enBis heute werden Reisekostenabrechnung in einem Großteil der Unternehmen im Papierformat bearbeitet. Für Führungskräfte und Travel Manager kann diese Methode eine Reihe von Fallstricken bergen, die viel Zeit kosten. Glücklicherweise machen heute moderne Technologien digitale Lösungen zur Verwaltung der Reisekostenabrechnungen möglich. Entdecken Sie, wie sinnvoll der Umstieg auf eine digitale Lösung sein kann. Und wie er abläuft.
Was bringt der Umstieg auf eine digitale Lösung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung?
Eine intelligente Lösung zur automatisierten Verwaltung der Reisekostenabrechnungen spart wertvolle Zeit und entlastet alle an diesem Prozess Beteiligten.
Optimierte Bearbeitungszeit
Laut einer GBTA-Studie wenden Angestellte im Schnitt 20 Minuten für die Bearbeitung einer Reisekostenabrechnung auf. In der Summe entsteht daraus ein bedeutender Zeitverlust für Ihr Unternehmen.
Eine Lösung zur Verwaltung von Spesenabrechnungen wie Expensya erleichtert die tägliche Verwaltung der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden auf vielfältige Weise: Digitalisierung von Papierbelegen, automatisierte Validierungs-Workflows, Kontrolle der Einhaltung von Ausgabenrichtlinien, automatische Berechnung von Fahrtkosten usw.
Eine Reisekostenabrechnung wird automatisch erstellt und mit einem Klick zur Validierung an die zuständige Person geschickt. Dieser Prozess zielt darauf ab, diese sekundäre, aber unumgängliche Aufgabe zu optimieren, damit mehr Zeit für Ihre Kerntätigkeiten zur Verfügung steht.
Das Ende der verschwundenen Reisekosten-Belege
Ein Beleg ist wertvoll, denn ohne ihn gibt es keine Kostenerstattung. Aus steuerlicher Sicht ist dieser Nachweis von wesentlicher Bedeutung und ermöglicht es dem Unternehmen, die geltenden Vorschriften einzuhalten.
Wenn ein Beleg verloren geht, wird es schwierig, die Erstattung der entstandenen Kosten durchzusetzen.
Mehr erfahren über Reisekostenabrechnungsbelege.
Hier schafft eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen Abhilfe, indem Mitarbeitende, die geschäftliche Ausgaben getätigt haben, ihre Belege mit dem Smartphone ganz einfach sofort fotografieren. Die intelligente Erkennungstechnologie extrahiert alle relevanten Daten und entmaterialisiert den Beleg in Sekundenschnelle. Dadurch entfällt nicht nur die manuelle Eingabe, auch das Verlustrisiko wird erheblich reduziert.
Geringere Aufbewahrungskosten und mehr Sicherheit
Ein Unternehmen ist verpflichtet, seine Buchhaltungs- und Steuerunterlagen zu archivieren. Zu den Unterlagen, die archiviert werden müssen, zählen auch Belege. Eine ordnungsgemäße Archivierung ist jedoch mit einem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Im Schnitt belaufen sich die Kosten für eine Papierarchivierung auf 30 Cent pro Beleg. Auf ein Jahr umgerechnet, entspricht dies ungefähr 3 % des durchschnittlichen Betrags einer Spesenabrechnung.
Im Zuge der zunehmenden Dematerialisierung von Daten werden auch Archive immer häufiger in digitaler Form geführt, da diese Form der Archivierung zugleich sicherer und kostengünstiger ist als die Papierarchivierung.
Wie wird auf eine 100 % digitale Reisekostenabrechnungen umgestellt?
Im Gegensatz zu anderen IT-Systemen ist der Übergang zur digitalen Reisekostenabrechnung allen Unternehmen möglich – unabhängig davon, ob Sie Soloselbständig, ein VSE, ein KMU oder ein Großkonzern sind. Sie müssen lediglich eine Software auswählen, die Ihren Bedürfnissen entspricht.
Fassen Sie als Anhaltspunkt alle Funktionalitäten zusammen, die für Ihren Prozess zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen unverzichtbar sind. Nicht zuletzt werden Sie dadurch auch die besonders zeitraubenden Aufgaben erkennen. Nach der Erfassung dieser Punkte ist es wichtig, eine Anwendung, die Ihre Kriterien erfüllt, zu testen.
Expensya bietet Unternehmen eine Lösung für digitale Reisekostenabrechnungen und eine Vielzahl von Funktionalitäten. Das Tool wurde für eine zu 100 % digitale und automatisierte Verwaltung von Geschäftsausgaben entwickelt. Dazu zählen:
- Automatische Eingabe der Reisekosten
- Verarbeitung von E-Mails
- Speicherung der Daten in der Cloud
- Automatisierte und umfassend konfigurierbare Validierungs-Workflows
- Intelligente Statistiken und BI-Berichte zur effektiven Verwaltung der Daten Ihres Unternehmens
- Automatische und kostenlose Updates
- Die Integration der Lösung mit den verschiedenen Buchhaltungssystemen oder ERP Ihres Unternehmens
Entdecken Sie unsere Checkliste zur Auswahl Ihrer Lösung für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen
Sie zögern noch? Expensya bietet Ihnen die Möglichkeit, die Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen 90 Tage lang kostenlos zu testen.
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