Finanz-Checkliste fürs Startup-Gründen

Beim Startup-Gründen müssen viele Aspekte beachtet werden, neben einer innovativen Idee, dem richtigen Gründungsteam und Geschäftsplan stellt sich auch die Frage nach der Finanzierung. Erfahrung ist sowohl bei der Finanzierung als auch dem Gründungsteam entscheidend, um die Weichen für die zukünftige Entwicklung des Startups zu stellen. Doch wann gilt ein Unternehmen eigentlich als Startup und welche Aspekte sollten in der Buchhaltung und der Finanzierung berücksichtigt werden?

Wer fällt unter die Kategorie Start-Up?

Als Startup werden neugegründete Unternehmen bezeichnet, die sich in der Gründungsphase oder noch ganz am Anfang ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit befinden. Oftmals bringen sie neuartige Ideen auf den Markt und haben disruptives Potential für bereits etablierte Unternehmen. Sie fungieren als Vorreiter der digitalen Transformation und Technologien wie Künstlicher Intelligenz. Dadurch prägen sie vor allem die Definition der Industrie 4.0 und des Internet of Things (IoT). Laut dem deutschen Startup Monitor (DSM) sind Startups in der Regel jünger als 10 Jahre und bieten eine innovative Technologie oder ein neuartiges Geschäftsmodell. Zusätzlich zeichnen sich diese Unternehmen durch ein signifikantes Wachstum an Mitarbeitenden oder Umsatz aus.

In der diesjährigen Erhebung des DSM zeigt sich, dass der Startup-Sektor in Deutschland sehr vielfältig ist und besonders branchenübergreifende Innovationen hervorbringt. Die Mehrheit der Startups arbeitet jedoch mit einem digitalen Geschäftsmodell und vorwiegend Software-as-a-Service Modelle (SaaS). Über den DACH-Raum hinweg arbeiten Gründer:innen mit den verschiedensten Stakeholdern und Zielgruppen zusammen, jedoch bleibt das Geschäft im B2B-Sektor eine der Haupteinkommensquellen von Startups. (Quelle: Deutscher Startup Monitor, 2021)

Budget aufstellen & Gründungskosten einkalkulieren

Beim Startup Gründen können die verschiedensten Kosten anfallen. Die Kosten, die mit der Gründung eines Unternehmens zusammenhängen, werden auch Gründungskosten genannt. Zu diesen Ausgaben zählen unter anderem die Entwicklungskosten, Gebühren für Handelsregistereintrag und Patente, Ausgaben für Rechtsanwälte oder Notarkosten.

Gründungskosten fallen einmalig zu Beginn der unternehmerischen Tätigkeit an und die Ausgabenkategorien sind von der Firmierung des jeweiligen Unternehmens abhängig.

Im HGB ist für Gründungskosten eines Unternehmens ein Bilanzierungsverbot festgehalten (s. § 248 Abs. 1 HGB). Weder Einzelunternehmer noch Personen- oder Kapitalgesellschaften dürfen diese Ausgaben in der Bilanz aktivieren. Für die Gründungskosten sollte im Budget eines Startups eine gewisse Summe vorgehalten werden, da diese für die Betriebsaufnahme oft unerlässlich sind.

Bei der Aufstellung des Budgets und Finanzierungsbedarfs eines Startups sollten die Gründungskosten richtig kalkuliert werden. So kann im Zweifel vermieden werden, dass das Geld beim Startup-Gründen knapp wird und das Budget für wichtige Entscheidungen fehlt.

Welche Finanzierungsmethoden bieten sich beim Startup-Gründen?

Bei der Gründung eines Startups stellt sich neben der innovativen Idee auch die Frage nach der Finanzierung des Vorhabens. Gründern:innen bieten sich hier vier unterschiedliche Finanzierungsformen, die je nach Vorhaben besser oder schlechter geeignet sind.

Die erste Finanzierungsform sind Kredite. Diese können zum einen ganz klassisch in Form von Bankkrediten von klassischen Bankinstituten ausgegeben werden. Solche Kredite sind ganz einfach zu planen, man weiß im Voraus welche Finanzierungsdauer zu welchem Zinssatz bevorsteht. Außerdem können bei klassischen Krediten die Geldgeber nicht bei Entscheidungen im Startup mitreden, das kann für manche ein klarer Vorteil dieser Methode sein. Zwei weitere Ausprägungsformen von Kreditfinanzierung sind Crowdfunding oder Mikrokredite. Eine weitere Finanzierungsmöglichkeit für Startups sind Förderungen in staatlichen Programmen, über Stipendien oder durch Wettbewerbe.

