Die mobile Buchhaltung ist inzwischen fast unumgänglich und bietet vor allem mittelständischen Unternehmen großes Einsparpotential. Digitale Tools setzen lästigen Papier-Prozessen ein Ende und schaffen Klarheit und Übersicht im Ausgabendschungel. Neben klassischen Softwareprogrammen sind in den letzten Jahren verstärkt SaaS-Anbieter auf dem Vormarsch. Mit diesen gewinnt auch die App für Buchhaltung und Finanzbuchhaltung immer größere Bedeutung.
Was sind Buchhaltungsapps?
Eine Buchhaltung App bieten den Zugang zur Anwendung über ein Smartphone, das kann sowohl für das iOS- als auch Android-Betriebssystem sein. SaaS-Lösungen kombinieren in der Regel die Desktop- und Webanwendung mit einer App fürs mobile Endgerät, das Tool kann von jedem internetfähigen Endgerät aus verwendet werden. Im Gegensatz zu traditionellen Softwareprogrammen sind Cloud-Dienste flexibel einsetzbar und können generell von überall verwendet werden. Sie lassen sich zudem schnell erweitern und verursachen dem Betrieb keine Wartungskosten mit z. B. Updates. Eine App für die Buchhaltung ist genau auf deren Bedürfnisse zugeschnitten.
Die ordnungsgemäße Buchhaltung erfordert unter anderem ein detailgetreues Arbeiten, korrekte Verbuchungen und eine gesetzeskonforme Archivierung relevanter Unterlagen. Das Unternehmen muss dem Finanzamt jedes Jahr eine vollständige Auflistung der Bilanzunterlagen und Gewinnermittlung vorlegen können. Ohne eine akribisch geführte Ausgabenverwaltung ist dies ein Ding der Unmöglichkeit.
Prozesse und Archive entstauben und digitalisieren
Ein erster Schritt zu digitalen und papierlosen Finanzprozessen findet sich in den Archiven und Aktenordnern der Buchhaltung, die in der Regel voll sind mit Papierrechnungen, Bilanzen und Vertragsdokumenten. Wenn das Archiv in der Cloud ist, wird dieser Platz für Büroräume oder eine Erholungsoase für Mitarbeiter frei. Mit einem üblichen Ansatz werden Dokumente händisch gesichtet, Kontierungen festgelegt und dann ins System nacherfasst. Kommt der Steuerberater oder Finanzprüfer ins Haus werden stapelweise Unterlagen vorgelegt, die am Tag der Prüfung bestenfalls vollständig und fehlerfrei sind. Wird die Buchhaltung digitalisiert, können Finanzunterlagen sowie Quittungen und Lieferantenrechnungen direkt digital erfasst und archiviert werden. So kann auch schon vor der Bilanzprüfung ohne viel Aufwand die Vollständigkeit der Nachweise überprüft werden.
In manchen Fällen lohnt es sich auch die Verwaltungsprozesse schrittweise zu digitalisieren. Dennoch bietet nur eine umfassende Anpassung der Prozesse einen beträchtlichen Mehrwert. Wenn Daten digital archiviert werden, sind sie von Umwelteinflüssen wie Überschwemmungen und verbleichen des Papiers geschützt. Integrierte Tools können in die Buchhaltungssoftware eingebunden werden und Arbeitsschritte wie Lohnabrechnungen vereinfachen. Adäquate und optimierte Workflows können für das Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten ausmachen.
Eine Buchhaltung App hilft Unternehmen dabei alle technischen und steuerrechtlichen Anforderungen der Finanzbehörden zu berücksichtigen. Gerade wenn bereits Softwarelösungen zur Gehaltsabrechnung, Warenwirtschaft oder CRM verwendet werden, lohnt es sich diese Systemlandschaft zu einem Ökosystem zu verknüpfen. Eine native Schnittstelle zur Buchhaltung ist hier der beste Weg, dadurch sparen sich Unternehmen manuelle Arbeitsschritte und können eine fehlerfreie Übertragung ohne Informationsverlust gewährleisten.
Den Wandel zur Buchhaltungs-App richtig angehen!
Die Digitalisierung mag nicht immer nur rosig sein. In der Finanzbuchhaltung wiegt der Zeitgewinn dank digitaler Belege jedoch schwerer als der Aufwand für die Softwareimplementierung. Die neuen Tools sollten den Angestellten das Leben erleichtern, bei der Auswahl einer neuen Anwendung müssen die Anforderungen der Nutzer und des Unternehmens berücksichtigt werden. Es lohnt sich auch über neue Prozesse schon im Vorfeld nachzudenken, um allen Mitarbeitenden den Übergang zur neuen Realität zu erleichtern. Wenn der Betrieb einen Steuerberater hat, sollte dieser auch schon frühzeitig eingebunden werden. Gerade wenn es um digitale Belege geht, ist die Expertise von internen wie externen Finanzexperten:innen wichtig sein.
Ganz allgemein kann festgehalten werden, dass die betrieblichen Anforderungen die Kaufentscheidung einer SaaS-Lösung bestimmen sollten. Dazu zählen neben dem Funktionsumfang, Fragen der Datenarchivierung auch die Benutzerführung und Anwenderunterstützung. Empfehlenswert sind kostenlose Testphasen oder Demoversionen, damit die neue Buchhaltungs-App auf Herz und Nieren getestet werden kann.
Lean Management Prozesse, die stark auf Digitalisierung basieren, haben bereits Einzug in die Produktions-, Administration- und F&E-Abteilungen Einzug gehalten. Digitale Apps können ein zentraler Baustein auf dem Weg hin zu Methoden der kontinuierlichen Verbesserung in Unternehmen sein. Dadurch werden nachhaltige Arbeitsweisen und Analyse und Optimierung von zentralen Kennzahlen direkt im digitalen Zeitalter verankert.
Expensya ist mehr als nur eine Spesenabrechnungs-App!
Der SaaS-Herausgeber Expensya bietet ein rundes Funktionspaket zum Geschäftsausgaben-Management, von der Zahlungskarte über die Auslagen- und Spesenerfassung und Verwaltung bis hin zur nahtlosen Integration in die Finanzbuchhaltung. Mit Expensya können Papierbelege ganz einfach in der mobilen App digitalisiert werden oder in der Webversion per Drag & Drop hinzugefügt werden.
Schreibe einen Kommentar