Leitfaden: Bewirtungsbeleg, Vorlage, Bewirtungsbeleg Restaurant

In der modernen Arbeitswelt ist es üblich, Einladungen zu Geschäftsessen von Kunden und anderen Geschäftspartnern zu erhalten, sei es ein einfaches Mittagessen oder eine große Feier. Das Gute daran: Das Geschäftsessen kann von Unternehmen von der Steuer abgesetzt werden.

Hierbei stellt sich eine wichtige Frage: Wie hoch darf der Betrag sein, um vom Finanzamt zurückerstattet zu werden? Wer auf der sicheren Seite bleiben möchte, sollte nach einem Geschäftsessen immer einen Bewirtungsbeleg ausfüllen.

Entdecken Sie in unserem Artikel weshalb er so wichtig ist und welche Informationen der Beleg enthalten muss, damit das Finanzamt ihn akzeptiert. Finden Sie außerdem einen Musterbeleg zum kostenlosen Download. So sind Sie beim nächsten Geschäftsessen bestens vorbereitet!

Definition: Was genau ist ein Bewirtungsbeleg?

Beim Bewirtungsbeleg handelt es sich um einen Typ von Geschäftsbeleg, der bei geschäftlichen Begegnungen anfällt, wo Speisen und Getränke angeboten werden. Im Wesentlichen ist es ein Nachweis für Ausgaben, die Unternehmen getätigt haben, um Geschäftspartner, Kunden, Mitarbeiter, oder andere betrieblich relevante Personen zu bewirten.

Damit das Finanzamt die Kosten eines Geschäftsessens auch als Betriebsausgabe anerkannt, muss ein vollständiger und korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg eingereicht werden.

Warum ist der Bewirtungsbeleg so wichtig?

Der Bewirtungsbeleg ist vor allem aus steuerlicher Sicht von Bedeutung. Denn: Ohne Bewirtungsbeleg ist es nicht möglich ein Geschäftsessen steuerlich geltend zu machen.

Daher ist es für Unternehmen von zentraler Bedeutung bei jeder Geschäftsbewirtung solche Belege ordnungsgemäß auszustellen und aufzubewahren. Der Bewirtungsbeleg wird zusammen mit einer Rechnung an das Finanzamt gesendet.

Geschäftsessen oder Mitarbeiterbewirtung?

Sobald sich eine firmenexterne Person unter den zu bewirtenden Personen befindet, gilt eine Bewirtung als Geschäftsessen. Dabei ist zu beachten, dass die Bewirtung von externen Geschäftspartnern wie Kunden, Lieferanten oder Investoren nicht vollständig steuerlich abgesetzt werden, sondern nur zu 70 %.

Dies gilt auch für die Kosten für die Bewirtung von Mitarbeitern, die am Geschäftsessen teilnehmen. Auf dem Bewirtungsbeleg muss deutlich werden, welche Personen an einem Geschäftsessen teilgenommen haben und zu welchem Unternehmen sie gehören.

Unternehmen müssen auch bei Betriebsfesten, Jubiläen oder Weihnachtsfeiern für die Bewirtung aufkommen. Wenn die bewirteten Personen zu 100 % Mitarbeiter sind, werden diese Kosten als Mitarbeiterbewirtung betrachtet. Falls Kosten zu diesen Veranstaltungen entstehen, hat das Unternehmen die Möglichkeit, die Ausgaben zweimal jährlich vollständig steuerlich abzusetzen. Dies gilt allerdings nur wenn die Kosten pro Veranstaltung und Mitarbeiter nicht mehr als 110 € inklusive Mehrwertsteuer betragen.

Kriterien für einen korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg

Der Bewirtungsbeleg für Geschäftsessen muss folgende Kriterien erfüllen, um von der Steuer abgesetzt zu werden:

  • Die Bewirtung muss einem geschäftlichen Zweck dienen
  • Der Betrag der Bewirtung muss angemessen sein
  • Die Kosten für die Bewirtung müssen nachgewiesen werden
  • Der Bewirtungsbeleg nur Ausgaben für Personen enthalten, die an der geschäftlichen Besprechung teilgenommen haben
  • Der Beleg muss vollständig ausgefüllt und unterschrieben sein

Gut zu wissen: Auf keinen Fall reicht als Bewirtungsbeleg ein üblicher Kassenbeleg oder eine Restaurantrechnung, wie Restaurants sie für Speisen und Getränke ausstellen, aus. Bei einem Geschäftsessen sollte der Gastgeber deswegen explizit um einen Bewirtungsbeleg bitten, der Platz für die aus steuerlichen Gründen notwendigen Angaben bietet.

