Mit Blick auf die Auswirkungen der Corona Pandemie und steigendem Effizienz- und Digitalisierungsdruck, müssen Unternehmen kurzfristig und agil auf Veränderungen reagieren können. Ein volatiles Umfeld in Wirtschaft und Gesellschaft zwingt Unternehmen zu strategischen Veränderungen. Das Management von Veränderungen ist auch im Reisekostenmanagement ein Thema, wenn zum Beispiel neue Richtlinien, Systeme oder Prozesse eingeführt werden. Doch wie funktioniert ein Change-Management in Unternehmen und auf was muss man achten?
Was versteht man unter Change-Management
Die wortwörtliche Übersetzung des englischen Begriffs “change management” lautet “Verwaltung von Veränderungen”, er beschreibt Veränderungsprozesse bzw. Change-Projekte in Unternehmen. Seit einigen Jahren formieren sich hierzu eigene Change-Management-Abteilungen oder gar Positionen in Unternehmen. Für ein erfolgreiches Change-Management benötigt man neben einer klaren Projektdefinition auch eindeutige Verantwortlichkeiten. Wer kümmert sich im Projekt um was und wer ist für den Erfolg des Projekts verantwortlich?
Mithilfe von Change ManagerInnen oder entsprechenden Abteilungen können Unternehmen Veränderungen strategisch und zielorientiert umsetzen. Inzwischen gehört ein effizientes Change-Management längst zu den zentralen Bestandteilen einer erfolgreichen Unternehmensführung.
Eine besondere Form des Veränderungsmanagements ist das agile Change-Management. Ein agiles Veränderungsmanagement kann komplexe Veränderungsvorhaben in Unternehmen steuern, entwickelt sich mit der Veränderung weiter und berücksichtigt von Anfang an Planungsunsicherheiten. Im Gegensatz hierzu sind Projektpläne im klassischen Change Management eher starr und sehr detailliert. Agile Verfahren möchten plötzliche Unregelmäßigkeiten im Change-Prozess nicht direkt korrigieren, sondern versuchen diesen kontinuierlich zu verbessern und anzupassen.
Typische Change-Prozesse in Unternehmen
Zu den klassischen Change-Projekten, die in Unternehmen umgesetzt werden, gehören unter anderem Programme zur Kostensenkung. Wenn Betriebe oder Filialen von einem anderen Unternehmen aufgekauft werden, dann können auch Post-Merger-Integrationen dieser neuen Entitäten ein mögliches Change-Projekt sein. Ein anderes Veränderungsprojekt ist die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur und ihren jeweiligen Anwendungsfeldern in der Mitarbeiterführung.
Wie Sie erfolgreiche Change-Management Projekte umsetzen
Erfolgreiche Change-Prozesse beinhalten verschiedene Zieldimensionen, die Qualität der Lösung, die Integration ins Umfeld und die Akzeptanz durch Stakeholder. Im ersten Schritt eines Change-Prozesses sollten Unternehmen deshalb die geplante Änderung genau prüfen. Welchen Einfluss hat sie auf die Unternehmensstruktur und auf die jeweiligen Realitäten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen? So kann im Vorfeld geklärt werden, welche Stakeholder informiert werden müssen und ob möglicherweise spezifische Konfigurationen benötigt werden. Zusätzlich empfiehlt sich eine Wirkungsanalyse, um festzustellen was mit dem Change Projekt erreicht und welche Voraussetzungen erfüllt werden sollen.
Damit die Change Projekte erfolgreich umgesetzt werden können, müssen Unternehmen transparent kommunizieren. Laut einer Studie der Porsche Consulting aus dem Jahr 2020 scheitern immer noch über dreiviertel der Change Projekte an einer mangelnden Kommunikation. Ein weiteres Problem nicht erfolgreicher Change Projekte ist eine mangelnde Führung. Deshalb sollten im ersten Schritt klare Ziele und Kommunikationsstrategien für das Change Projekt festgelegt werden. In Unternehmen liegt der Widerstand gegen Veränderungsprojekte oftmals in unklaren Konsequenzen der Veränderung begründet. Mithilfe einer strategischen Projektkommunikation kann diesen Ängsten und Bremskräften im Unternehmen entgegengewirkt werden. Der wichtigste Aspekt ist folglich die Vorstellung und Kommunikation eines Veränderungsprojekts.
