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Gesetzliche Anforderungen bei der Reisekostenabrechnung

Unternehmen verwalten monatlich die unterschiedlichsten Geschäftsausgaben, darunter auch die ein oder andere reisebedingte Ausgabe. Reisekosten gehören in den meisten Unternehmen zum Geschäftsalltag und Unternehmen erstatten einen Großteil dieser Ausgaben an Mitarbeiter. Erfahren Sie welche gesetzliche Anforderungen Unternehmen und Mitarbeiter bei der Reisekostenabrechnung beachten müssen.

Gesetzliche Anforderungen bei der Reisekostenabrechnung 

Auf einer Reisekostenabrechnung werden grundsätzlich alle Kosten aufgelistet, die einem Mitarbeiter durch eine Dienstreise d.h. einer geschäftlich bedingten Reisetätigkeit entstanden sind. Auf einer Reisekostenabrechnung können unterschiedliche Elemente und Kostenarten auftauchen so zum Beispiel die Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand.

Bevor wir näher auf gesetzliche Anforderungen einer Reisekostenabrechnung eingehen, klären wir erst einmal welche Vorteile die korrekte Abrechnung von Reisekosten bietet und ob diese verpflichtend für Unternehmen ist.

Reisekostenabrechnung: verpflichtend für Unternehmen?

Als Geschäftsausgaben bezeichnet man alle Ausgaben, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit entstehen und die nötig sind, um einen erhaltenen Auftrag zu erfüllen. Solche geschäftlich bedingten Ausgaben, die Mitarbeitern anfallen, sind erstattungsfähig.

Geschäftliche Ausgaben sind also Ausgaben, die Arbeitnehmer getätigt haben und die gegen Vorlage eines Belegs vom Unternehmen erstattet werden. Reisekosten gehören ebenfalls zu diesen erstattungsfähigen Geschäftsausgaben.

Damit Unternehmen jedoch die Erstattung von Geschäftsausgaben ausführen können, werden Abrechnungen dieser Kosten und Belege bzw. Quittungen der getätigten Ausgaben benötigt. Im Fall von Reisekosten sprechen wir dabei von Spesenabrechnungen oder Reisekostenabrechnungen. Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen eine Reisekostenabrechnung für alle Kostenarten zu erstellen.

Die Auszahlung von Verpflegungspauschale und Übernachtungspauschale von Arbeitgebern an Mitarbeiter ist beispielsweise nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sollte Ihr Unternehmen Ihnen diese Reisekostenart nicht erstatten, können Sie sie jedoch bei Ihrer Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Wenn Unternehmen ihre Reisekosten jedoch steuerlich geltend machen möchten, benötigen sie Reisekostenabrechnungen als Nachweise gegenüber dem Finanzamt.

Vorteile einer guten Verwaltung von Reisekostenabrechnungen

Wie bereits erwähnt ist die Reisekostenabrechnung ein wichtiges Dokument. Mit diesem weisen Unternehmen nach, dass es sich bei einer Reise um eine geschäftlich bedingte Auswärtstätigkeit handelt und die eingereichten Ausgaben dabei angefallen sind. Nur so können Unternehmen ihre Reisekosten steuerlich geltend machen und Arbeitnehmer von einer steuerfreien Kostenerstattung profitieren.

Eine gute Buchhaltung archiviert alle Belege sorgfältig. So sind erforderliche Belege und Quittungen für die Abrechnung griffbereit und die Reisekostenabrechnungen werden mit den entsprechenden Nachweisen versehen. Dadurch können Unternehmen Nachzahlungen vermeiden und Mitarbeitern werden zeitnah ihre Kosten erstattet.

Gesetzliche Anforderungen 2023

Damit eine Reisekostenabrechnung vom Finanzamt anerkannt wird, werden zum einen entsprechende Nachweise (Belege und Quittungen) der Ausgaben benötigt. Zum anderen muss das Unternehmen begründen, dass es sich bei der Reise des Mitarbeitenden um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit handelt.

Das ist wichtig, da nicht jede Geschäftsreise vom Gesetzgeber als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit anerkannt wird. Kundentermine in der Stadt, in der Sie ihren üblichen Tätigkeitsort (Arbeitsstelle) haben, werden nicht als Dienstreise klassifiziert. In diesem Fall hätten Sie keinen Anspruch auf die Erstattung der Reisekosten.

Bis zu einer gewissen Höhe können geschäftliche Ausgaben sozialabgabenfrei auf Basis der tatsächlichen Ausgaben erstattet werden. Der deutsche Gesetzgeber gibt Unternehmen jedoch auch die Möglichkeit die Geschäftsausgaben in Form einer Pauschale zu erstatten.

Bekannte Vertreter der Pauschalregelung sind die Kilometerpauschale und die Verpflegungspauschale. Bei den Pauschalen zur Kostenerstattung müssen Sie sich auch über die jeweils geltenden pauschalen Beträge informieren. Hierfür empfehlen wir die Seiten des Bundesfinanzministeriums.