Notfalls muss der Gastgeber die Rechnung um ein weiteres Dokument ergänzen, auf dem er die erforderlichen Informationen dokumentiert. Dies ist an die Quittung des Restaurants anzuheften.

Welche Informationen muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Ein Bewirtungsbeleg sollte einige spezifische Informationen enthalten, damit er steuerlich anerkannt wird. Dazu gehören der vollständige Name und die Anschrift des Gastgebers und aller bewirteten Personen, der Ort und das genaue Datum der Bewirtung, sowie der Anlass und die Höhe der Ausgaben.

Zusätzlich sollte der Bewirtungsbeleg auch Informationen über den Leistungsumfang und die Höhe des Trinkgelds enthalten, sofern dies gegeben wurde, enthalten.

✍️Wichtig: Der Gastgeber darf natürlich nicht vergessen den Bewirtungsbeleg am Ende zu unterschreiben!

Bewirtungsbeleg Vorlage

Hier können Sie einen Musterbeleg kostenlos herunterladen: Bewirtungsbeleg_Vorlage.doc

Bewirtungsbelege und ihre Rolle für Compliance und Transparenz

Die Regulierung von Geschäftsausgaben und die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien sind sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen ein Muss. Bewirtungsbelege dienen dabei als zuverlässiger Nachweis für Compliance und Transparenz.

Sie helfen nicht nur dabei, den Überblick über die Ausgaben zu behalten, sondern stellen auch sicher, dass Ihr Unternehmen die steuerlichen Anforderungen erfüllt. Eine sorgfältige und genaue Dokumentation schützt Ihr Unternehmen vor möglichen Prüfungen, Strafen oder Nachzahlungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Bewirtungsbelege sind mehr als nur kostbare Steuerinstrumente. Wenn sie richtig genutzt und verwaltet werden, können sie Ihrem Unternehmen helfen, sowohl die finanzielle Effizienz zu steigern als auch die Einhaltung von Compliance-Standards sicherzustellen.

In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist es von höchster Wichtigkeit, über ein zuverlässiges und effizientes System für die Verwaltung von Geschäftsausgaben zu verfügen. Es ist nicht nur eine Frage von Kosten, sondern auch eine Frage der Professionalität und Integrität Ihres Unternehmens.

Sind Bewirtungsbelege Pflicht?

Um eine steuerliche Entlastung zu erhalten, müssen die Bewirtungskosten gemäß festgelegten gesetzlichen Vorschriften erfasst werden. Seit dem 1. Januar 2023 sind Bewirtungsbelege auch elektronisch zu erstellen. Außerdem sind die entsprechenden Informationen zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verpflichtend.

Mit Expensya Geschäftsausgaben effizient verwalten

Im digitalen Zeitalter, in dem Unternehmen immer mehr online arbeiten, kann eine korrekte Verwaltung von Bewirtungsbelegen noch effizienter und unkomplizierter werden. Digitale Tools zur Verwaltung von Ausgaben und zur Speicherung von Belegen können die Produktivität steigern und dabei Fehler durch manuelle Datenerfassung reduzieren.

Die korrekte Ausstellung, Validierung und Aufbewahrung von Bewirtungsbelegen kann besonders in großen Unternehmen viel Arbeit in der Buchhaltung verursachen. Hierbei sind bestimmte Standards zu beachten, die von der deutschen Steuerbehörde festgelegt wurden.

Software-Lösungen für Spend Management wie Expensya können zum reibungslosen und konformen Ablauf beitragen, indem sie Unternehmen helfen, ihre Bewirtungsbelege effizient zu verwalten. Mit Hilfe von Expensya sind Unternehmen gut gerüstet, um mit jeder betrieblichen Bewirtung umzugehen – egal, ob es sich um ein großes Geschäftsessen oder ein kleines Team-Treffen handelt.

Entdecken Sie Expensya und bringen Sie Ihr Ausgabenmanagement auf ein neues Niveau!

 

 

 

 

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