Die wichtigsten Zahlungsmittel für Unternehmen

Die wichtigsten Zahlungsmittel für Unternehmen

Welches Zahlungsmittel schneidet im Vergleich am besten ab?

Zahlungsmittel sind mindestens so alt wie unsere Zivilisation, so gehörte beispielsweise Kaurigeld aus Muscheln der Kaurischnecke, zu den frühesten bekannten Geldformen. Zahlungsmittel, die unserem heutigen genormten Bargeld ähneln, wurden schon lange vor Christus zum Begleichen von Forderungen verwendet. Doch was hat sich eigentlich in der Zeit dazwischen so alles getan? Welche Zahlungsmittel gibt es heute und welche schneiden 2021 am besten ab?

Was ist ein Zahlungsmittel?

Ein Zahlungsmittel ist ein Vermögensgegenstand oder auch Finanzaktiva, der im Wirtschaftsverkehr zur Begleichung von Geldschulden oder als Tauschmittel akzeptiert wird. Diese Zahlungsmitteleigenschaft, d.h. Werte können zur Begleichung von Forderungen verwendet werden, kann durch geschäftlichen Usus oder auf Grundlage von Gesetzen zustande kommen. Wenn Sie beispielsweise bargeldlos mit Ihrer Bankkarte im Supermarkt bezahlen, nutzen Sie Ihre Bankkarte als Zahlungsmittel für die Einkäufe. Der Einzelhändler akzeptiert diese als Zahlungsmittel, womit Sie die Forderungen (Betrag ihrer Einkäufe) begleichen.

Inzwischen gibt es einen bunten Strauß an möglichen Zahlungsmitteln neben den gesetzlichen Zahlungsmitteln. Letzteres meint das Bargeld, mit Münzen und Scheinen, die im betreffenden Land von Anbietern einer Dienstleistung oder Ware als Gegenleistung angenommen werden müssen. Neben den gesetzlichen gibt es auch branchenübliche, bargeldlose Zahlungsmittel wie die Überweisung, Kreditkarten und Debitkarten oder Online-Zahlungen. Zu den modernen, digitalen Zahlungsmittel gehören Bitcoins, Paypal, mobiles Bezahlen per Smartphone und Apps (NFC), Paydirect sowie Bitcoins.

Gerade bargeldlose Zahlungsmethoden und Zahlungsmittel gewinnen zunehmend an Popularität bei Firmen und Privatpersonen. Ganz einfach das Bargeld auf den Tisch zu legen, wirkt im Zeitalter von Crypto-Währung fast vorsintflutlich. Bei den mobilen Zahlungslösungen lassen sich vermehrt auch Apps fürs Smartphone zum bargeldlosen Bezahlen freischalten. Inwiefern das Smartphone sich dazu verwenden lässt, hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Oft wird Near Field Communication (NFC) in Kombination mit Apps verwendet, um Barcodes zu scannen oder kontaktlos an der Kasse zu zahlen.

Welche Zahlungsarten sind mit welchem Zahlungsmittel möglich?

Eine berechtigte Frage, die sich bei der Fülle an Zahlungsmethoden stellt, ist welche Methode mit welchem Zahlungsmittel kompatibel ist. Das Einfachste vorweg, möchten Sie weiterhin in Bar bezahlen, brauchen Sie auch Bargeld. Im EU-Währungsraum ist das der Euro mit Münzen und Scheinen in anderen Ländern die dortige Währung. Bevorzugen Sie jedoch das kontaktlose Bezahlen, dann bieten sich schon mehr Möglichkeiten. Inzwischen können Sie auch mit klassischen Giro- und EC-Karten kontaktlos und vor allem bargeldlos bezahlen. Darüber hinaus gibt es diverse Kreditkarten, mit denen auch im Ausland problemlos bezahlt werden kann. Bei den Kreditkarten wird dann nochmal zwischen richtigen Kreditkarten und Debitkarten unterschieden, mehr dazu in unserem Blogartikel. Zu den branchenüblichen Zahlungsmitteln, die bargeldlos stattfinden, gehört unter anderem die Überweisung. Ebenso die Lastschrift, der Scheck, Vorauskasse und der Kauf auf Rechnung.

Diverse Möglichkeiten bei den bargeldlosen Zahlungsmethoden

Es kann festgehalten werden, dass grundsätzlich zwei verschiedene Zahlungsarten existieren, die Barzahlung oder bargeldloser Zahlungsverkehr. Welches Zahlungsmittel Sie verwenden können, hängt wiederum von der Zahlungsmethode ab. Bankkarten und Kreditkarten sind Bestandteile des bargeldlosen Zahlungsverkehrs. Dazu gehören jedoch auch Transaktionen, die direkt von einem Konto zum anderen ausgeführt werden.

