Geschäftsreise planen, so wird die Reise zum Erfolg!

Schon bei der privaten Urlaubsplanung muss man Vieles beachten und die richtigen Vorbereitungen treffen. Bei der geschäftlichen Reise beschäftigen Travel Manager sich mit denselben Herausforderungen und müssen oftmals mehrere Dienstreiseanträge gleichzeitig bearbeiten. Bei schlecht organisierten Geschäftsreisen ist der Auftrag der Reise beispielsweise ein Vertragsabschluss mit neuen Kunden gefährdet. Dadurch verliert das Unternehmen bares Geld, nicht nur für die unerfolgreiche Reise, sondern auch für den Ertragsausfall. Schlecht geplante Geschäftsreisen können sich folglich negativ auf den Unternehmenserfolg auswirken.

Was gilt als Geschäftsreise?

Eine Geschäftsreise ist eine geschäftlich bedingte Reise, die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen im Auftrag ihres Unternehmens antreten. Meistens liegt der Grund der Reise im Geschäftsinteresse des Unternehmens zum Beispiel: Kundenbesuche oder Messeauftritte. In der privaten Wirtschaft wird hauptsächlich der Begriff „Geschäftsreise“ verwendet, wenn Mitarbeiter fürs Unternehmen verreisen. Angestellte im öffentlichen Dienst gehen jedoch eher auf „Dienstreise“. Beide haben aber den gleichen Grundsatz: bei der Reise werden die Interessen des Arbeitgebers verfolgt, deshalb handelt es sich um eine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit oder -Einsatz.

Zählt die Dienstreise als Arbeitszeit?

Die Arbeitsstunden, die auf einer Geschäftsreise geleistet werden, zählen als Arbeitszeit. Auch die Anreise- und Abreisezeit zählt in der Regel zur Arbeitszeit. Das kann aber je nach Arbeitsvertrag, Gewerkschaft oder Reiserichtlinien des Unternehmens variieren. Ansprechpartner:in für solche Fragen ist die Personalabteilung im Unternehmen oder Travel Manager, die sich um die komplette Organisation kümmern und die Geschäftsreise planen.

Geschäftsreise Tipps für Ihren nächsten Trip

Bevor Sie den Trip antreten und die Geschäftsreise planen, sollte feststehen mit welcher Zielsetzung die Geschäftsreise stattfindet. Handelt es sich um einen Messebesuch, eine Vertragsverhandlung oder eine Projektpräsentation müssen möglicherweise gesonderte Unterlagen vorbereitet und die Beteiligten geschult werden. Auch Termin, Dauer und Reiseziel sollten vor der Organisation geklärt werden. Vor allem bei mehrtägigen Reisen hilft ein klarer Ablaufplan mit Uhrzeiten und Treffpunkten zu den jeweiligen Terminen. Wann ist die Abfahrt zum Flughafen und wo trifft man sich mit dem Kunden? So ist klar ersichtlich wer, wann, wo sein muss und wie sie dort hingelangen.

Mit einer klaren Liste zu den Eckpunkten der Reise können die nächsten Schritte der Geschäftsreise angegangen werden. Je nach Reiseziel brauchen Angestellte ein Visum, extra Reiseversicherungen oder Gesundheitsunterlagen wie Impfbescheinigungen, die schon im Voraus gemacht werden müssen. Auch frühzeitige Buchungen der Unterkünfte und Transportmittel sind in dieser Etappe entscheidend. Diese Dokumente müssen auf jeden Fall mit ins Gepäck:

• Pass oder Personalausweis
• Flugtickets
• Bargeld in Landeswährung oder Dollar
• Business Karte
• Versicherungsunterlagen (Auslandskrankenversicherung, internationale Krankenversicherung, A1-Bescheinigung, etc.)
• Kontaktinformationen und Notfallnummern

Sind alle Reiseunterlagen zusammengestellt sollte im Unternehmen auch geklärt werden, ob eine Stellvertretung während der Reise benötigt wird. Bei längeren Reisezeiten empfiehlt es sich auch einen Abwesenheitsnotiz zu aktivieren, der Kontakte über die eingeschränkte Erreichbarkeit informiert. Ein weiterer Geschäftsreise Tipp ist, alle wichtigen Dokumente zu scannen und auch in digitaler Form griffbereit zu haben. Sollte Ihnen auf der Reise etwas verloren gehen, haben Sie trotzdem noch eine Kopie griffbereit und sind nicht blockiert.

