Wie Sie sicherlich aus eigener Erfahrung wissen, zählt die Verwaltung von Geschäftsausgaben und vor allem die von Reisekostenabrechnungen zu einer der mühsamsten buchhalterischen Aufgaben. Ein Prozess der oftmals sehr zeitintensiv und ressourcenbindend für alle Beteiligten ist.
Mithilfe der intelligenten Bilderkennungstechnologie (OCR) können Sie Ihre Buchhaltung und die Eingabe sowie die Verarbeitung von Geschäftsausgaben automatisieren! Es lohnt sich also einen genaueren Blick auf diese innovative Technologie und eine entsprechende OCR Software zu werfen.
OCR: Was genau ist das?
Der Begriff der „Optical Character Recognition“ (OCR) beziehungsweise die „Optische Zeichenerkennung“ bezeichnet ein technologisches Verfahren, das auf einer intelligenten Bilderkennung und Zeichenerkennung basiert. Dieses Verfahren ist in der Lage, ein Foto, ein Papierdokument oder eine PDF-Datei zu erkennen und in ein modifizierbares, digitales Dokument umzuwandeln.
Hierbei beginnt die Software, die hinter der OCR Technologie steht, mit der Analyse des vorliegenden Bildes und der jeweiligen Dateistruktur. Das Programm ist mühelos in der Lage, die verschiedenen Bestandteile einer fotografierten Datei zu erkennen. Es identifiziert dabei sowohl die Textbausteine und Rahmen, einzelne Bilder der Datei als auch andere relevante Bausteine des Bilds. Die OCR kann jede Zeile identifizieren und wandelt diese erst in Wörter und abschließend in Zeichen um.
Das vorgeschlagene, digitalisierte Ergebnis, das Sie dank dieser Spitzentechnologie erhalten, stimmt mit großer Wahrscheinlichkeit mit dem Originalbild überein – sprich der vorliegenden Rechnung oder dem Beleg. Das technologische Verfahren der OCR ist besonders anwenderfreundlich und einfach. Es ist ideal dafür geeignet, die Geschäftsausgaben von Unternehmen unkompliziert zu erfassen.
Erfassung und Buchhaltung von Geschäftsausgaben werden automatisiert:
Die intelligente Erkennung erleichtert ebenfalls den Reisekostenabrechnungsprozess für Unternehmen. Sie vereinfacht dabei alle Phasen des Abrechnungsprozesses – von der Erstellung einer Spesenabrechnung bis zu deren Einspeisung in das Buchhaltungssystem.
Die OCR Technologie macht den Anwendern das Leben leichter und verbessert die Produktivität der Mitarbeitenden.
Die mit der OCR-Technologie einhergehende Automatisierung nützt allen Akteuren, den Mitarbeitenden, Genehmigern und der Buchhaltung. Sie kann Ihnen bei gleichzeitiger Beseitigung von Eingabefehlern, dabei helfen bis zu 80% der Zeit bei der Geschäftsausgabenverwaltung einzusparen.
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Mit einer OCR Software kann die Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen vereinfacht und automatisiert werden. In der Folge verbessert sich die Produktivität der Mitarbeitenden und Unternehmen können wertvolle Zeit und Geld einsparen.
OCR und die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen: Wie funktioniert das?
Eine mit intelligenter OCR Erkennungstechnologie ausgestattete Lösung scannt die vorliegenden Belege und erstellt eine digitale Kopie. Die digitale Belegkopie kann wiederum direkt zur internen Kontrolle und Genehmigung versandt werden. Diese digitalisierte Form der Rechnung enthält, ebenso wie der Originalbeleg im Papierformat, alle wichtigen Rechnungsbestandteile.
Die OCR Technologie kann in Sekundenschnelle alle relevanten Informationen eines Belegs auslesen: Kategorie der Ausgabe, Datum, ausgewiesene Beträge mit und ohne Mehrwertsteuer, Währung, Mehrwertsteuersätze, verwendete Zahlungsmittel und Vieles mehr.
Nutzen Sie OCR für eine vereinfachte Buchhaltung!
Wie Sie sehen, kann mithilfe von OCR die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen vereinfacht werden. Dies hat eine positive Auswirkung auf den kompletten Prozess der Buchhaltung und das Management von Geschäftsausgaben. Schließlich können mit einer OCR Software die gesamten Verwaltungsprozesse effizienter werden und insgesamt verschlankt werden.
Entscheiden auch Sie sich für die Implementierung einer Lösung, die Ihnen die Vorteile eines automatisierten und vereinfachten Geschäftsausgabenmanagements sichert.
Die mit intelligenter Bilderkennung (OCR-Technologie) ausgestattete Lösung von Expensya ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, die Belege direkt über die App mit dem Smartphone zu fotografieren. Sie haben auch die Möglichkeit per E-Mail erhaltene PDF-Rechnungen unkompliziert in der Web-Anwendung zu bearbeiten.
Die Lösung von Expensya erkennt und verarbeitet alle relevanten Informationen innerhalb von Sekunden. Die jeweilige Reisekostenabrechnung wird automatisch erstellt und kann ohne Zeitverlust zur Kontrolle und Genehmigung an den Vorgesetzten geschickt werden.
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