Wenn Sie zum kontaktlosen Bezahlen sich auch der öden Plastikkarte entledigen wollen, dann eröffnen virtuelle Zahlungsmittel Ihnen ganz neue Möglichkeiten. Mit sogenannten virtuellen Kreditkarten können Sie ihre Einkäufe beim Online-Shopping direkt im Shop begleichen und profitieren von ähnlichen Vorteilen wie bei physischen Kreditkarten. Virtuelles Bezahlen geht auch mit Paypal und den genannten Smartphone-Apps und NFC. Das Paydirekt-Verfahren von deutschen Finanzinstituten ist ebenfalls ein eher modernes Zahlungsmittel.

Mehr | Welche Vorteile bieten virtuelle Kreditkarten?

Seit kurzem gibt es mit Bitcoins auch eine erste rein digitale Währung, die nur virtuell im Internet und ohne physischen Gegenwert existiert. Bitcoins müssen aktuell jedoch noch mit physischen Geldwerten erworben werden. Ähnlich der staatlich kontrollierten Währungen unterliegen auch Bitcoins einer gewissen Regulierung, um Inflation zu vermeiden. Trotz der ganzen Aufregung um Bitcoins, konnte sich diese Kryptowährung noch nicht komplett als Zahlungsmittel durchsetzen. Die Skepsis gegenüber Kryptowährungen ist weiterhin groß und daher werden Bitcoins oftmals als weniger seriöse Zahlungsmittel wahrgenommen.

Welche Vor- und Nachteile haben sie im Einzelnen?

Der mitunter größte Vorteil von Bargeld ist, dass es ein gesetzliches Zahlungsmittel ist. Dadurch ist der Wert eines Scheins und einer Münze gesetzlich geregelt. Außerdem besteht totaler Annahmezwang für Banknoten und begrenzter Annahmezwang bei Münzen. Zudem brauchen EndverbraucherInnen keine Konten, um mit Bargeld zahlen zu können. Es ist somit schnell und bequem zugänglich und es kann auch für kleine Beträge verwendet werden. Mit Bargeld entstehen keine zusätzlichen Kosten beispielsweise für Kontoführung.

Bitcoins und virtuelle Zahlungsmittel dahingegen sind immer und überall zugänglich und können nicht physisch verloren gehen. Dahingegen bergen Bitcoins ein gewisses Risiko bei Datencrashs oder Hackerangriffen. Oft entstehen durch bargeldlose Zahlungsmethoden auch zusätzliche Kosten, da nur ein bestimmtes Kontingent an Überweisungen oder Zahlungen im Vertrag beinhaltet sind. Hier sollte vor Vertragsschluss das Kleingedruckte aufmerksam gelesen werden.

Wie werden Zahlungsmittel in der Buchhaltung verwaltet?

Mithilfe des Zahlungsmittelbestand wird der vorhandene Bestand an Zahlungsmitteln buchhalterisch beschrieben. In der Buchhaltung dienen Zahlungsmittel zur Begleichung von Geldschulden. Unternehmen, die ihren Sitz im Euroraum haben, begleichen Forderungen daher mit dem Euro als gesetzliches Zahlungsmittel. Seit 2014 ist mit dem IBAN-Bankformat für Überweisungen auch der bargeldlose Zahlungsverkehr im Euroraum erleichtert. Auf der Ebene der Zahlungsmittel werden in der Buchhaltung immer auch die Einzahlungen und Auszahlungen betrachtet. Diese bezeichnen Abgänge oder Zuflüsse in Form von Bar oder Buchgeld. Bei Auszahlungen verringert sich der Zahlungsmittelbestand. Dementsprechend ist jede Einzahlung ein Zugang in Form von Bar- oder Buchgeld und somit eine Erhöhung des Zahlungsmittelbestandes.

Ein Audit ist unerlässlich, um den Bestand an Zahlungsmittel zu ermitteln. Buchhalterisch zählt am Ende eines Tages, Monats oder Quartal also immer der Saldo, der einen Zahlungsmittelüberschuss oder -defizit ergibt. Diese Operationen werden oft mit Buchhaltungssoftwares gemanagt und in Finanzabteilungen eines Unternehmens überwacht.

Mit Expensya mehrere Zahlungsmittel steuern

Von diesen zahlreichen Zahlungsmitteln verwenden Unternehmen nicht nur Eines. Überweisungen, Rechnungskäufe und Ausgaben von Dienstreisenden, die mit Kreditkarten beglichen werden, gehören zum Tagesgeschäft. Ebenso die Barzahlung für kleinere Beträge der Mitarbeitenden. Über den Monat hinweg addieren sich hier tausende kleine Einzelbeträge zu großen Summen zusammen. Für eine gesunde Finanzbilanz ist es entscheidend, hier nicht den Überblick zu verlieren.

Mit Expensya können Sie jederzeit die Übersicht über die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden behalten. Kreditkartenabrechnungen sind im Handumdrehen integriert und Bargeldabflüsse mit wenigen Klicks im System. So bleiben Sie auf Kurs und behalten die Kontrolle über die Geschäftsausgaben Ihres Unternehmens!

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