MwSt.-Rückerstattung: So kommen Sie an Ihr Geld

Unternehmen und in Einzelfällen auch Endkunden sowie Endkundinnen können sich die zu viel bezahlte Mehrwertsteuer zurückerstatten lassen. Für Unternehmen gelten hierbei jedoch unterschiedliche Regeln als für Endverbraucher und Endverbraucherinnen. Auch der Erstattungsprozess läuft bei beiden nicht gleich ab. Wir bringen Licht ins Dunkel der MwSt.-Erstattung! Was müssen Sie bei der Mehrwertsteuer Rückerstattung beachten und wann wird Ihnen diese möglicherweise verweigert?

Wie Sie die MwSt. für Ihre Unternehmensausgaben zurückbekommen

In Europa können Unternehmen bei den lokalen Finanzbehörden einen Antrag auf Mehrwertsteuer-Rückerstattung stellen, d.h. in dem Land in dem das Unternehmen registriert ist. Die Forderungen werden bei berechtigten Ansprüchen dann an das betreffende Land weitergeleitet. In Deutschland hat der Bund die gesetzgebende Kompetenz zur Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) und entscheidet über die Höhe des Steuersatzes.

So funktioniert die Mehrwertsteuer in Deutschland

Mit der Umsatzsteuer – in Deutschland auch häufig Mehrwertsteuer genannt – werden Güter und Dienstleistungen des gesamten privaten und öffentlichen Verbrauchs besteuert. Die MwSt. ist eine mehrstufige Verkaufssteuer, deren Höhe vom Bundesfinanzministerium festgelegt wird. Beim Einkaufen zahlen wir mit dem Kaufpreis eines Produkts oder einer Dienstleistung auch die Mehrwertsteuer. Kurzum, die MwSt. ist in Deutschland bereits beim Kaufpreis beinhaltet. Das Bundesministerium für Finanzen definiert die Umsatzsteuer daher auch als Verbrauchssteuer. Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die nur beim Verkauf an Endverbraucher und Endverbraucherinnen real erhoben wird.

Anders gesagt sind also nur EndverbraucherInnen umsatzsteuerpflichtig. Unternehmen weisen für ihre eigenen Produkte oder Dienstleistungen eine Umsatzsteuer aus und erheben sie so beim EndverbraucherIn. Wenn Unternehmen die Mehrwertsteuer beispielsweise beim Materialeinkauf zahlen, tun sie dies in Stellvertretung für die eigenen Endkunden und -Kundinnen. Diese Steuern, die ein Betrieb bereits beglichen hat, werden als Vorsteuer bezeichnet und ihre Beträge können beim Finanzamt zur Erstattung eingereicht werden.

Mithilfe des Vorsteuerabzugs wird vermieden, dass eine Steuer von der Steuer erhoben wird. Unternehmer und Unternehmerinnen können deshalb die „zu viel gezahlten“ Umsatzsteuerbeträge erstatten lassen bzw. die Vorsteuer abziehen.

Lesen Sie auch: Unsere 5 Tipps für SteuerberaterInnen

Damit Unternehmen vom Vorsteuer-Abzug profitieren können, müssen sie den Antrag auf Vorsteuer-Erstattung ausfüllen und ans Finanzamt schicken.

Welche Regeln gelten bei der Mehrwertsteuer Rückerstattung?

Wenn Sie in Deutschland einkaufen, dann bezahlen Sie grundsätzlich 19 % Mehrwertsteuer. Wenn Kaufende ihren Wohnsitz nicht innerhalb der EU haben oder die Waren exportieren, dann kann diesen die MwSt. zurückerstattet werden. Diese Steuererleichterung ist nicht verpflichtend. Wenn Waren für den Export ins außereuropäische Ausland bestimmt sind, erhalten Käufer und Käuferinnen eine Ausfuhr- bzw. Abnehmerbescheinigung oder ein Tax-Free-Formular. Mithilfe dieser Dokumente können sich die EndverbraucherInnen beim Grenzübertritt die MwSt. von der Zollstelle erstatten lassen. Für eine erfolgreiche MwSt.-Erstattung sollten zwischen dem Kauf und dem Antrag zur Rückerstattung nicht mehr als drei Monate vergangen sein.

