Monatsabschluss meistern und Finanzprofi werden!

Was sind die Verpflichtungen beim Monatsabschluss?

Mit Monatsabschlüssen erhalten Unternehmen einen monatlichen Überblick zu den Finanzen ihres Unternehmens. Für Mitarbeitende eines Unternehmens und Verantwortliche in der Finanzabteilung sind Jahresabschlüsse und Quartals-Bilanzen sicherlich nichts Neues. Wir zeigen, welche rechtlichen Anforderungen ein Monatsabschluss erfüllen muss und wie man ihn richtig erstellt.

Monatsabschluss, was ist das überhaupt?

Im Gegensatz zur Jahresbilanz können Finanzabteilungen mit einem Monatsabschluss für jeden Monat eine Finanzübersicht erstellen. Deshalb gehört der Monatsabschluss, neben den Quartals- und Halbjahresabschlüssen, auch zur Unterform der Zwischenberichte. Im Rahmen eines Monatsabschlusses werden alle Zahlungen und Erträge, die diesem Monat zugeordnet werden können, aufgelistet und miteinander verrechnet. Hierzu müssen die einzelnen Monate klar voneinander getrennt werden.

Mit den Monatsabschlüssen werden über das Jahr verteilt zahlreiche Dokumente erstellt, die detailliert Auskunft zur finanziellen Lage des Unternehmens geben. Auf Basis dieser Dokumente kann der Jahresabschluss am buchhalterischen Jahresende dann um einiges schneller erstellt werden. Anders als bei Jahresabschlüssen sind Inventuren bei Monatsbilanzen nicht vorgeschrieben. Die Daten für eine Monatsbilanz werden über die Fortschreibung von Lagebüchern ermittelt.

Bilanzen sind grundsätzlich stichtagsbezogene Darstellungen der Finanzsituation eines Unternehmens. Hierfür werden Vermögensgegenstände sowie Schulden und Verpflichtungen eines Unternehmens in einer Kontenform dargestellt. In der Bilanz bilden die Vermögensgegenstände die Aktivseite und die Schulden die Passivseite der Konten, diese Aufteilung ist auch beim Verbuchen von Transkationen wichtig.

Wer muss einen Monatsabschluss machen?

Der deutsche Gesetzgeber verpflichtet alle börsennotierten Unternehmen, außer KGs, zur Erstellung von Zwischenberichten. Der vorgeschriebene Zwischenbericht ist der Halbjahresbericht, viele Unternehmen führen jedoch auch Quartals- oder Monatsabschlüsse. Laut HGB müssen Kaufmänner und -Frauen zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Abschluss eines Geschäftsjahres eine Bilanz erstellen.

Anders sieht das beim Jahresabschluss aus. Zur Anfertigung eines Jahresabschlusses sind alle Unternehmen verpflichtet. Jeder Kaufmann, der laut HGB der doppelten Buchführungspflicht unterliegt und Unternehmen, die eine gewisse Umsatzschwelle überschreiten, müssen einen Jahresabschluss machen. Zu diesen zählen die Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften und Kapitalgesellschaft & Co. Einzelkaufleute können von der Erstellungspflicht eines Jahresabschlusses befreit sein. Ein Beispiel hierfür wären Selbständige und Kleinstunternehmer, die in den letzten zwei Jahren lediglich einen jährlichen Umsatz unter 600.000 und jährlichen Gewinn unter 60.000 hatten. In diesem Fall reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Abschlussbilanz schließt die Buchführung eines Jahres ab und soll GläubigerInnen und StakeholderInnen einen Überblick über die Ertrags-, Schulden und Finanzlage des Unternehmens geben.

Was sind Betriebsausgaben und wie werden sie abgesetzt?

Gerade bei multinationalen Unternehmen mit vielen Transaktionen empfiehlt sich ein Monatsabschluss. In diesen fliessen dann die verschiedensten Geschäftsausgaben, möglicherweise Rückstellungen für Verbindlichkeiten, Reisekostenabrechnungen und vieles mehr mit ein. So kann bei Unregelmäßigkeiten in den Finanzen schnell gehandelt werden und eine finanzielle Schräglage verhindert werden. Jahresabschlüsse sind wie bereits angesprochen für Kaufleute gesetzlich vorgeschrieben. Die Monatsabschlüsse dahingegen sind nicht für alle verpflichtend, gehören aber zum unternehmerischen Usus.