Teams und Zeitpläne zentral für erfolgreiche Change Projekte
Danach sollten schrittweise die einzelnen Stakeholder, Führungskräfte und Abteilungen ins Projekt geholt werden und ein Projektteam zusammengestellt werden. Dieses kann sich dann auf das Vorgehen einigen und den Veränderungsprozess intern anleiten. Eine ausgewogene Mischung der Stakeholder empfiehlt sich bei der Zusammenstellung der Teams, um Animositäten und Konkurrenz der Abteilungen zu verhindern. Auch auf die Unternehmenskultur und den Umfang des Change Projekts sollte geachtet werden, um alle Betroffenen mit entsprechenden Maßnahmen abzuholen und mit Informationen zu versorgen. Das Projektteam sollte prüfen, inwiefern eine Lokalisierung für einzelne Unternehmenstöchter, spezifische Kommunikationen oder Schulungen für einzelne Benutzergruppen benötigt werden.
Ein zentraler Bestandteil erfolgreicher Veränderungsprojekte ist ein klarer und realistischer Zeitplan. Wird beispielsweise eine neue Software zum Ausgabenmanagement für alle Unternehmenstöchter eingeführt, ist ein Roll-Out in mehreren Phasen am besten. In diesen Phasen testen Meinungsführer bzw. Change Agents die geplante Änderung und liefern Informationen für den optimalen Projektablauf.
Unternehmen sind komplexe soziale Systeme und großflächig angelegte Veränderungen brauchen entsprechend Zeit, um von allen akzeptiert und erfolgreich implementiert werden zu können. Oft müssen Mitarbeitende bisherige Routinen ablegen und eine komplett neue Arbeitsmethode erlernen, wenn beispielsweise eine neue Software zur Reisekostenabrechnung eingeführt wird. Um sich anzupassen und Routinen zu ändern, brauchen Mitarbeitende und Führungskräfte Zeit und ein entsprechendes Onboarding.
Für ein erfolgreiches Change-Projekt sollten Unternehmen die folgenden Informationen mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen teilen:
- Startdatum und Gesamtdauer des Projekts
- Wichtige Meilensteile im Projekt
- Eckpunkte zu den Rollout-Phasen: wer, wo und wann?
Warum Change Management für Unternehmen so wichtig ist?
Für den Fortbestand des Unternehmens müssen sich Betriebe an verändernde Anforderungen der Umwelt anpassen. Ein Veränderungsprozess ist im Unternehmen jedoch komplex, denn es müssen komplette organisatorische Beziehungssysteme neu definiert werden. Wer sich zu lange gegen verändernde Rahmenbedingungen und Marktbedürfnisse sträubt, wird zwangsläufig den Anschluss an Konkurrenten und schlimmstenfalls den Zugang zu Kunden verlieren.
Mit Änderungs- oder Verbesserungsprojekten können Unternehmen parallel die Schnelligkeit ihrer Arbeitsabläufe erhöhen und die Kosten senken. In Unternehmen schlummert mitunter das größte Potential bei Change-Management-Prozessen in marktnahen Abteilungen und Funktionen. War es früher hauptsächlich die Produktion, bei der repetitive Prozesse automatisiert und vereinheitlicht wurden, sind heute ganz andere Arbeitsabläufe unter dem Prüfstand. In der Zieldefinition sollte für diese neuen Bereiche klar festgelegt werden, welche Effizienzsteigerung und Optimierung realisierbar und realistisch ist. Auch bei den „weichen“ Faktoren einer Unternehmensorganisation, z. B. der Unternehmenskultur oder Personalführung gibt es Potential zu Optimierung und Change Prozessen.
Es ist nicht ratsam für ein Change-Projekt lediglich eine Innovationssoftware einzukaufen, ohne dass die benötigten Prozesse durchdacht werden. Wenn Tools eingeführt werden ohne Suchfelder und Problemstellungen zu definieren, dann sind die Teammitglieder oft “lost in translation”. Das Projekt scheitert. Gute Innovationssoftware bietet Unternehmen Möglichkeiten einzelne Ideen zu bewerten und kann vom Smartphone und vom Rechner genutzt werden. Feedbacks und Bewertungen müssen zudem übersichtlich organisiert sein, damit sich alle ein gutes Bild über den Fortschritt des Veränderungsprojekts machen zu können.
Rollout-Phasen bei der Implementierung von Expensya
Viele Unternehmen arbeiten bei der Reisekostenabrechnung noch mit Stift und Papier und Excel-Tabellen. Das ist aber nicht effektiv und kostet neben Zeit auch einiges an Nerven. Wenn sich Unternehmen dann für eine Automatisierung ihrer Finanzverwaltung und Ausgabenmanagementprozesse entscheiden, können sie bares Geld gewinnen.
Um diese Umstellung im Unternehmen jedoch richtig anzuleiten, lohnt es sich auch mit dem Change-Management auseinanderzusetzen. Bei der Implementierung von Expensya werden verschiedene Rollout-Phasen und Testgruppen festgelegt, die die erfolgreiche Umsetzung des Projektes garantieren. So können Sie ohne Probleme zum Ausgabenmanagement von morgen wechseln und alle Ihre Mitarbeitenden werden auf die Reise mitgenommen.
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