Jeden Monat geben Unternehmen viele tausend Euro aus für Geschäftsreisen, Messen, Büromaterial, Einkäufe, SaaS-Tools und Softwarelizenzen, Material, etc. Hier den Überblick zu behalten im Budget Management ist nicht leicht und bringt auch die beste Organisationsstruktur an ihre Belastungsgrenzen. Die Finanzbuchhaltung muss am Ende des Quartals alle Ausgaben im Jahresabschluss zusammenziehen und unternehmensweit sicherstellen, dass Budgets eingehalten werden. Doch die Buchhaltungsabteilung ist nicht die einzige Abteilung im Unternehmen, die Budgets verwaltet. Budgets werden im Arbeitsalltag auch von anderen Abteilungsleitern und erfahrenen Angestellten gesteuert.
Softwarelösungen der neuen Generation bieten viele Vorteil gegenüber dem klassischen Excel-Spreadsheet zum Budget Management. Die Informationen landen in Echtzeit in der Software, das heißt alle getätigten oder geplanten Ausgaben sind direkt sichtbar. Dadurch lassen sich Budgets bei Bedarf besser feinjustieren und können immer mit den genehmigten Budgets abgeglichen werden. Das Risiko einer schlechten Budgetverwaltung ist immens, zu hohe Ausgaben und falsch kalkulierte Budgets können auch schnell das Ende eines Betriebs bedeuten.
Budget Management für einen besonderen Anlass, das Mobilitätsbudget
Ein klares Mobilitätsbudget kann eine sinnvolle Lösung für Unternehmen sein, um die Mobilität von Geschäftsreisenden zu gewährleisten. Unternehmen bieten ihren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einen klaren Budgetrahmen, der für private und geschäftliche Fahrten verwendet werden kann. In vielen Unternehmen könnten solche Budgets, die eine Alternative zur beruflichen Mobilität bieten, den klassischen Dienstwagen ablösen.
Wird diese Strategie verfolgt, setzt die Finanzbuchhaltung oder ein Travel Manager das monatliche Budget fest, das für verschiedene Verkehrsmittel ausgegeben werden kann. Dieser Budgetrahmen kann dann ergänzend zum betrieblichen Fuhrpark genutzt werden oder diesen perspektivisch ganz ablösen. Die genehmigten Beträge lassen sich sowohl von Angestellten vor Ort, im Homeoffice oder auf einer Geschäftsreise, als auch vom Berufspendler nutzen. Die Ausgaben, die im Rahmen eines Reisebudgets getätigt werden, vereinfachen auch die Abrechnung und Verbuchung dieser Geschäftsausgaben in der Finanzbuchhaltung.
Was kann das Mobilitätsbudget verglichen mit dem Firmenwagen besser?
Dieses Budget ist im Gegensatz zum Firmenwagen flexible einsetzbar und kann für alle Transportmittel genutzt werden. Im Zeitalter eines immer stärkeren ökologischen Bewusstseins fordern Angestellte von ihren Unternehmen immer öfter ein Umdenken, auch bei der Mobilität. Alternative Transportmittel werden ein wertvoller Mitarbeiter Benefit und leisten einen wichtigen Beitrag zur Verkehrswende. Darüber hinaus sind Jahresabos beim ÖPNV für viele Mitarbeiter unattraktiv, da sie die Transportmittel nur sporadisch nutzen würden und daher die hohen Abokosten scheuen. Ein klares Mobilitätskonzept in Unternehmen kann dem Abhilfe schaffen und den Weg von Individualtransportmitteln hin zum öffentlichen Nahverkehr begleiten.
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Bieten Unternehmen ihren Angestellten nur einen Firmenwagen, müssen hohe Steuern und Abgaben bezahlt werden. Außerdem ist diese Lösung unflexibel, hat eine schlechte Klimabilanz und nur für einen Angestellten auf einmal nutzbar. Ein Mobilitätsbudget gibt Angestellten mehr Autonomie und Flexibilität, weil sie eigenständig entscheiden können welches Verkehrsmittel sie nutzen möchten. Emissionsarme Transportmittel werden zusätzlich vom Staat gefördert und sind am Ende kostengünstiger für Reisende und die Betriebe.
Wie lassen sich Budgets in Softwaretools integrieren?
Bei ganzheitlichen Spesen Apps und Ausgabentools ist das Budget Management direkt in der Softwarelösung integriert. In der Finanzbuchhaltung können detaillierte Berichte erstellt werden, die genau auflisten welche Ausgaben für welche Projekte und Transportmittel verwendet wurden. Diese Integration gibt der Buchhalterin und dem Buchhalter einen Vollkostenüberblick in Echtzeit, der auf echten Daten basiert. Außerdem lassen sich mit benutzerdefinierten Einstellungen die Reiserichtlinien und Ausgabenregeln direkt in der Lösung erfassen dadurch wird sichergestellt, dass Angestellte auch Zugriff auf die erforderlichen Budgetinformationen haben. Eine mobile App erleichtert das Leben der Angestellten, weil sie ganz flexibel ihre Transportkosten verwalten können auch von unterwegs. Auch für Genehmigungen bietet eine App viele Vorteile, weil Workflows in wenigen Klicks angepasst und Berechtigungen zu Ausgaben gemacht werden können.
Die Zahlungslösung komplettiert das Mobilitätsbudget
Ein Mobilitätsbudget ist praktisch, ohne Zweifel. Müssen die Mitarbeitenden die Transportkosten aber mit ihrem Geld bezahlen, steht nach der Ausgabe die Spesenabrechnung an. Damit die positiven Effekte des Budgets greifen können, sollte mit dem Mobilitätsbudget auch eine Zahlungslösung kommen, die die Mitarbeiter Auslagen abschafft. Eine integrierte Zahlungskarte, die direkt auf das genehmigte Mobilitätsbudget zugreift und den Reisenden so ohne Kostenvorstrecken bezahlen lässt, klingt nicht nur in der Theorie vielversprechend. Auch praktisch erleichtern Firmenkarten mit vorvalidierten Budgets die Spesenverwaltung fürs Unternehmen sowie Mitarbeitende. Und gleichzeitig lassen sich die vorher angesprochenen Vorteile eines Mobilitätsbudgets umsetzen.
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