Geschäftsreisen

Geschäftsreisen: Was kann als Reisekosten verrechnet werden?

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In vielen Unternehmen mehren sich die Geschäftsreisen. Das Unternehmen ist per Gesetz verpflichtet, die Reisekosten seiner Mitarbeitenden bei Dienstreisen zu übernehmen.

Über die Reisekostenabrechnung können die Mitarbeitenden die ihnen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit entstandenen Kosten monatlich geltend machen, und der Arbeitgeber kann ihnen die Geschäftsausgaben auf dieser Basis erstatten.

Aber auch im Rahmen einer Geschäftsreisen kann nicht jede beliebige Ausgabe als Reisekosten geltend gemacht werden. Was also kann bei einer Geschäftsreisen in die Reisekostenabrechnung aufgenommen werden? Was gilt als Geschäftsausgaben und welche Ausgabenarten kann das Unternehmen akzeptieren?  Hier erfahren Sie, ob die in Ihrem Unternehmen eingerichteten Verfahren mit den Vorschriften in Einklang stehen – was insbesondere im Falle einer Steuerprüfung wichtig ist!

Was versteht man unter Geschäftsausgaben?

Als Geschäftsausgaben werden alle Ausgaben bezeichnet, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit entstehen und die nötig sind, um den erhaltenen Auftrag zu erfüllen.

Es handelt sich also um vom Arbeitnehmer getätigte Ausgaben, die auf Vorlage eines Belegs vom Unternehmen erstattet werden.

Wichtig:

  • Geschäftsausgaben können bis zu einer gewissen Höhe sozialabgabenfrei auf Basis der tatsächlichen Ausgaben oder in Form einer Pauschale erstattet werden.
  • Alle Ausgaben müssen gerechtfertigt und verhältnismäßig und im Interesse des Unternehmens getätigt worden sein.

Ausgaben, die als Reisekosten verbucht werden können, gehören verschiedenen Kategorien an. Aber welchen?

Transportkosten:

Zu den Transportkosten zählen alle Ausgaben, die ein Transportmittel zur Durchführung eines Auftrags zu beruflichen Zwecken erfordern.

Diese sehr häufige Ausgabenkategorie betrifft alle Reisen, deren Ausgangspunkt der Standort des Unternehmens ist. In der Tat werden die Kosten für den Heimweg ab dem Arbeitsplatz bei der Erstattung von Reisekosten nicht berücksichtigt.

Im Allgemeinen sind die gebräuchlichsten Transportmittel Taxi, Bahn, Flugzeug oder Schiff. Dass Sie eine Quittung benötigen, um eine Kostenerstattung zu erhalten, muss sicherlich nicht extra betont werden.

Wissenswert:

  • Um jegliches Betrugsrisiko zu vermeiden, kann das Unternehmen in einigen Fällen die Vorlage des Zugtickets oder der Bordkarte als Nachweis verlangen.
  • Wenn Mitarbeitende ihr Privatfahrzeug für eine Dienstreise nutzen, können sie eine Erstattung nach dem amtlichen Kilometergeld erhalten. In diesem Fall ist es ratsam, zur Distanzberechnung sowie zur Datenkontrolle und -überprüfung eine Lösung zur Verwaltung der Fahrtkosten zu verwenden.

Andere Ausgaben stehen ebenfalls im Zusammenhang mit Reisen, nämlich:

  •  Maut- und Parkgebühren: Diese Auslagen werden wie alle anderen Ausgaben erstattet, d.h. gegen Vorlage von Belegen. In einigen Fällen statten Unternehmen ihre Mitarbeitenden mit einer elektronischen Mautkarte aus, um die Verwaltung dieser Art von Gebühren zu erleichtern.
  • Bußgeld: Wenn das Bußgeld im Rahmen der Nutzung eines Dienstwagens verhängt wurde, kann das Unternehmen dieses Bußgeld entrichten und es von dem betreffenden Mitarbeitenden zurückfordern. Unternehmen geben außer bei wiederholten oder schweren Verstößen nur selten den Namen ihrer Beschäftigten in die Behörden weiter.

Verpflegungskosten:

Die Verpflegungskosten umfassen alle im Rahmen einer Dienstreise anfallenden Ausgaben für Verpflegung.

Im Allgemeinen bezieht sich diese Ausgabenkategorie auf Mahlzeiten, Restaurantbesuche oder den Lebensmitteleinkauf in Supermärkten. Einige Unternehmen haben für die Verpflegungskosten Obergrenzen eingerichtet, die Mitarbeitende auf Geschäftsreisen kennen müssen.

Wichtig: Möglicherweise werden Sie Kunden oder Interessenten zu einem Geschäftsessen, beispielsweise einem Mittagessen, einladen. Diese Spesenabrechnungen werden genau überwacht, da sie Überschreitungen oder möglichen Betrug begünstigen. Die Ausgaben müssen angemessen sein und durch Quittungen belegt werden, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Unterbringungskosten:

Die Unterbringungskosten umfassen alle im Rahmen einer Dienstreise anfallenden Ausgaben für die Unterbringung des Mitarbeitenden.

In einem Hotel oder über einen Community-Marktplatz gebuchte Übernachtungen sind erstattbar, wenn der Aufenthaltsort des Arbeitnehmers mindestens 50 km von seinem Wohnort oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln mehr als 1,5 Stunden entfernt ist.

Auch diese Ausgaben müssen selbstverständlich gerechtfertigt, angemessen und dem Auftrag des Mitarbeiters entsprechend verhältnismäßig sein.

Wissenswert: Übernachtungskosten, die in Luxushotels (5 Sterne) entstanden sind, werden vom Finanzamt mit einem kritischen Auge betrachtet. Es könnte diese Kosten einer Sachleistung gleichsetzen.

Geschäftsausgaben:

Als Geschäftsausgaben gelten alle Ausgaben im Zusammenhang mit dem Kauf kleinerer Ausrüstungselemente oder Ausgaben, die für die ordnungsgemäße Durchführung des beruflichen Auftrags notwendig sind. Dazu gehören:

  • Abonnements für bestimmte Dienste
  • Eintrittskarten für eine Messe
  • Telefon-Abo usw.

Reisekostenabrechnungen: Erarbeitung einer Ausgabenrichtlinie

Wie auch alle obigen Ausgaben müssen diese Kosten gerechtfertigt sein, bevor sie zur Validierung und Erstattung eingereicht werden.

Angesichts der zahlreichen Dienstreisen können die Geschäftsausgaben rasch zu einer erheblichen Menge anwachsen. Wenn Ihr Unternehmen nicht mit einem speziellen Tool zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ausgestattet ist, ist die Bearbeitung von Geschäftsausgaben zeitaufwändig und schwierig.

Daher raten wir Ihnen, sich für eine intelligente und digitale Spesenabrechnungslösung zu entscheiden, um Zeit zu sparen und die Ausgaben Ihres Unternehmens besser zu verwalten und zu kontrollieren.

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