Welche Fahrtkosten bekommen Sie wie von Ihrem Arbeitgeber erstattet?

Die Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber

Die Fahrtkostenerstattung ist ein wichtiges Thema, mit dem Sie sich auf jeden Fall auskennen sollten. Egal ob Sie als Arbeitnehmer/-in oft oder nur gelegentlich geschäftlich unterwegs sind, die Fahrtkostenerstattung des Arbeitgebers sollte ihnen geläufig sein. Wussten Sie, dass Sie Ihre Fahrtkosten von Ihrem Arbeitgeber zurückerhalten können? Nein? Keine Sorge, wir erklären Ihnen wie und in welchen Fällen Sie die Fahrtkosten von Ihrem Arbeitgeber zurückerhalten!

Was Sie bei der Fahrtkostenerstattung mit dem Arbeitgeber beachten sollten

Bei der Fahrtkostenerstattung mit Ihrem Arbeitgeber werden grundsätzlich zwei Fälle unterschieden. Diese Unterscheidung ist essenziell, da beide Fälle steuerrechtlich differenziert behandelt werden müssen. Abhängig vom Grund der geschäftlich bedingten Fahrt werden die Fahrtkosten steuerlich entweder zu den Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen oder den Betriebsausgaben gezählt.

Daher sollten Sie für die Erstattung Ihrer Fahrtkosten zuerst einmal das „Warum“ und das „Wie“ der Fahrt klären. Waren Sie geschäftlich unterwegs und mit welchem Transportmittel waren Sie unterwegs? Der Grund der geschäftlichen Fahrt und das gewählte Transportmittel, mit dem diese Fahrt stattgefunden hat, beeinflussen die Fahrtkostenerstattung. Beim ersten Fall handelt es sich um die Erstattung von Fahrtkosten, die im Rahmen von Geschäftsreisen oder beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten angefallen sind. Im zweiten Fall sprechen wir von einer Fahrtkostenerstattung für den Weg zur „täglichen“ Arbeit bei Berufspendlern und Berufspendlerinnen.

Welche Fahrtkosten werden vom Arbeitgeber erstattet?

Sprechen wir doch erst kurz über die Fahrtkostenerstattung bei Geschäftsreisen und beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten. Auf Dienstreisen können den Mitarbeitenden die unterschiedlichsten Kosten entstehen. Nach einer beendeten Dienstreise fragen Sie sich zu Recht, welche dieser Ausgaben Sie vom Arbeitgeber zurückbekommen. Bei der Fahrtkostenerstattung mit dem Arbeitgeber für geschäftlich bedingte Reisen werden grundsätzlich Aufwendungen berücksichtigt, die Ihnen durch das Fahren mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder privaten Fahrzeugen auf einer Dienstreise entstanden sind.

Fahrtkostenerstattung bei Dienstreisen

Die Fahrtkosten einer Dienstreise erhalten Mitarbeitende grundsätzlich lohnsteuerfrei erstattet. Bei dieser Form der Fahrtkostenerstattung wird entweder die Kilometerpauschale angewendet oder die Erstattung erfolgt auf Basis der tatsächlichen Kosten. Das Unternehmen verbucht die Aufwendungen der Fahrtkostenerstattung als Personalkosten, die in den Betriebsausgaben steuerlich angesetzt werden.

Wissenswertes rund um die Reisekostenpauschale

Wenn Sie auf einer Geschäftsreise sind, d.h. Sie sind geschäftlich außerhalb Ihres Wohnorts und Ihrer ersten, üblichen Tätigkeitsstätte unterwegs, dann können Sie sich Ihre Fahrtkosten mit der Kilometerpauschale erstatten lassen. Wenn Sie sich gegen diese gesetzliche Typisierung entscheiden, dann können Sie auch die tatsächlichen Fahrtkosten im Zusammenhang dieser beruflichen Tätigkeit steuerlich geltend machen. Bei der Fahrtkostenerstattung mit der Kilometerpauschale können Sie beispielsweise 0,35€/km bei der Benutzung des privaten PKWs erhalten. Bei den tatsächlichen Kosten sollten Sie genau Buch führen und Belege penibel aufbewahren, um dem Finanzamt die angesetzte Summe begründen zu können. Grundsätzlich empfiehlt es sich die Kilometerpauschale zu verwenden, da sie weitaus einfacher und unbürokratisch für Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist.

Wie berechnet man die Kilometerpauschale?

Bei der Fahrtkostenerstattung im pauschalen Modell müssen Sie die Kilometerpauschale und Pendlerpauschale unterscheiden! Der Pendlerpauschale ist im Gegensatz zum Fahrtkostenzuschuss eine reine steuerliche Möglichkeit, mit deren Hilfe Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen ihre Kosten fürs Pendeln steuerlich absetzen können.

