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Digitale Transformation: Sind SaaS-Tools die Zukunft?

Vor fünfzehn Jahren wäre es schwer vorstellbar gewesen, wie sehr das Internet unsere Gesellschaft umgestalten könnte. Es hat nicht nur unserer Privatleben auf den Kopf gestellt, auch immer mehr Unternehmen durchleben die digitale Transformation und haben das Ziel komplexe interne Prozesse zu optimieren.

Durch die Integration von modernen Technologien – insbesondere für zeitaufwendige, komplizierte und oftmals monotone Arbeitsprozesse – soll die digitale Transformation somit Unternehmen zukunfts- und wettbewerbsfähig machen.

In diesem Sinne werden zum Beispiel Daten, die in physischer Form vorliegen in digitale Formate umgewandelt. Dies schließt außerdem die Integration in ein zuverlässiges Informationssystem ein.

Inwiefern besteht in Sachen Digitalisierung von Unternehmen noch Nachholbedarf?

Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen ist heute folglich ein „Muss“ für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Sowohl mittelständische als auch große Unternehmen sollten Abläufe gerade beim Management von Geschäftsausgaben vermehrt digitalisieren. Dies erlaubt einerseits eine bessere Kostenkontrolle als auch eine Echtzeitüberwachung der Ausgaben und nicht zuletzt eine Begrenzung von übermäßigen Kosten.

Das Aufkommen neuer Technologien stellt eine echte Chance für die Verwaltung von Geschäftsausgaben dar. Insbesondere die zunehmende Verbreitung von Künstlicher Intelligenz und des sogenannten Machine Learnings schafft neue Möglichkeiten für die effektive und vor allem sinnvolle digitale Transformation von Prozessen.

Hierzu zählen die automatisierte Bilderkennung durch OCR-Technologie, die sogenannte Business Intelligence und neue mobile Anwendungen. Mit dem richtigen Know-how kann ein enormer Mehrwert aus diesen neuen Technologien gewonnen werden. In den kommenden Jahren werden wir hier große Veränderungen erleben.

Mit Automatisierung interne Prozesse erfolgreich optimieren

Automatisierte Prozesse und der Einsatz sogenannter SaaS-Tools (Software as a Service Anwendungen) werden es den Mitarbeitern ermöglichen, effizienter zu arbeiten, ortsunabhängiger zu sein und weniger Papier zu verschwenden.

Hier sollte zukünftig noch mehr investiert werden – finanziell als auch personell. Die Digitalisierung wichtiger Prozesse muss auf allen Ebenen stattfinden. Bisher fehlt es in vielen Bereichen jedoch noch an der Umsetzung von rein digitalen Prozessen. Laut einer aktuellen Studie von Deloitte  aus dem Jahr 2023 beträgt die Nutzung von KI in vielen Unternehmen lediglich 16 %.

Die zögerliche Anwendung von Machine Learning und Künstlicher Intelligenz liegt ohne Zweifel auch an der starken Regulierung und gesetzlichen Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Doch KI wird immer weiter an Bedeutung gewinnen und der Innovationsdruck zunehmen.  Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz werden redundante Aufgaben an „Maschinen“ abgegeben. In Unternehmen bleibt somit mehr Zeit für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung, die analytisches Denken und somit menschliche Intelligenz erfordern.

KI könnte dank der Fähigkeit umfangreiche Datenmengen und komplexe Themen zu analysieren das Potenzial haben die Unternehmenswelt grundlegend zu verändern.

Der Weg zur digitalen Roadmap im Betrieb

Was auf den ersten Blick einfach klingt, erfordert ein hohes Maß an Planung. Denn jede Veränderung innerhalb eines Unternehmens hat starke Auswirkungen auf Mitarbeiter und deren Arbeitsweise. Aus diesem Grund müssen Strategien und Arbeitsprozesse im Zuge einer erfolgreichen digitalen Transformation  präzise geplant, optimiert und angepasst werden. Hierzu zählt auch die Umstrukturierung bisheriger Geschäftsmodelle.

Um eine erfolgreiche digitale Transformation durchzuführen, muss zunächst eine detaillierte Analyse des „Status quo“ des Unternehmens  erfolgen. Hierbei müssen folgende Punkte berücksichtigt werden, welche Technologie wird zur Verarbeitung von Informationen genutzt.

