Prioritäten auf dem Weg zur digitalen Ausgabenverwaltung

Die papierlose Finanzbuchhaltung ist möglich und das gilt für kleine und mittelständische Unternehmen genauso wie für multinationale Konzerne. Doch obwohl die Tools für alle Unternehmen seit einigen Jahren bereitstehen, hapert es vielerorts noch an der Umsetzung einer digitalen Strategie. Schwerfällige Prozesse sind dabei nur einer der Holpersteine auf dem Weg zum digitalen Ausgabenmanagement in Unternehmen.

Was versteht man unter dem Begriff Ausgabenmanagement?

Mit der Ausgabenverwaltung wird in der Buchhaltung das Management von diversen geschäftlichen Ausgabenarten beschrieben, zum Beispiel Geschäftsausgaben, Spesen, Auslagen und Reisekosten. Verantwortliche in der Finanzverwaltung versuchen den Wert der Geschäftsausgaben zu maximieren, Profite zu generieren und gleichzeitig die Kosten zu senken. Sie handeln dafür in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen strategische Beziehungen mit Lieferanten und gesonderte Verträge sowie Partnerschaften mit anderen Unternehmen aus. Ein zukunftsweisendes Ausgabenmanagement versucht das finanzielle Risiko des Unternehmens auf ein Minimum zu reduzieren und die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Wo liegen die Potentiale der digitalen Ausgabenverwaltung

Nicht nur in den Finanzabteilungen schrecken noch viele vor der Digitalisierung zurück – und das aus den verschiedensten Gründen. Teils fehlen grundlegende, funktionsfähige Innovationsprozesse, um eine Digitalisierung überhaupt voranzutreiben oder es werden Prioritäten falsch gesetzt. Andererseits mangelt es an einem effektiven Performancetracking bereits angewandter Softwares und Arbeitsmethoden, um die noch offenen Digitalisierungspotentiale richtig bewerten zu können. Auch Bedenken bei Datensicherheit und Reifegrad der eingesetzten Technologie können Digitalisierungsprozesse bremsen.

Zuallererst müssen die richtigen Voraussetzungen für die Digitalisierung der unternehmensinternen Ausgabenprozesse geschaffen werden. Dafür benötigen Unternehmen einheitliche Daten und Prozesse, die für jeden in der Organisation zugänglich und verständlich sind.

Das wird alles bei der Auslagenerstattung berücksichtigt!

Indem Unternehmen ihr Ausgabenmanagement digitalisieren, können sie ihre Prozesse für alle optimieren und beschleunigen. Mitarbeitende sparen gegenüber einer traditionellen Arbeitsweise mit Papier und manuellen Eingaben bis zu 80% Zeit ein (Quelle: Expensya 2019). Außerdem kann die Fehlerwahrscheinlichkeit in Prozessen reduziert und bestimmte Fehlerquellen direkt ausgemerzt werden. Die abteilungsübergreifende Effizienzsteigerung ist ein klares Argument für die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung.

Ein gut digitalisierter Prozess zur Reisekostenabrechnung motiviert die Mitarbeitenden, weil weniger Arbeitsaufwand nach der Geschäftsreise ansteht. Sie haben mehr Autonomie und können Geschäftsausgaben über festgelegte Budgets oder einzelne Projekte, Reisen und Events erfassen. Auch für die Finanzbuchhaltung vereinfacht die Automatisierung die Budgetverwaltung und Berichterstattung. In einer digitalen Ausgabenverwaltung laufen bestimmte Geschäftsprozesse und Transaktionen komplett eigenständig und digitalisiert ab.

Von Unternehmen ist digitaler Aktivismus gefragt

CFOs müssen eine aktive Rolle in der Digitalisierung der Finanz- und Ausgabenverwaltung ihres Unternehmens einnehmen. Sie begleiten andere Abteilungen und Verantwortliche bei der Implementierung neuer Tools und übernehmen die Budgetverantwortung im Betrieb. Darüber hinaus definieren Finanzleiter und Finanzleiterinnen wichtige KPIs des Unternehmens mit und bringen durch ihre Expertise eine wichtige ROI-Perspektive in Digitalisierungsprojekte.