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Das Startup-Vorhaben kann jedoch auch mit Eigenkapital der Gründer:innen selbst oder aus Geldbeständen der Familie finanziert werden. Wird das Startup komplett über Eigenkapital der Gründer:innen finanziert, nennt man dies auch Bootstrapping. Projekte, die wenig Gründungskapital benötigen, sind hierfür gut geeignet und vermeiden die Einbindung anderer Stakeholder. Bei dieser eigenkapitalfinanzierten Methode behält das Gründer-Team alle Unternehmensanteile. Auch bei Crowdfunding-Projekten können die Gründer:innen in der Regel ihre Anteile behalten.

Wird Fremdkapital zur Finanzierung eines Startups verwendet, dann müssen im Gegenzug für das Kapital oft Unternehmensanteile abgegeben bzw. verkauft werden. Zu diesen Methoden gehören beispielsweise Venture Capital Investoren:innen, Innovation Accelerator, Business Angels und das Crowdinvesting.

Korrekte Rechnungen erstellen

Die Rechnung ist ein zentrales Dokument für Unternehmen, egal welcher Größe und Branche. Mit diesem Dokument können Unternehmer und Unternehmerinnen erbrachte Leistungen in Rechnung stellen und ihre Lieferkonditionen festlegen. Im B2B-Kontext ist es vor allem für Garantieansprüche und den Vorsteuerabzug wichtig, dass ordnungsgemäße Rechnungen erstellt werden. Sollte die Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, dann kann schlimmstenfalls die Steuererstattung verweigert werden. Startups sind als Kleinstunternehmen oft von der Umsatzsteuer befreit, d. h. sie müssen auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Die genaue Klassifizierung kann dem Paragraf 19 im Umsatzsteuergesetz entnommen werden.

Zu den Pflichtangaben auf einer ordnungsgemäßen Rechnung gehören neben Rechnungsdatum, Namen und Anschrift des leistungserbringenden Unternehmens auch die Adresse des Rechnungsempfängers. Auch die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Ident muss auf der Rechnung auftauchen. Eine zentrale Angabe ist die Rechnungssumme für den gelieferten Warenumfang und -art sowie die Umsatzsteuerbeträge oder andere Steuersätze.

Entsprechend dem Umsatzsteuerrecht gilt für die Rechnungsstellung eine Frist von sechs Monaten. Erleichterungen gewährt der Gesetzgeber bei Rechnungen mit Kleinstbeträgen unter 150 Euro. Auf diesen entfallen die verpflichtenden Angaben zu Rechnungsempfänger:in, Steuer- und Rechnungsnummer auch die Umsatzsteuer muss nicht gesondert aufgeführt werden.

Die richtige Software auswählen

Die richtige Software zum Finanzmanagement kann Startups viel Zeit und Geld sparen. Funktionen wie die automatische Rechnungserstellung und Schnittstellen zum Unternehmenskonto erleichtern Gründer:innen die Arbeit. Durch verknüpfte Softwaretools bleibt das Finanzmanagement auch in der oft chaotischen Gründungsphase übersichtlich. Komplexe Aufgaben wie die Erstellung einer Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) sind mit wenigen Klicks direkt in der Software erstellt. Idealerweise erinnern solche Softwares auch an Fristen zur MwSt.-Erstattung und an noch offene Rechnungen, die beglichen werden müssen.

Gerade bei der Ausgabenverwaltung und in der Buchhaltung sollten sich Startups für agile Softwares entscheiden, die mit den sich oft schnell verändernden Rahmenbedingungen in Startups weiterentwickeln können. Expensya ist eine End-to-End-Lösung, die sich dank zahlreichen Funktionen von Bank- und Kreditkartenintegrationen bis hin zu innovativen BI-Modulen auch an die Anforderungen von Startups anpassen können.

Dann müssen Sie eine Bilanz erstellen

Das deutsche Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt für Unternehmen eine Buchführungspflicht für Kaufmänner und -Frauen vor, d. h. sie müssen einen Jahresabschluss mit Bilanz, GUV und Anhang erstellen. Diese Pflicht kann dem Paragraf 238 Abs. 1 entnommen werden.

Von der Bilanzierungspflicht sind nur Einzelunternehmen ausgenommen, die unterhalb gesetzlich festgelegter Schwellenwerte liegen. Befreit sind laut Gesetz Einzelkaufleute, die am Tag des Jahresabschlusses von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Umsatzerlös von 500.000 € nicht überschreiten und jeweils 50.000 € Jahresüberschuss haben. Auch bei den Rechnungsvorschriften gibt es wie bereits angesprochen größenabhängige Erleichterungen.