Welche Abteilungen sind von der Digitalisierung am meisten betroffen (z. B. Buchhaltung, Controlling, Logistik, Rechtsabteilung) und wie hoch ist das Budget für ein unternehmensweites Digitalisierungsprojekt?

Tipps zur effektiven digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen

Um eine reibungslose Digitalisierung wichtiger Prozesse zu garantieren, kann in Unternehmen die Implementierung von Software-Tools helfen. Digitale Tools können z.B. Daten in Papierform auf ein digitales Medium übertragen. Die Datenerfassung umfasst hierbei die Erstellung eines Dokuments, die Validierung und schließlich die Archivierung.

Einige Beispiele für digitale Tools sind Dokumenten- oder Vertragsmanagement Systeme und Buchhaltungs-Softwares. Softwaretools beschleunigen Digitalisierungsprojekte in der Buchhaltung.

Moderne Softwaretools zur Finanzverwaltung und Ausgabenmanagement können Digitalisierungsprozesse in Unternehmen vorantreiben. Mitarbeitende in der Finanzbuchhaltung erstellen die Bilanz mit wenigen Klicks im Tool unter Berücksichtigung der Handels- und Steuerbilanz. Die erfassten Daten sind schnell und unkompliziert geprüft und können nach einer Validierung direkt elektronisch verschickt werden.

Fehlerquoten in der E-Bilanz können dank einer Vorabkontrolle im Spesentool auf Null gesenkt werden. Dank integrierten All-In-One-Lösungen wie Expensya gewinnen Unternehmen einen wahren Mehrwert durch eine gesteigerte Effizienz bei der Geschäftsausgabenverwaltung. Dadurch dass Daten einfach in Buchhaltungstools integriert werden können sind alle benötigten Informationen zur E-Bilanz in Echtzeit verfügbar.

Mitarbeiter fördern und einbinden

Entgegen der landläufigen Meinung geht es bei der digitalen Transformation weniger um Technologie als vielmehr um Menschen. Sie können so ziemlich jede Technologie kaufen, aber Ihre Fähigkeit, sich an eine noch digitalere Zukunft anzupassen, hängt von mehreren Faktoren ab:

Unternehmen und Arbeitnehmer müssen Fähigkeiten entwickeln, die Lücke zwischen Talentangebot und -nachfrage zu schließen, um Ihr eigenes und das Potenzial der Mitarbeiter zukunftssicher zu machen.

Bei der Nutzung von Technologie geht es immer darum, mit weniger mehr zu erreichen, aber diese Kombination ist nur dann effektiv, wenn man die Technologie mit den richtigen menschlichen Fähigkeiten kombiniert. So wie technologische Umwälzungen im Allgemeinen zur Automatisierung und zur Beseitigung veralteter Arbeitsplätze geführt haben, so haben sie auch immer neue Arbeitsplätze geschaffen.

Der kreative Aspekt der Innovation hängt jedoch vollständig von den Menschen ab. Wenn es uns gelingt, die menschliche Anpassungsfähigkeit zu nutzen, um unsere Arbeitskräfte um- und weiterzubilden, dann können wir gleichzeitig Mensch und Technologie verstärken. Es ist recht simpel: Die brillanteste Innovation ist irrelevant, wenn wir nicht qualifiziert genug sind, um sie zu nutzen, und selbst die beeindruckendsten menschlichen Köpfe werden weniger nützlich, wenn sie nicht mit der richtigen Technik zusammenarbeiten.

Ein Blick in die Zukunft: der Einsatz digitaler Technologien nimmt zu

Die Digitalisierung stellt ganz klar einen Gewinn an Effizienz für Unternehmen und die Wirtschaft dar. Heute können viele Arbeits- und Geschäftsabläufe durch Automatisierung optimiert werden.

Die neueste Generation von Lösungen zur Digitalisierung ermöglichen es, unnötige Reisen erheblich zu reduzieren und beispielsweise intern und mit Kunden über Zoom oder Teams zu kommunizieren. Die Verwaltung von internen Abläufen erfolgt in Echtzeit über mobile Anwendungen und die Datenarchivierung ist heute in der Cloud möglich.

Zahlungskarten können aus der Ferne validiert werden und selbst sehr umfangreiche Dokumente können über Teams geteilt werden ohne sie auszudrucken. Mit Hilfe dieser und weiterer Funktionen steht einer erfolgreichen Digitalisierung nichts mehr Im Wege.

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