Eine Firmenkarte gehört zu den besten Zahlungslösungen für agile Unternehmen, die regelmäßig Ausgaben haben und deren Angestellte oft auf Geschäftsreisen sind. Firmenkarten und ein Kreditkartentool werden in den letzten Jahren immer wichtiger für Unternehmen, um einen reibungslosen Ablauf beim Geschäftsausgaben- und Reisekostenmanagement zu gewährleisten. Vor der Entscheidung für oder gegen bestimmte Firmenkarten, sollten Unternehmen die einzelnen Lösungen gegeneinander abwägen. So kann das richtige Zahlungsmittel für die Anforderungen des jeweiligen Betriebs herausgefiltert werden. Wir besprechen einige Fragen, die Sie Anbietern von Firmenkarten stellen können.
Werden auch physische Zahlungskarten angeboten?
Physische Zahlungskarten sind in der Regel Plastikkarten, mit denen Karteneigentümer persönlich im Einzelhandel bezahlen und an Geldautomaten Geld abheben können. Kreditkarten sowie Debitkarten gehören häufig einem der Netzwerke der vier größten Kreditkartenanbietern an, sprich MasterCard, Visa, American Express oder Discover. Selbstverständlich können physische Karten auch für Einkäufe im Internet verwendet werden.
Physische Zahlungskarten werden traditionell von Bank- oder Kreditkarteninstituten ausgegeben. Wenn Unternehmen Zahlungslösungen verwenden, kann eine Firmenkarte auch direkt in der Buchhaltung oder Personalabteilung beantragt werden. Insofern keine beschränkenden Ausgabenrichtlinien vorliegen, können beliebig viele Kartenanträge gestellt werden. Bei einigen Kreditkartentool und Anbietern werden auch Karten mit Vor- und Nachnamen ausgestellt, diese Person ist dann für diese Karte verantwortlich. Aber solche Firmenkreditkarten können natürlich auch von anderen Personen genutzt werden, wenn das Unternehmen es so möchte.
Wie sieht es mit virtuellen Karten aus?
Virtuelle firmenkarte können nur über das Smartphone oder den Computer verwendet werden und sind vor allem für Online-Einkäufe geeignet. Genauso wie physische Plastikkarten haben virtuelle Zahlungskarten eine Kartennummer, ein Gültigkeitsdatum, einen PIN und ein visuelles Kryptogramm (CVV). Wenn eine virtuelle Karte angefordert wird, dann wird eine einmalige 16-stellige Kartennummer erstellt, die mit einem Bankkonto verknüpft ist.
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Können Karten zur einmaligen oder wiederkehrenden Nutzung erstellt werden?
Wenn virtuelle Karte für einmalige Einkäufe erstellt werden, z. B. für Büromaterial oder ein Flugticket, sind sie nur für kurze Zeit und diesen online Kauf gültig. Dadurch können die Angestellten autonomer agieren und ihre Ausgaben stets im Blick behalten.
Virtuelle Firmenkarten zur wiederkehrenden Nutzung können für öfters anfallende Ausgaben verwendet werden, zum Beispiel bei der Abonnement-Verwaltung oder für andauernde Dienstleistungen eines Anbieters, etc. Diese Karten bleiben je nach Bedarf mehrere Monate oder Jahre gültig und weiterverwendet werden können. Dadurch können Unternehmen ihre Ausgaben besser organisieren und jeder Ausgabenart eine eigene Karte zuweisen.
Welche Zahlungsbedingungen und Regeln können im Kreditkartentool hinterlegt werden?
Eine Bankkarte, sowohl physische als auch virtuelle, kann in Absprache mit der Bank mit einem Limit versehen werden. Dabei werden in der Regel die Beträge beschränkt, die in Summe mit der Karte getätigt werden können. Weitere Ausgaben, die einen bestimmten Betrag in einem bestimmten Zeitraum überschreiten, werden blockiert. Der Zahlungsrahmen erstreckt sich in der Regel über 30 Tage und liegen bei herkömmlichen Karten zwischen 1500 und 3000 Euro.
In einem Unternehmen, in dem mehrere Mitarbeiter die Firmenkarte verwenden, ist eine effektive Kontrolle der getätigten Ausgaben und Gesamtkostenkontrolle essenziell. Die Buchhaltung sollte jederzeit abrufen können, ob genehmigte Budgets eingehalten werden und im Zweifel die Kartenlimits dementsprechend anpassen. Deshalb gibt es inzwischen zahlreiche Anwendungen fürs Ausgabemanagement, bei denen in den Einstellungen bestimmte Limits für einzelne Karten oder Devisen im Kreditkartentool hinterlegt werden können.
