E-Rechnung in Buchhaltung

Mit der E-Rechnung zur papierlosen Buchhaltung wechseln

In den Finanzbuchhaltungen deutscher Unternehmen werden täglich unzählige Rechnungen ausgestellt sowie verarbeitet. Ein Großteil der Rechnungen gehen weiterhin als Papierrechnung ein und so sammeln sich schnell wahre Papierberge, die erfasst, freigegeben und verbucht werden müssen. Die Rechnungslandschaft hat sich in den letzten Jahren stark verändert, auch hier haben Digitalisierung und Automatisierung ihren Einfluss gezeigt. Was versteht man unter einer E-Rechnung, welche Vorteile bringt sie Unternehmen und wohin geht der Weg mit der elektronischen Rechnungsstellung?

Was ist eine E-Rechnung?

Mithilfe einer Rechnung werden Lieferungen oder Dienstleistungen zwischen verschiedenen Parteien abgerechnet. Laut der EU-Norm und Umsatzsteuergesetz geben elektronische Rechnungen, auch E-Rechnung genannt, diese Rechnungsinformationen in einem strukturierten und maschinenlesbaren Datensatz wieder. Das heißt, dass Rechnungsposten nicht länger in Papierform ausgestellt, sondern direkt digitalisiert erstellt und zur Zahlung versandt werden. Folglich muss eine E-Rechnung in der Buchhaltung elektronisch übermittelt und/oder empfangen werden können. Der digitale Datensatz einer E-Rechnung muss darüber hinaus ohne Datenverlust, automatisiert verarbeitet und zur Auszahlung weitergeleitet werden können. Wenn Rechnungsempfänger eine Rechnung nur einscannen und digital weiterverarbeiten, sind dies keine E-Rechnungen für die Buchhaltung.

Der Begriff der E-Rechnung ist also rein technisch betrachtet nicht ganz eindeutig definiert, was die Begriffsabgrenzung erschwert. Umgangssprachlich gehören sowohl strukturierte Datenformate als auch rein bildhafte, unstrukturierte Darstellungen ins Spektrum der E-Rechnungen. Nehmen wir das Beispiel einer PDF-Rechnung. Sie liegt bereits in einem elektronischen Format vor und kann dementsprechend auch digital ausgestellt, weitergeleitet und empfangen werden. In diesem Punkt entspricht dieses Rechnungsformat der Definition einer E-Rechnung. Eine PDF-Rechnung ist aber eine digitale und bildhafte Darstellung von Rechnungsinhalten, das gleiche gilt für Formate wie Jpeg oder Word-Dokumente und andere. Damit solche bildhaften Rechnungen in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden können, müssen sie in eine Buchhaltungssoftware übertragen werden. Hier kommen dann Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) oder andere Bilderkennungssysteme ins Spiel.

Zusammengefasst unterscheidet sich die E-Rechnung also von den bildhaften sowie Papierrechnungen, dadurch dass sie ein rein semantisches Datenformat vorweist. Ein einfacher Scan oder das reine PDF-Dokument sind im Sinne der EU-Vorgaben keine E-Rechnung. Alle auf einer E-Rechnung gelisteten Informationen können direkt und ohne Datentransformation in ein anderes Softwaresystem importiert werden. Die Grundlage der E-Rechnung ist ein XML-Format, was sich zur digitalisierten Weiterverarbeitung nicht jedoch zur Sichtprüfung eignet.

Vorteile einer ganzheitlichen Digitalisierung

Eine elektronische Rechnung erleichtert in der Regel die Rechnungsstellung, weil sie weniger Zeit in Anspruch nimmt. Zudem wird auch die Verwaltung durch die digitale Rechnung erheblich erleichtert, wenn Softwares Daten automatisch auslesen und verarbeiten können. Dadurch können manuelle Arbeitsschritte abgeschafft und Prozesse beschleunigt werden.

Deutschland hinkt im internationalen Vergleich bei der elektronischen Rechnungsstellung noch hinterher, das ergab eine Studie des Frauenhofer Instituts aus 2019. Die Europäische Kommission hatte ursprünglich geplant E-Invoicing bis zum Jahr 2020 in der ganzen EU zum Standard zu machen – ein Meilenstein, der bislang noch unerreicht bleibt.