Fahrtkostenerstattung für den einfachen Arbeitsweg

Ihr Arbeitgeber kann Ihnen auch für den täglichen Weg zur Arbeit freiwillig einen Fahrtkostenzuschuss gewähren. Dieser ist für Mitarbeitende jedoch nicht lohnsteuerfrei und wird in der Regel mit einer pauschalen Lohnsteuer von 15 Prozent versteuert. Außerdem darf ein bestimmter Freibetrag nicht überschritten werden, da diese Ausgaben von Arbeitnehmer/-innen in den Werbungskosten angesetzt werden.

Die täglichen Fahrten zwischen der regelmäßigen Arbeitsstätte und dem Wohnort können auch mit der Pendlerpauschale vergütet werden. Hierbei muss der Mitarbeitende zuerst die einfache und kürzeste Strecke zur Arbeitsstelle ermitteln und kann dann für jeden gefahrenen Kilometer eine Pendlerpauschale ansetzen. Wenn anstelle der kürzesten Strecke andere Routen gewählt werden, sollten Sie das vor dem Finanzamt auch rechtfertigen können. Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen steht bei der Fahrtkostenerstattung mit der Pendlerpauschale ein Freibetrag von 4.500 Euro pro Kalenderjahr zur Verfügung. Diese Summe überschreitende Fahrtkosten können nicht erstattet werden. Die Pendlerpauschale lohnt auch schon bei kurzen Strecken!

Fahrtkostenerstattung bei doppelter Haushaltsführung

Eine weitere Möglichkeit zur Fahrtkostenerstattung bietet sich bei Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung. Wenn Sie weit von Ihrer ersten Arbeitsstätte entfernt leben, können Sie die Pendlerpauschale in Anspruch nehmen. Mitarbeitende, die eine doppelte Haushaltsführung behördlich angemeldet haben, können eine Heimfahrt pro Woche von der Steuer absetzen. Wie bei allen Pauschalen, erhalten Sie den pauschalen Betrag unabhängig davon, ob Ihnen tatsächlich Kosten entstanden sind und in welcher Höhe Ihnen Kosten angefallen sind.

Bis zu welcher Höhe muss der Arbeitgeber die Fahrtkosten zurückerstatten?

Wir haben geklärt welche Modelle zur Fahrtkostenerstattung existieren. Nun stellt sich noch die Frage in welcher Höhe Sie diese Fahrtkosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht gesetzlich zur Fahrtkostenerstattung erstattet, viele Unternehmen entscheiden sich jedoch dafür Ihren Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen diese Ausgaben zu erstatten. Oftmals wird hierfür die Erstattung mit pauschalen Beträgen gewählt.

Bei der Fahrtkostenerstattung mit der Kilometerpauschale ist die Höhe der Fahrtkostenerstattung über den gesetzlich vorgeschriebenen Pauschbetrag geregelt. Das heißt, Sie erhalten unabhängig von den tatsächlichen Fahrtkosten den festgelegten pauschalen Betrag. Mehr zu den einzelnen Pauschalen erfahren Sie in unserem Artikel zur Kilometerpauschale. Wenn Sie sich wie oben bereits kurz erwähnt für die Fahrtkostenerstattung auf Basis der tatsächlich angefallenen Kosten entscheiden, kann der Betrag der Ihnen erstattet wird sehr unterschiedlich sein. Je nachdem welche Ausgaben Ihnen für die unterschiedlichen, beruflich bedingten Fahrten entstanden sind.

Fahrtkostenerstattung des Arbeitgebers: die Ausnahmen

Falls Sie mit einem Geschäftswagen auf Dienstreise unterwegs waren, können Sie die Kilometerpauschale nicht geltend machen. Da in diesem Fall ein geschäftliches Fahrzeug rein dienstlich genutzt wurde und dem Mitarbeitenden keine Kosten entstanden sind. Die Aufwendungen zum Unterhalt des Dienstwagens werden in Gänze vom Unternehmen selbst getragen und der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin darf in diesem Fall keine Kilometerpauschale ansetzen.

Expensya, eine Lösung zur Verwaltung Ihrer Fahrtkosten

Für ungeübte Anwender und Anwenderin wird die Fahrtkostenerstattung schnell zu einer Sisyphusarbeit. Zettelchaos, Fahrtenbücher und umständliche Excellisten zur Berechnung der einzelnen Pauschalen. Das muss nicht sein!

Mit Expensya entscheiden Sie sich für einen vereinfachten, automatisierten und digitalen Prozess zur Verwaltung Ihrer Fahrtkosten. Nicht nur Ihre Mitarbeitenden werden Ihnen diese Entscheidung danken, sondern auch Vorgesetzte, die die jeweiligen Ausgaben freigeben und die Buchhaltung, die die Kostenerstattung veranlasst. Sie profitieren über den gesamten Prozess der Fahrtkostenerstattung von einer unschlagbaren Übersichtlichkeit und realisieren Effektivitäts- und Zeitgewinne über alle Prozessschritte hinweg. Eine automatisierte Lösung wie Expensya erfasst Belege selbständig mit der OCR+ Technologie, reduziert die Eingabefehler und erhöht gleichzeitig die Regelkonformität erfasster Ausgaben!

Automatisierte Reisekosten-Verwaltung

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