Kein Papier

Kein Papier: 6 gute Gründe, warum Sie Ihre Reisekostenabrechnungen papierlos verwalten sollten

Partager sur :

Ist es möglich, seine Reisekostenabrechnungen gemäß einer „Kein Papier-Politik” zu verwalten?

Die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ist eine zeitaufwändige und mühsame Aufgabe, die gerne von den Mitarbeitern hinausgezögert wird. So müssen Berichte zu den Ausgaben vorgelegt und dabei alle auf der Quittung stehenden Details angegeben werden: Berechnung der MwSt., Angabe der verschiedenen Steuern und last but not least die Einreichung aller Belege.

Diese Aufgabe erfordert Gründlich- und Genauigkeit. Dabei darf nicht vergessen werden, dass der Manager eine Vielzahl von Berichten untersuchen, Ausgaben und Belege prüfen muss. Er sendet anschließend alle Unterlagen an den Buchhalter, der sie in die Buchhaltungssoftware eingeben und anschließend die Erstattung vornehmen muss.

Und leider verbraucht die Verwaltung der Reisekostenabrechnung heute immer noch viel zu viel Papier: Entweder aufgrund der ganzen Quittungen, Rechnungen und anderen Belege, die Ihr Unternehmen erfasst oder weil Sie ein Unternehmen sind, in dem die Ausgabenberichte immer noch von Hand ausgefüllt werden.

Die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen bedeutet oft ein hohes Papieraufkommen und für Ihr Unternehmen einen hohen Zeitaufwand, um diese ganzen Papiere zusammenzustellen, zu übermitteln und zu archivieren.

Trotz der Beschwerlichkeit der Aufgabe fahren zahlreiche Unternehmen mit der Ausgabenverwaltung in Papierform fort!

Es gibt jedoch geeignete Tools, damit dieser Prozess „paperless” wird. Das Ziel besteht somit nach der Entmaterialisierung der Reisekostenabrechnungen in einem „Kein Papier”-Verfahren .

Eine Lösung der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wie Expensya wird Ihre Verwaltung von Geschäftsausgaben revolutionieren und lässt Sie den Geruch von Papier vergessen. Mit Expensya befreien Sie Ihre Mitarbeiter von einer leidigen Aufgabe und geben Ihnen so die Möglichkeit, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und produktiver zu sein.

Und hier sechs Gründe, die Sie motivieren können, eine Kein Papier-Strategie zu verfolgen und ein automatisiertes Tool für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zu verwenden.

Bessere Arbeitsleistung der Mitarbeiter

Indem Sie Ihre Mitarbeiter von der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen in Papierform befreien, werden Sie eine Optimierung der Arbeitszeit sowie einen Produktivitätsgewinn feststellen.

Anstatt ewig viel Zeit damit zu verbringen, von Hand einen Ausgabenbericht auszufüllen oder Ausgaben in eine Excel-Datei einzutragen, Belege zu sortieren und zu ordnen, Berichte auszudrucken und sie mit den entsprechenden Belegen zu versehen, muss sich Ihr Mitarbeiter einzig bei Ihrer intelligenten Lösung der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen anmelden und kann dort ganz einfach seine Rechnungen verwalten.

Die Übermittlung der Daten geht ebenfalls einfacher und schneller vonstatten. Der gesamte Prozess wird optimiert, wenn eine automatisierte Lösung der Verwaltung der Reisekostenabrechnungen verwendet wird.

Einsatz einer automatisierten Ausgabenpolitik

Ein Tool der Verwaltung von Geschäftsausgaben zu verwenden bedeutet, die Gestaltung der Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens zu optimieren, falls es noch keine gibt, vor allem aber die Kontrolle einer solchen Ausgabenpolitik zu automatisieren.

Dank der Leistung der automatisierten Lösungen brauchen Sie Ihre Augen nicht mehr anzustrengen, um die recht unleserlichen Rechnungen zu entziffern oder um einen Excel-Bericht zu lesen, der zu hastig ausgefüllt wurde: Die Lösung führt automatisch die Kontrolle durch.

Erzielen Sie Einsparungen

Die versteckten Kosten der Reisekostenabrechnungen sind nicht unerheblich.

Eine Reisekostenabrechnung kostet Ihr Unternehmen im Schnitt 53€ und 20 Minuten Arbeitszeit. Und nicht zu vergessen die Kosten für die Archivierung der Unterlagen.

Durch die Einschätzung der internen Kosten und die Berechnung des personellen Zeitaufwands für diese Verwaltung, werden Sie feststellen, wie hoch die Belastung für Ihr Unternehmen ist. Durch Investition in ein Tool für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen werden diese Kosten verhältnismäßig sinken und Sie werden die Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens optimieren.

Bleiben Sie mobil

Ein Tool für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wie Expensya stellt sich der Frage der Mobilität und ist daher per Smartphone erreichbar.

Ihr reisender Mitarbeiter kann mittels seines Smartphones seine Reisekostenabrechnungen ganz einfach eingeben, alle Belege digitalisieren und seinen Bericht über die Cloud umgehend an seinen Manager schicken.

Der Prozess wird vereinfacht und ist effizienter. Sie erhalten daher eine Übersicht über alle Ausgaben Ihrer reisenden Mitarbeiter in Echtzeit ohne auf die Unterlagen in Papierform warten zu müssen.

Kein Papier = weniger Papier (selbstverständlich!)

Die Rechnungen in Papierform nehmen viel Platz ein und erfordern ebenfalls einen erheblichen Verwaltungsaufwand und eine besondere Sorgfalt.

Alle Belege müssen akribisch aufbewahrt und vor Zerstörung bewahrt werden. Die Papierform geht häufig verloren oder wird mit der Zeit beschädigt.

Und vergessen wir nicht, dass Papier dem Unternehmen Kosten verursacht. Eine Lösung für die automatisierte Verwaltung von Reisekostenabrechnungen gibt Ihnen die Möglichkeit, das Aufkommen an Belegen zu senken und Ihre Unterlagen vor möglichen Risiken zu schützen.

So können Sie die beschwerlichen Arbeiten der Archivierung, der Sortierung und der Bearbeitung der Belege hinter sich lassen. Alles wird digitalisiert und in der Cloud gespeichert und kann mit nur einem Mausklick abgerufen werden!

Schluss mit Eingabefehlern

Die Eingabe von Ausgaben in eine Excel-Tabelle wird oft von Eingabefehlern begleitet. Es kommt häufig vor, dass sich Ihr Mitarbeiter bei der Eingabe vertut.

Die Folgen sind weitreichend. Um diese Fehler zu beheben, muss der ganze Prozess angefangen bei der Eingabe bis zum Versenden des Berichts an den Manager wiederholt werden. Das Ende der Mühsal ist nicht in Sicht!

Denken Sie an die ganze kostbare Zeit, die mit einer Aufgabe verschwendet wird, die Ihrem Unternehmen keinen wirklichen Mehrwert erbringt. Das möchten Sie nicht mehr mitmachen, oder? Zeit ist kostbar, setzen Sie eine intelligente Lösung für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ein. Expensya sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen straffer geführt und leistungsstärker wird!

gagnez en productivité DE essayer gratuitement

Partager sur :

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.