Welche Informationen müssen im Monatsabschluss drin sein?

Die Informationen, die in einem Monatsabschluss integriert werden, bestimmen dessen Aussagekraft. Die Führungsetage kann mittels Bilanzen zeitnah Überblick über die Finanzen des Unternehmens erhalten. Bei Monatsabschlüssen kann saisonal auf Abweichungen und Unregelmäßigkeiten reagiert werden.

Eine klassische Bilanz, egal ob sie monatlich, quartalsabhängig oder am Jahresende erstellt wird, sollte die folgenden Gestaltungskriterien befolgen: Die Aufteilung in Aktiva und Passiva sowie die Kontenform. Das Gliederungsprinzip für Bilanzen wird im 266 HGB erklärt. Ähnlich wie beim Jahresabschluss empfiehlt es sich eine Bilanz sowie eine GUV zu erstellen. Für Kapitalgesellschaften ist darüber hinaus die Erstellung von Anhang, Lagebericht, Kapitalflussrechnung, Eigenkapitalspiegel und Segmentberichterstattung angeraten.

Beispielhafte Gliederung einer klassischen Bilanz

Sollten Unternehmen börsennotiert sein, dann sind bestimmte Angaben und Gliederungen der Bilanz Pflicht. Für Kapitalgesellschaften ist in Deutschland eine systematische Darstellung der Bilanzposten vorgeschrieben. Welche Darstellungsform die einzelne Kapitalgesellschaft befolgen muss, regelt das HGB in Paragraph 267 sowie den Paragraphen 290-297 zum Konzernabschluss. Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen haben meist besondere Vorschriften bei der Bilanzierung zu beachten. Eine Kleinstkapitalgesellschaft benötigt im Jahresabschluss dem HGB zufolge nur eine verkürzte Bilanz, eine Unterschrift und Angaben zur Feststellung der Jahresbilanz (267, 266, 245 und 328 HGB).

Wichtiger Schritt ist das Sortieren und Archivieren von Belegen

Bei einem Monatsabschluss werden, wie bei jeder Bilanz, unterschiedliche Arbeitsschritte durchlaufen. Nachdem die Buchungsläufe geschlossen wurden und Salden für die einzelnen Posten gebildet wurden, sollten Belege geprüft werden. Belege können schnell und einfach sortiert werden, wenn sie schon mit einer digitalen Ausgabenmanagement-Lösung verarbeitet und archiviert wurden. Die Belegprüfung und das vorangestellte Sortieren und Archivieren dieser, ist mit Abstand eine der wichtigsten Aufgaben beim Bilanzieren. Danach können die Belege und Ausgaben den einzelnen Transaktionen im Quartal zugeordnet werden. Ein weiterer Schritt ist das Erstellen der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, nach den jeweiligen Gliederungsvorschriften, die für das Unternehmen gelten.

Auf die richtige Unterstützung kommt’s an

Bei der Bilanz, egal ob am Monats- oder Jahresende, zeigt sich wie ordentlich die Bücher und Konten im Unternehmen geführt wurden. Sind alle relevanten Belege in der Buchhaltung vorhanden und können Ausgaben klar den einzelnen Abteilungen zugeordnet werden und sind sie einfach nachzuvollziehen?

Moderne Finanzsoftwares können hier zielführend unterstützen und Prozesse im Vorfeld der Abschlussbilanz automatisieren. Wenn es dann an die Abrechnung geht, können sich Finanzverantwortliche ganz auf die Bilanz konzentrieren und auf richtig erfasste Belege, Ausgaben und Daten verlassen. Eine 360° Lösung wie Expensya, bringt die nötige Sicherheit beim Ausgabenmanagement und beschleunigt die Abläufe von der Ausgabenerstellung bis hin zur Kostenerstattung und Verbuchung für alle Beteiligten.