Die E-Rechnung hat viele Vorteile, sie ist nicht nur wirtschaftlicher als die traditionelle Papierrechnung, sondern auch ökologischer. Ein verringerter Papierverbrauch kann sich positiv auf die Umwelt auswirken, es werden weniger Ressourcen zur Papiererzeugung gebraucht und die CO2-Emissionen beim Rechnungsversand fallen komplett weg. Die E-Rechnung vereinfacht die Erstellung von Rechnungen und verkürzt die Zeit zwischen Ausstellung und Auszahlung. Dadurch dass Rechnungen direkt digital verschickt werden können, fallen zudem die Ausgaben für Briefmarken und die Portokosten weg. Zusätzlich lassen sich Eingabefehler deutlich verringern, wenn im Rahmen der elektronischen Rechnungsverarbeitungen Konten voreingestellt werden und Prüfungen zur Duplikaten oder Plausibilität automatisch ablaufen.

Welche rechtlichen Anforderungen gelten für die E-Rechnung in der Buchhaltung?

Wenn Unternehmen eine elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug verwenden möchten, müssen sie die Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen (§14 Abs.1 UstG) erfüllen. Diese rechtlichen Bedingungen sind neben den Pflichtangaben einer Rechnung auch die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung als solche. Ein Rechnungsdokument darf nach der Ausstellung nicht mehr modifizierbar sein.

Für die elektronischen Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, wie für klassische Papierrechnung. In diesem Zeitraum muss gewährleistet werden, dass das ursprüngliche Rechnungsdokument unverändert zugänglich und lesbar bleibt.

Welche Regeln gelten bei der Datenarchivierung?

Laut EU-Richtline 2014/55/EU ist die sogenannte XRechnung der nationale Standard bei der Rechnungsstellung an Institutionen des Landes oder der Kommunen. Dieses Format ist eine reine XML-Datensatz und hat keine bildhaften (für Anwender direkt lesbaren) Rechnungsdaten. Eine weitere Voraussetzung für den elektronischen Rechnungsversand ist, dass Empfänger und Empfängerinnen der E-Rechnung in der Buchhaltung zustimmen müssen.

Buchhaltung 4.0 und Zukunftsaussichten für die E-Rechnung, kommt Sie bald flächendeckend in Deutschland?

Elektronische Rechnungen werden vom Finanzamt als Nachweis für Ausgaben ebenso wie klassische Papierrechnungen akzeptiert, wenn die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. In einer Befragung des Frauenhofer IAO aus dem Jahr 2019 gaben 38% der befragten Unternehmen an, dass sie wöchentlich mehr als 5.000 Rechnung und jährlich über 260.000 Rechnungen verarbeiten. Das sind schwindelerregende Zahlen, vor allem wenn man sich vor Augen führt, dass die Rechnungsverarbeitung in den meisten Fällen nur schlecht automatisiert ist und Rechnungen erst digitalisiert werden müssen.

Rechnungen gehören zu den geschäftlichen Unterlagen, die unabhängig von Zeitzone und geografischen Standorten immer korrekt abrufbar sein müssen. Der schnelle Zugriff auf Informationen und Geschäftszahlen kann im Zweifelsfall einen zentralen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen darstellen. Dank digitalem Rechnungsmanagement können Entscheidungen auf Basis realer Daten getroffen werden und das Unternehmen kann seine Risiken reduzieren. Unzählige Rechnungen freizugeben und die einzelnen Rechnungsposten im schlimmsten Fall händisch zu erfassen, ist eine Mammutaufgabe und kostet Unternehmen Zeit und Geld. Hier schlummern in vielen Betrieben noch Optimierungspotentiale in Sachen Prozessgeschwindigkeit und Automatisierung. Durch die Umstellung auf digitale Tools zur Rechnungsverarbeitung oder Ausgabenverwaltung können alle verbundenen Arbeitsschritte deutlich optimieren.

Expensya verarbeitet E-Rechnungen sowie Papierbelege

Mit Expensya können Unternehmen ihre gesamte Geschäftsausgabenverwaltung automatisieren, ausgehend von der Bezahlung einer Ausgabe, über die Validierung bis hin zur Abrechnung in der Buchhaltung. Dank intelligenter und Selbstlernender SaaS-Software wird die Verarbeitung und Verwaltung von Reisekostenabrechnungen vereinfacht und Eingabefehler können drastisch reduziert bzw. komplett vermieden werden. Expensya ermöglicht Unternehmen jeder Branche und Größe eine schnelle und intuitive, flüssige Ausgabenverwaltung. Beispielsweise können elektronische Rechnungen, die per E-Mail eingegangen sind, direkt an Expensya weitergeleitet werden. Sie werden dann automatisch erfasst und im eigenen Konto hinzugefügt, egal ob die Rechnung im Text der E-Mail erscheint oder mehrere Anhänge vorhanden sind.

Automatisierte Reisekosten-Verwaltung

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