Eine klare Reiserichtlinie hilft Unternehmen auch erfolgreiche Geschäftsreisen zu organisieren. Dann steht beim Geschäftsreise planen fest, welche Genehmigungen vor Reiseantritt benötigt werden und wie die Reisekostenerstattung abläuft. Letzteres ist extrem wichtig für die Abwicklung von Geschäftsreisen, denn so wissen Reisende schon vorher, welche Spesen vom Unternehmen, wie erstattet werden.

Was ist eine A1 Bescheinigung bei Dienstreisen und wer braucht sie?

Mithilfe der A1-Bescheinigung können Angestellte nachweisen, dass sie bei einer Geschäftsreise ins EU-Ausland im Heimatland sozialversichert sind. So entfallen doppelte Sozialversicherungsbeiträge für Reisen innerhalb der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz. Der Arbeitgeber ist verpflichtet eine grenzüberschreitende Tätigkeit der eigenen Beschäftigten beim jeweiligen Versicherungsträger anzumelden. Der A1-Schein muss für jede Dienstreise, die ins Ausland führt und einen berufsbedingten Grenzübertritt bedeutet, unabhängig von ihrer Dauer angefertigt werden. Bei kurzen Geschäftsreisen, die nur bis zu einer Woche gehen, darf die Bescheinigung auch nachgereicht werden. Trotzdem müssen die nationalen Richtlinien des Reiselands berücksichtigt werden, in Frankreich und Österreich gelten beispielsweise strengere Regeln.

Seit 2019 können diese Anträge und Bescheinigungen in digital beantragt und ausgestellt werden, was den Prozess deutlich vereinfacht und verschlankt. Zuständig sind in der Regel die Krankenkassen außer bei privat Versicherten, hier greift die Deutsche Rentenversicherung. In vielen Entgeltabrechnungssoftwares kann dieses Verfahren automatisiert werden und das Geschäftsreise planen wird einfacher.

Liquidität und Handlungsfreiheit auf Reisen sicherstellen

Sicher lassen sich nicht alle Situationen und Probleme einer Reise antizipieren. Eine ausführliche Planung im Voraus kann dem Unternehmen jedoch viel Geld ersparen und verhilft Reisenden zu einer angenehmen Reiseerfahrung. Eines ist aber sicher, auf einer Geschäftsreise fallen ihrem Mitarbeiter Kosten an. Haben sich Unternehmen noch nicht für Business Cards entschieden, müssen auf der Dienstreise oft noch große Summen Bargeld mitgeführt werden. Diese Praktik birgt aber große Risiko für Geschäftsreisende und Unternehmen. Bei Verlust oder Diebstahl stehen die Angestellten in einem fremden Land mittellos da und müssen auf die eigene Bankkarte zurückgreifen. Eine Lösung für dieses Problem können Firmenkreditkarten oder Reisestellenkarten sein, mit denen Spesen oder Transportkosten direkt bezahlt werden können. Jedoch fehlt sowohl bei der Kreditkarte als auch beim Bargeld eine ausreichende Kontrolle und Sicherheit fürs Unternehmen. Die Ausgaben können auf der Dienstreise ohne Kontrolle getätigt werden und der Buchhaltung fallen unerlaubte Auslagen erst in der Abrechnung auf.

Für eine erfolgreiche Reiseplanung lohnen sich geschäftliche Zahlungskarten, die direkt in ein Spend Management Tool integriert sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Ausgaben- und Reiserichtlinien schon bei der Kartenkonfiguration berücksichtigt werden und Spesenbetrug ein Riegel vorgeschoben wird. Bei Expensya erhalten Sie volle Kontrolle über die Transaktionen und Geschäftausgaben Ihrer Belegschaft.