Mehr zur Berechnung der Verpflegungspauschale in Deutschland

Ein weiteres Erfordernis der gesetzliche Anforderungen zur Reisekostenabrechnung ist, dass alle darin aufgelisteten Ausgaben gerechtfertigt und verhältnismäßig sind und überdies im Interesse des Unternehmens getätigt wurden.

Was ist ein Eigenbeleg?

Erstellen von Eigenbelegen ist eine gängige Methode zur Erstattung kleinerer Reisekosten, für die man keine Quittung bekommt. Ein gutes Beispiel sind Trinkgelder – sie werden in der Regel bar bezahlt und man bekommt selten eine Quittung dafür.

Jede noch so kleine Ausgabe während unserer Reise muss notiert und dokumentiert werden, eine Notiz auf dem Smartphone oder in einem Notizbuch kann hier bereits hilfreich sein. Zusätzlich sollte ein nachträglich erstellter Eigenbeleg immer mit einem Datum versehen und unterschrieben sein – dies erhöht die Chancen, dass er anerkannt wird. Nur so können Unternehmen sicher sein, dass Kosten korrekt und vollständig erstattet werden.

Wichtige Elemente der Reisekostenabrechnung

Die geschäftlichen Ausgaben, die als Reisekosten verbucht werden können, gehören verschiedenen Kategorien an. Im Großen und Ganzen können vier allgemeine Ausgabenkategorien identifiziert werden und darunter werden dann wieder einzelne Ausgabenarten unterschieden.

10 Regeln für die Verwaltung der Reisekostenabrechnung

Fahrtkosten

Die Fahrtkosten umfassen alle Ausgaben, die durch den Transport oder Beförderungsmittel auf der Dienstreise entstanden sind, z.B. mit Taxi, Bahn, privatem PKW, Mietwagen oder dem Flugzeug. Diese Ausgabenkategorie ist folglich sehr häufig auf einer Reisekostenabrechnung zu finden. Um das Betrugsrisiko zu senken, kann das Unternehmen in einigen Fällen die Vorlage des Zugtickets oder der Bordkarte als Nachweis verlangen.

Damit man von Fahrtkosten sprechen kann, muss eine Geschäftsreise vom Unternehmensstandort stattgefunden haben. Die Kosten für den Heimweg vom Arbeitsplatz werden in der Regel nicht erstattet. Wenn Mitarbeitende ihr Privatfahrzeug für eine Dienstreise nutzen, kann die Kilometerpauschale angewendet werden.

Achtung bei Bußgeldern!

Bußgelder zum Beispiel fürs Schwarzfahren, Blitzer oder Falschparken werden grundsätzlich nicht erstattet. Wenn das Bußgeld im Rahmen der Nutzung eines Dienstwagens verhängt wurde, kann das Unternehmen dieses Bußgeld entrichten und es später vom betreffenden Mitarbeiter zurückfordern.

Verpflegungskosten

Die Verpflegungskosten umfassen alle im Rahmen einer Dienstreise anfallenden Ausgaben für die Verpflegung. Im Allgemeinen bezieht sich diese Ausgabenkategorie auf Mahlzeiten, Restaurantbesuche oder den Lebensmitteleinkauf in Supermärkten.

Einige Unternehmen haben spezielle Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand eingerichtet, diese Ausgabenrichtlinien sollten geschäftlich Reisende auf jeden Fall kennen.

Gerade dann, wenn Sie Kunden oder Interessenten zu einem Geschäftsessen einladen, gelten häufig spezielle Ausgabenrichtlinien und Erstattungsregeln innerhalb von Unternehmen. Solche Spesenabrechnungen werden genau geprüft; die Ausgaben müssen angemessen sein und mit Quittungen belegt werden, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten umfassen alle im Rahmen einer Dienstreise anfallenden Ausgaben für die Unterbringung des Mitarbeitenden. Sie sind erstattbar, wenn der Aufenthaltsort des Arbeitnehmers mindestens 50 km von seinem Wohnort oder mehr als 1,5 Stunden entfernt ist. Auch diese Ausgaben müssen selbstverständlich gerechtfertigt, angemessen und dem Auftrag des Mitarbeitenden entsprechend verhältnismäßig sein.

Bei Übernachtungskosten eines Luxushotels (5 Sterne) prüft das Finanzamt oft zweimal nach, ob es sich bei den Kosten nicht um eine Sachleistung handelt. Informieren Sie sich bevor Sie ein Hotelzimmer buchen immer nochmal über die Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens, um unangenehme Überraschungen nach der Dienstreise zu vermeiden.

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten gelten alle Ausgaben, die beiläufig und im Zusammenhang mit der Geschäftsreise anfallen. Diese Kosten stehen jedoch nicht direkt mit der Übernachtung, Verpflegung oder dem Transport in Verbindung. Einige Beispiele für Reisenebenkosten sind:

  • Eintrittskarten für beruflich bedingte Veranstaltungen oder Messen
  • Mautgebühren
  • Trinkgelder
  • Parkgebühren
  • Telefon-Abonnements

Reisekostenabrechnungen: Erarbeitung einer Ausgabenrichtlinie

Wie auch alle obigen Ausgaben müssen diese Kosten gerechtfertigt sein, bevor sie zur Validierung und Erstattung eingereicht werden.

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