Ein weiteres Ausschlusskriterium ist, der Wohnort zum Kaufzeitpunkt. Dieser muss schon beim Erwerb der Ware außerhalb der europäischen Union gelegen haben, ansonsten ist keine Mehrwertsteuer-Erstattung möglich. Die Mehrwertsteuererstattung ist in manchen EU-Ländern für bestimmte Ausgaben nicht möglich zum Beispiel Bewirtungskosten, Fahrzeuge und Kraftstoff.

Im Gegensatz zur oben beschriebenen MwSt.-Erstattung, gilt der Vorsteuerabzug nur für Unternehmer und Unternehmerinnen nach deutschem HGB. Die Vorsteuer ist dann abzugsfähig, wenn sie auf Umsätze erhoben wird, die für das Unternehmen bestimmt sind. Deshalb müssen Unternehmen streng zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben unterscheiden, sonst drohen später Strafen seitens der Finanzbehörden.

Außerdem muss der Betrieb eine umsatzsteuerpflichtige Tätigkeit ausüben, damit der Vorsteuererstattung greift; d.h. das Unternehmen muss selbst eine Mehrwertsteuer auf Rechnungen erheben dürfen. Korrekte Rechnungen und Angaben sind auch bei der Spesenabrechnung von zentraler Bedeutung, welche gesetzlichen Anforderungen hier gelten, erklären wir in diesem Artikel.

Wann wird Ihnen eine Mehrwertsteuer Rückerstattung verweigert?

Damit die Mehrwertsteuer-Erstattung beim Grenzübertritt auch funktioniert, muss neben der Ausfuhrbescheinigung oder dem Tax-Free-Formular auch ein gültiger Reisepass mit eingetragenem Wohnsitz im EU-Ausland vorgelegt werden. Die gekaufte Ware sollte bestenfalls noch in der originalen Verpackung sein. Ohne die Originalrechnung mit entsprechenden Vordrucken zur Erstattung kann Ihnen die Rückerstattung verweigert werden. Verweigert werden kann die Mehrwertsteuer-Rückerstattung auch dann, wenn die Waren im europäischen Ausland gekauft wurden.

Innerhalb der Europäischen Union wird die Steuererstattung und -Erhebung mit gesonderten Vorschriften harmonisiert. Mithilfe des Umsatzsteuervergütungsverfahrens können sich Unternehmen in der EU die Umsatzsteuer auch dann erstatten lassen, wenn sie im Ausland fällig wurde. Hat ein Unternehmen seinen Unternehmenssitz jedoch in dem Land, in dem die Ware gekauft wurde, und keine besteuerbaren Umsätze wird die USt.-Erstattung verweigert.

Merke: Die Erstattung von Umsatzsteuern für das Nicht-EU-Ausland wird über bilaterale Steuerabkommen mit Deutschland geregelt.

Zur Vorsteuer-Erstattung muss der Betrieb einen Jahresumsatz von mindestens 17.500 Euro nachweisen können. Das kann vor allem für Kleinstunternehmen oder Selbstständige am Ende des Jahres dazu führen, dass die Erstattung vom Finanzamt abgelehnt wird. Bei der vorangegangenen Beantragung der Vorsteuer-Erstattung sollten Firmen Acht geben. Denn bei falschen Angaben kann der Antrag ebenfalls von den Behörden abgelehnt und eine MwSt.-Rückerstattung verweigert werden.

Mit Expensya geht die MwSt.-Rückerstattung ganz einfach

Mit Expensya können Unternehmen ihre Geschäftsausgabenverwaltung revolutionieren und zeitraubende Verwaltungsprozesse automatisieren. Die Software von Expensya ist optimal vernetzt und bietet ein beispielloses Integrationsniveau mit zahlreichen Travel-, HR- und ERP-Systemen. Dank der intelligenten Schnittstelle zwischen Expensya und VAT4U werden die Daten Ihrer Reisekosten automatisch übermittelt. Buchhaltung und Finanzteams müssen sich keine Sorgen mehr bei der in- und ausländischen MwSt.-Erstattung mehr machen. Mit einem Klick ist ihr Expensya-Konto mit VAT4U verknüpft und die abzugsfähigen Steuern ihrer Geschäftsausgaben werden mit über 2.000 länderübergreifenden Steuerregeln abgeglichen. Mit Expensya können Sie den gesamten Ausgabenverwaltungs- und MwSt.-Erstattungsprozess digitalisieren und Ihre Rückforderung maximieren.