Wie flexibel können die Zahlungskarten aktiviert und deaktiviert werden?
Sie können virtuelle Karten selbst erstellen oder physische Plastikkarten bei ihrem zahlungslösungen anbieter. Bei Zahlungstools ist es wichtig, dass erweiterte Konfigurationen hinterlegt und Karten selbstständig aktiviert und deaktiviert werden können. Eine Funktion, die vor allem für Administratoren und Führungskräfte bedeutsam ist. Sollten Karten verloren gehen oder gestohlen werden, müssen sie schnell und ohne große bürokratische Umwege agieren können. Innovative Tools ermöglichen die Verwaltung von Zahlungskarten und Ausgaben direkt auf einer mobilen App. So wird die Steuerung im Kreditkartentool noch einfacher und Unternehmen können Zahlungskarten schnell ausgeben und anpassen.
Welche Funktionen bieten Sie zur Ausgabenkontrolle und -Verwaltung?
Ein Hauptvorteil von Firmenkarten ist, dass die Ausgaben eines jeden einzelnen Mitarbeiters in Echtzeit überblickt werden können. Das wird noch besser, wenn die Zahlungskarte in einer Lösung zur Ausgabenverwaltung gekoppelt ist. Über eine solche Anwendung können Sie:
- Jede einzelne Transaktion nachverfolgen und kontrollieren,
- Jeder Karte ein Budget und eindeutige Nutzer zuweisen,
- Verantwortliche für einzelne Budgets zuweisen und Freigabeberechtigungen erteilen,
- Auf die komplette Transaktionshistorie zugreifen,
- Täglichen Nutzungsbereiche der Karten begrenzen.
All diese Funktionen gehören zu den Angeboten der Anbieter von Zahlungsanbietern und Verwaltungslösungen. Bei der Entscheidung für ein Zahlungstool sollten Sie Funktionen filtern und auswählen, die für das Unternehmen am nützlichsten sind.
Welche Sicherheitsstandards haben Ihre Karten?
Einige Anwendungen erleichtern es Administratoren spezifische Regeln zur Kartennutzung zu hinterlegen. Sichere Zahlungstools bieten zweistufige Authentifizierungsverfahren und Protokolle zur Überprüfung der Identität von Nutzer:innen. Zu diesen Protokollen gehört beispielsweise das 3D-Secure Modul, wobei eine zusätzliche Authentifizierungsstufe zur Zahlungskarte hinzugefügt. Damit ein Kauf erfolgreich abgeschlossen werden kann, muss beim 3D Secure Protokoll ein per SMS erhaltener Überprüfungscode oder einmaliges Passwort zur Bestätigung der Transaktion eingegeben werden.
Der PIN-Code sichert das Zahlungsmittel weiter gegen Missbrauch und unerlaubte Transaktionen ab. Der persönliche PIN unterscheidet sich vom CVV-Code, dem Card Verification Code. Dieser Sicherheitscode ist Bestandteil von Zahlungskarten, der in der Regel aus drei Ziffern besteht und auf der Rückseite einer Karte zu finden ist. Der persönliche PIN kann jederzeit abgeändert werden, wohingegen der CVV-Code vom Kartenausgeber bestimmt wird und nicht veränderbar ist.
Ist die Zahlungslösung in Ausgabentools integrierbar oder bietet sie möglicherweise beides?
Die Bezahlung geschäftlicher Ausgaben mit einer Unternehmenskarte entbindet Unternehmen nicht von der Pflicht, diese gegenüber dem Finanzamt zu belegen. Obwohl alle Kartentransaktionen über das Zahlungstool nachvollzogen werden können, müssen Unternehmen die Geschäftsausgaben nachweisen – entweder mit einem Beleg oder einer Rechnung.
Die Lösung zur Ausgabenverwaltung von Expensya wurde mit dem klaren Ziel entwickelt, Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Ausgaben zu geben und Verwaltungsausgaben zu automatisieren. Dazu gehört neben der Erfassung und Verarbeitung von Ausgaben auch die Archivierung von Belegen, die Kostenerstattung und abschließende Integration in Buchhaltungstools. Ein Tool zur Geschäftsausgabenverwaltung sollte möglichst ganzheitlich sein, um allen Teams dabei zu helfen Finanzprozesse so einfach und agil wie möglich zu gestalten. Bei Expensya können Sie die komplette Geschäftsausgabenverwaltung ihres Unternehmens auf einer einzigen digitalen Umgebung abbilden und steuern.
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