Die Lohnbuchhaltung gehört zu den zentralen Aufgaben eines Unternehmens, in deren Rahmen die Mitarbeitenden am Ende des Monats bezahlt werden. Das geschieht in der Regel über eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Dafür müssen in der Lohnbuchhaltung die Personalstammdaten verwaltet, Mitarbeitende bei Behörden angemeldet und Lohnsteuern ans Finanzamt weitergegeben werden.
Wie unterscheidet sich die Lohnbuchhaltung von anderen Finanzprozessen?
Die Lohnbuchhaltung oder auch Gehaltsabrechnung ist ein zentraler Bestandteil der Buchhaltungsabteilung. Abhängig von der Unternehmensgröße und organisatorischen Strukturen kann diese Aufgabe auch an externe Dienstleister oder in Teilen an die Personalabteilung abgegeben werden. In vielen Unternehmen wird die Buchhaltung jedoch weiterhin unternehmensintern gesteuert. Sie gliedert sich in Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung.
Die Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung bereitet die Gehaltszettel vor und gibt sie dann zur Auszahlung an die Finanzbuchhaltung weiter. In der klassischen Debitoren- und Kreditorenverwaltung wird mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen gearbeitet und in der Regel stellen externe Stakeholder Ihre Forderungen ans Unternehmen. Die Lohnbuchhaltung adressiert sich dahingegen an interne Stakeholder, die Angestellten des Unternehmens. Außerdem müssen sie zahlreiche gesetzliche Vorschriften beachten und ebenfalls den Anforderungen externer Stakeholder wie Finanzamt und Steuerbehörden gerecht werden. Zum Beispiel müssen die Krankenkassen- und Sozialversicherungsbeiträge für alle Angestellten korrekt berechnet und abgeführt werden.
Zusätzlich muss die Lohnbuchhaltung, die vom Gesetz vorgeschriebene Dokumentationspflicht aller Gehaltsunterlagen einhalten. Auch die Personalstammdaten müssen gepflegt werden, damit jeder und jede Angestellte des Unternehmens am Ende auch die entsprechende Entlohnung einkassieren kann.
Was gehört in eine Entgeltabrechnung?
HR-Programme zur Lohnabrechnung organisieren die Pflichtdaten möglicherweise unterschiedlich, sie erscheinen jedoch auf jeden Fall auf dem Dokument. Wie bereits angesprochen müssen die richtigen Beträge für Arbeits- & Sozialversicherungen sowie die Lohnsteuer berechnet und an die entsprechende Stelle abgeführt werden. Auch die Beträge der Kirchensteuer müssen in dieser Abteilung korrekt berechnet werden. Bei der Verwaltung von Lohnzetteln und Gehältern muss demnach genau Buch geführt werden.
Viele Betriebe steuern die Gehaltsbuchhaltung über ein Lohnkonto für jede:n Angestellte:n. In einem Lohnkonto werden die Datensätze des jeweiligen Angestellten gesammelt. Die rechtlichen Grundlagen hierfür stehen in der Lohnsteuerdurchführungsverordnung. In der Regel werden zum Monatsende die Gehaltsabrechnungen, Auszahlungslisten, Meldebescheinigungen der Sozialversicherung und Lohnjournal erstellt. Wie arbeitsintensiv und kompliziert die jeweilige Abrechnung ist, hängt oft auch von der jeweiligen Branche und Unternehmensgröße ab.
Sachbezug – geldwerter Vorteil in der Lohnabrechnung
Sachbezüge sind Leistungen, die der Arbeitgeber seinen Angestellten gewährt und die nicht Bestandteil des monatlichen Gehalts sind. In vielen Betrieben werden Sachbezüge noch ganz klassisch mit der Bereitstellung eines Geschäftsfahrzeug oder Gutscheine bei Einzelhandelsketten ermöglicht. Für die geldwerten Vorteile müssen Unternehmen keine Sozialversicherungsbeiträge bezahlen. In der Gehaltsabrechnung wird der Bruttolohn um den Sachbezugswert erhöht. Das führt zu höheren Abgaben in der Lohnsteuer. In einem eigenen Artikel sind wir bereits auf die verschiedenen Sachbezüge und ihre Freigrenzen eingegangen. Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, kommen Sie hier zum Artikel.
Auf Prüfungen durchs Finanzamt vorbereitet sein
Ob die Angaben auf seiner Abrechnung korrekt sind, kann jeder Arbeitnehmer in der Regel selbst überprüfen. Im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung wird das Unternehmen in regelmäßigen Abständen vom Finanzamt und Rentenversicherungsträger unter die Lupe genommen. Bei dieser Prüfung werden die Versicherungskonten und die abgeführten Beträge an Krankenkasse, Pflege- und Unfallversicherung herangezogen.
Nahtlose Integrationen erleichtern den Datenfluss zur Buchhaltung
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