Ausgaberegeln einrichten. Mit einer automatisierten Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Mitarbeitenden die geltenden Richtlinien kennen, diese eingehalten und Verstöße vermieden werden.

Intelligente Statistiken

Damit Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens immer im Auge behalten können. Die intelligenten Statistiken werden Ihnen dabei helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen!

Die automatisierte Verwaltung von Reisekostenabrechnungen stellt Ihnen durch die optimierte Erfassung, Weiterleitung, Genehmigung, Erstattung und Kontrolle der Ausgaben echte Produktivitätssteigerungen in Aussicht. Zeitverschwendung mit Reisekostenabrechnungen war gestern – heute können Sie Ihre Energie in Aufgaben stecken, die für das Unternehmen einen lohnenden Mehrwert bedeuten. Mit einer intelligenten Lösung wie Expensya haben Sie den Alptraum der manuellen Reisekostenabrechnung bald vergessen. Versprochen!

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