Laut einer Studie der Bitkom e.V. halten zwei Drittel der Unternehmen die Künstliche Intelligenz für die wichtigste Zukunftstechnologie (Quelle: Bitkom Studie Maschinelles Lernen 2022). Auch im Ausgabenmanagement werden Technologien des Blockchains und Künstlicher Intelligenz immer wichtiger. Sie erleichtern nicht nur die Verwaltung, sondern revolutionieren vor allem die Arbeit mit Daten und die Informationsauswertung. Indem die Ausgabenverwaltung digitalisiert wird, können diverse End-to-End-Prozesse mithilfe von KI oder Maschine Learning kombiniert und optimiert werden.

Um langfristigen Erfolg für das Unternehmen zu sichern, müssen jetzt in der Finanzbuchhaltung die Weichen für digitale Strategien gestellt werden. Das Potential von Big Data sollte gezielt genutzt werden, um unstrukturierte Daten auszuwerten und zukünftige Ereignisse vorhersagen zu können. Diese Methode ist im anglophonen Sprachraum besser als ‚predictive analytics‘ (dt. vorausschauende Analyse) bekannt. Die Technologien, die in den letzten Jahren vermehrt auf den Markt kommen, gehen über die reine Datenanalyse hinaus. So bieten beispielsweise Algorithmen, Methoden zur innovativen Texterkennung und Echtzeit-Analysen von statischen wie animierten Inhalten eine nie dagewesene Bandbreite zur Datenverarbeitung.

Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordert ein proaktives Management und aufgestellte Hypothesen und Konzepte sollten kontinuierlich getestet werden. Bei der Umstellung auf digitale Prozesse können so fehlerhafte Annahmen schrittweise korrigiert werden. Dies erfordert eine Unternehmenskultur die Fehler zulässt und Kritik auf allen Hierarchieebenen einfordert, damit verschiedene Lösungsansätze Gehör finden und auch ausprobiert werden können.

Wichtiger Trend für Ausgabenverwaltung – automatisierte Saas-Lösungen

Eine aktuelle Studie vom globalen Beratungshaus EY zeigt weiter, dass digitale Technologien vor allem für kleine bis mittelständische Unternehmen, mit einem jährlichen Umsatz unter 30 Millionen Euro, wichtiger sind als für große Konzerne (Quelle: EY 2020). Jedoch fehlt in kleineren Unternehmen meist die klare Sicht auf das tatsächliche Potential der Digitalisierung in Sachen Effizienz und Kosteneinsparungen. Die Zukunft der Buchhaltung liegt in individualisierbaren, digitalen Lösungen, die auf die Unternehmensrealität eingehen und mit dieser weiterwachsen können. Die Digitalisierung kann den Mitarbeitern:innen stark manuelle und zeitaufwändige Arbeiten abnehmen. Technologie unterstützt Mitarbeitende und wird in bestimmten Bereichen zum Beispiel der Datenauswertung von Big Data unerlässlich werden. Händisches Ausführen von Verbuchungen und Bilanzübersichten kann in Zukunft sicherlich von KI oder intelligenten Softwares geleistet werden. Sie werden die menschliche Arbeitskraft in der Ausgabenverwaltung jedoch auch in der Zukunft nicht ersetzen.

Das Ziel der Ausgabenverwaltung von morgen sollte es sein, Entscheidungen auf Basis valider Informationen und Daten zu treffen. Dafür müssen nicht nur Entscheider:innen in der Finanzbuchhaltung die Daten kritisch betrachten, sondern über das ganze Unternehmen hinweg sollten Daten hinterfragt werden. Ansonsten riskiert die Organisation, dass Entscheidungen und Auswertungen unvollständig oder gar wertend sind.