Was müssen Unternehmen bei der Datenarchivierung beachten? Bei fehlerhafter oder lückenhafter Archivierung drohen mitunter harte Strafen von den Finanzbehörden. Schlecht geführt Datenarchive stellen für Unternehmen ein großes Risiko dar. Wichtige Dokumente können im Ernstfall nicht gefunden werden und gehen im schlimmsten Fall sogar verloren. Deshalb ist eine gesetzeskonforme, revisionssichere Datenarchivierung für Unternehmen wichtig.
Was ist eine gesetzeskonforme, GoBD-konforme Archivierung von Daten?
Die gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung beschreibt die elektronische Aufbewahrung von Unternehmensdaten gemäß vier gesetzlichen Anforderungen. Zu diesen Richtlinien zählen die Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrungspflichten sowie die Regeln der GoBD zu elektronischen Dokumenten. In den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, kurz GoB, wird geregelt wie eine korrekte Bilanzierung und Buchhaltung zu erfolgen hat. Die GoBD ist eine Erweiterung dieser Regeln, die spezifisch für die elektronische Buchführung und Archivierung greifen. Mit diesen gesetzlichen Anforderungen garantiert der Gesetzgeber, dass bei digitaler Datenarchivierung dieselben Pflichten greifen wie bei Papierdokumenten.
Eine gesetzeskonforme Archivierung muss für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer erfolgen. Darüber hinaus müssen bei der revisionssicheren Archivierung bestimmte ISO Normen eingehalten werden. Daher empfiehlt es sich auf spezielle Softwares und Systeme zum Dokumentenmanagement zurückzugreifen.
Welche Grundsätze gelten bei revisionssicherer gesetzeskonformer Archivierung?
Zuallererst sollte jedes Dokument und jeder Datensatz so aufbewahrt werden, dass die Archivierung den gesetzlichen Anforderungen sowie den Unternehmensrichtlinien entspricht. Unternehmen können im Einzelfall ergänzende Vorschriften zur Datenarchivierung erlassen, um die Prozesse im Unternehmen besser zu organisieren. Eine gesetzeskonforme Archivierung muss immer vollständig sein, d.h. alle Dokumente einer Akte oder eines Datensatzes müssen gesichert werden. Dokumente müssen zeitnah, unverändert und im Original archiviert werden.
Unternehmen sollten auch darauf achten, dass der Zugang zu sensiblen Daten kontrolliert wird. Ebenfalls empfiehlt es sich ein Zugriffs- und Änderungsprotokoll zu führen. Nur so kann nachvollzogen werden wer, wann, auf welche Dokumente zugegriffen hat. Damit können Änderungen immer auf einen bestimmten Vorfall und Bearbeitenden zurückgeführt und gerechtfertigt werden. Bei Dokumentenmanagement-Softwares können oft direkt die jeweiligen Zugriffsrechte und Nutzerrollen verwaltet werden.
Neben den Zugangsberechtigungen spielt auch der schnelle Zugriff auf archivierte Dokumente eine zentrale Rolle. Bei Audits und Steuerprüfungen durchs Finanzamt müssen die relevanten Unterlagen in angemessenen Zeitspannen aufgefunden werden können. Unternehmen sollten sich darauf vorbereiten, dass Dritte ihre Archivierungssysteme einer detailgetreuen Prüfung unterziehen.
Dokumente und Datensätze dürfen erst nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht werden.
Für wen ist eine gesetzeskonforme Archivierung verpflichtend?
Grundsätzlich sind alle Unternehmen zur revisionssicheren und GoBD-konformen Archivierung ihrer Dokumente verpflichtet. Diese Regeln gelten folglich für jeden Unternehmer und jede Unternehmerin im Sinne des HGBs. Die Richtlinien zur Datenarchivierung greifen sowohl für Kleinstunternehmen und Selbstständige, KMUs als auch für multinationale Konzerne.
Welche Dauer ist bei der gesetzeskonformen Archivierung vorgeschrieben?
Alle Unterlagen, die für die Besteuerung eines Betriebes verwendet werden, müssen GoBD-konform archiviert werden. Die vorgeschriebene Dauer der Archivierung richtet sich nach der Verwendung des Dokuments. So muss ein Lieferschein normalerweise sechs Jahre aufbewahrt werden. Wird er jedoch als Nachweis für eine Rechnung verwendet, unterliegt er der Archivierungsfrist von zehn Jahren.
In der Abgabenordnung lassen sich einige Kategorien finden, für die eine revisionssichere Archivierung garantiert werden muss. Darunter Inventare, Lageberichte, Bilanzen und GuV, Buchungsbelege und Personalunterlagen. Eine vollständige Auflistung der Abgabenordnung findet sich in Paragraf 147, Absatz 1.
Für Unternehmen in Deutschland gelten zwei Aufbewahrungsfristen: sechs oder zehn Jahre. So schreibt das Umsatzsteuergesetz für Rechnungen beispielsweise eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren vor. Die 6-Jahres-Frist gilt nur für ausgewählte Dokumente. Zu diesen zählen Handels- und Geschäftsbriefe, die im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit versandt wurden. Auch Unterlagen, die für die Versteuerung wichtig sind, fallen unter die kürzere Archivierungsfrist.
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Verstöße gegen die Aufbewahrungsfristen werden mit Geldstrafen oder je nach Schweregrad auch mit Freiheitsstrafen geahndet. Bei fehlenden Belegen und Nachweisen kann das Finanzamt auf Schätzungen zur Besteuerungsgrundlage eines Unternehmens zurückgreifen. Ein Szenario das Unternehmen viel Geld kosten kann, weil Behörden in diesem Fall von Steuerhinterziehung ausgehen und höhere Beträge als Bemessungsgrundlage veranschlagen.
Wie gelingt eine sichere gesetzeskonforme Datenarchivierung mit Softwares?
Professionelle Softwares zur Datenarchivierung bieten Unternehmen viele Vorteile. Sie garantieren Unternehmen, dass die Grundsätze zur GoBD-konformen Aufbewahrung berücksichtigt werden. Sollte das unternehmensinterne Aufbewahrungssystem mit Aktenordnern und externen Datenträgern gehandhabt werden, ist dies mitunter problematisch. Denn wie zuvor angesprochen muss für eine revisionssichere Datenarchivierung folgendes garantiert sein:
- Vollständigkeit der Daten
- Richtigkeit archivierter Daten
- Nachvollziehbarkeit und Möglichkeiten zur späteren Datenprüfung
- Ordnung und Unveränderbarkeit
- Dokumentationen zu Zugängen, Änderungen und Prozessen
- Absicherung gegen Datenverluste
- Zeitgemäße Aufzeichnung und Buchungen
Demnach reicht eine einfache Sicherung der Datei im Word oder PDF-Format auf einem externen Datenträger nicht aus. Softwares zur elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen müssen den GoBD-Richtlinien entsprechen. Manche ERP-Systeme und Finanzbuchhaltungstools bieten zusätzliche Funktionspakete für die revisionssichere Datenarchivierung an.
Mit Expensya zur gesetzeskonformen Archivierung von Belegen und Dokumenten
Bei Expensya werden Daten, Belege und Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher archiviert. Die Plattform vereint alle Vorteile einer Lösung zum professionellen Ausgabenmanagement mit den Anforderungen an gesetzeskonforme Datenarchivierung. Mit der Entscheidung für eine ganzheitliche Software zum Finanzmanagement erhalten Unternehmen eine verbesserte Kostentransparenz und vermindern gleichzeitig das Risiko verloren gegangener Belege und Dokumente.
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