Um sich die Fahrtkosten vom Arbeitgeber erstatten zu lassen, können Angestellte das Kilometergeld beziehungsweise die Kilometerpauschale mit der Reisekostenabrechnung einfordern. Doch was ist eigentlich das Kilometergeld und wie funktioniert die Abrechnung der Pauschale? Erfahren Sie, wie man das Kilometergeld berechnet und Sie ihre Fahrtkosten vom Unternehmen erstattet bekommen.
Das können Sie unter dem Kilometergeld verstehen!
Der Begriff Kilometergeld wird vor allem in Österreich verwendet, in Deutschland ist diese Pauschalentschädigung eher unter dem Begriff Kilometerpauschale, Entfernungspauschale oder Fahrtkostenpauschale bekannt. Das Kilometergeld ist eine pauschale Vergütung für die Kosten, die Angestellten durch die Nutzung des privaten PKWs auf Dienstreisen anfallen.
Damit das Kilometergeld geltend gemacht werden darf, bedarf es einer beruflich bedingten Fahrt mit dem privaten PKW. Eine sogenannte Geschäftsreise liegt immer dann vor, wenn der Angestellte im Rahmen der beruflichen Tätigkeit und im Auftrag des Unternehmens außerhalb der normalen Arbeitsstätte unterwegs ist. Für diese Dienstreise wird dann der private PKW verwendet, d. h. Angestellte tragen 100% der Kosten für dieses Fahrzeug. Zusätzlich müssen für die gefahrenen Kilometer auf der Dienstreise nachgewiesen werden können, entweder über ein Fahrtenbuch oder beispielsweise mit Tankbelegen.
So berechnen Sie das Kilometergeld
Gleich wie bei der Kilometerpauschale gelten die Pauschalbeträge pro geschäftlich zurückgelegten Kilometer. In Österreich greift jedoch ab 30.000 Kilometern pro Kalenderjahr eine Obergrenze, die Beträge für Fahrten ab dieser Gesamtstrecke sind nicht mehr steuerfrei erstattungsfähig. Bei Fahrrädern liegt diese Grenze zur steuerfreien Erstattung niedriger, und zwar bei 1500 Kilometern. Für Angestellte von Unternehmen, die den Hauptsitz in Österreich haben und Dienstfahrten haben, gelten die folgenden Kilometerpauschalen.
- Personenkraftwagen (PKW) 0,42€/km
- Motorrad oder motorisierte Fahrräder 0,24€/km
- Je Mitreisende (bei Fahrtgemeinschaften) 0,02€/km
- Fahrrad 0,38€/km
Wenn Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht ersetzt oder nur teilweise für diese aufkommt, dann können Angestellte die Restkosten in der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Werden höhere Beträge als die gesetzlichen Pauschalen gezahlt, dann muss dies als zusätzliches Einkommen versteuert werden. Die offizielle Abgrenzung und aktuelle Listen zu den geltenden Pauschalen können Sie den Seiten des österreichischem Bundesfinanzministerium für Finanzen entnehmen.
Wie funktioniert die Kostenerstattung mit dem Kilometergeld?
Das Kilometergeld sichert den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen, die für eine geschäftliche Reise den privaten PKW verwenden mussten, eine pauschale Entschädigung zu. Dieser pauschale Betrag umfasst neben dem Wertverlust des Autos auch die Ausgaben fürs Tanken, Wartung, Zusatzausstattungen, Steuern und Gebühren sowie alle Versicherungen. Gleichfalls werden mit dem Kilometergeld auch die Finanzierung des Fahrzeugs (z. B. Leasingraten oder Kreditraten) sowie Maut- und Parkgebühren abgegolten.
Wenn Unternehmen sich für den gesetzlichen Pauschalsatz entscheiden, werden die Ausgaben als beglichen angesehen. Das bedeutet, dass im Nachhinein keine zusätzlichen Belege mehr eingereicht und abgerechnet werden können. Nur in Ausnahmefällen und wenn Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen nachweisen können, dass die Kosten für die Dienstfahrten höher sind als das Kilometergeld, können Differenzbeträge beim Finanzamt eingereicht werden.
Mit Expensya gehört Papierkram bei der Reisekostenabrechnung der Vergangenheit an!
Bei der klassischen Reisekostenabrechnung des Kilometergelds fallen neben Unmengen an Papierbergen auch die ein oder anderen lästigen Arbeitsschritte an. Belege sammeln, Fahrstrecken umständlich berechnen oder ins Fahrtenbuch eintragen und im schlimmsten Fall mit einer mehrseitigen Excel-Tabelle einreichen. In diesem händischen und analogen Prozess zur Fahrtkostenerstattung unterlaufen schnell Fehler. Der Tankbeleg ist nach der Dienstreise nicht mehr aufzufinden oder es wurde erst gar kein Beleg ausgestellt? Dann sieht es nach bereits abgeschlossener Reise düster aus, wenn die Finanzbuchhaltung die Belege für die eingereichten Ausgaben sehen will.
Um arbeitsintensive und umständliche Prozesse wie diesen zu vereinfachen und zu automatisieren, wurde Expensya entwickelt. Mithilfe der mobilen und browserbasierten Lösung können Geschäftsausgaben wie Kilometerpauschalen, Restauranttickets, Ausgaben für Büroausstattung, Online-Einkäufe und vieles mehr in wenigen Klicks erfasst werden. Dank der OCR+ Technologie von Expensya werden die Daten eines Belegs oder einer Rechnung innerhalb von Sekunden ausgelesen und sind direkt im Ausgabenformular erfasst. Angestellte prüfen die Angaben und können ihre Abrechnungen entweder direkt am Anschluss oder später gesammelt direkt über die Plattform zur Kostenerstattung ausreichen. Expensya macht Schluss mit nervenraubenden und langwierigen Kostenerstattungsprozessen – Geschäftsausgaben verwalten, erfassen und abrechnen war noch nie so einfach!
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