Reisekosten abrechnen: Unsere Tipps und Ratschläge

Reisekosten richtig abrechnen: Unsere Tipps und Ratschläge

Damit Sie Ihre Reisekosten erstattet bekommen, müssen Sie eine entsprechende Spesenabrechnung an die Buchhaltung weiterreichen. Aber was gehört eigentlich zu den Reisekosten und wie erstellen Sie eine korrekte Abrechnung für diese Ausgaben? Mit unseren Tipps und Ratschlägen gelingt Ihnen die nächste Reisekostenabrechnung auf Anhieb und Sie können Ihre Reisekosten abrechnen!

Alles was Sie zur Abrechnung Ihrer Reisekosten wissen müssen

Eine korrekt eingereichte Reisekostenabrechnung kann Ihnen unter Umständen viel Geld einbringen. Wenn Sie oft auf Dienstreise für Ihr Unternehmen unterwegs sind, können Sie unterschiedlichste Kosten dieser geschäftlich bedingten Reise abrechnen und zurückerstattet bekommen. Neben der Kilometerpauschale, dem Verpflegungsmehraufwand und den Übernachtungskosten werden Ihnen auch die Fahrkosten mit dem privaten PKW erstattet. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Reisekosten abrechnen.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

In einer Reisekostenabrechnung werden alle Ausgaben, die Ihnen auf einer Geschäftsreise entstanden sind, gesammelt und aufgelistet. Dieses Dokument kann dabei die unterschiedlichsten Posten enthalten, je nach dem welche Reisekosten den Mitarbeitenden auf einer betrieblich bedingten Reise angefallen sind. Zu diesen Posten gehören unter anderem:

Ein Beispiel für einen Posten der Reisekostenabrechnung ist der Verpflegungsmehraufwand. Mitarbeitende, die auf einer geschäftlich bedingten Auswärtstätigkeit waren, können einen Pauschbetrag von 24 Euro für den Verpflegungsmehraufwand pro Tag ansetzen (vorausgesetzt die Geschäftsreise hatte eine Gesamtdauer von mindestens 24 Stunden).

Einmal erstellt, geht die Reisekostenabrechnung dann zur Validierung an die Führungskräfte und nach der Freigabe weiter an die Buchhaltung zur Kostenerstattung. Damit die Abrechnung mit allen entsprechenden Ausgaben erstellt werden kann, sollten die geschäftlichen Ausgaben auf geschäftlichen Reisen fest im Blick behalten werden. Vor allem die korrekten Belege sind zentral für eine spätere Erstattung und Freigabe aus der Buchhaltung. Wenn Sie also auf einer Dienstreise sind, sollten Sie hierzu alle Quittungen aufbewahren.

Wann wird eine Reisekostenabrechnung erstellt?

Eine Reisekostenabrechnung wird in der Regel im Nachgang einer Dienstreise vom Mitarbeitenden selbst erstellt. Die Reisekostenabrechnung ist ein wichtiges Dokument zur Kostenerstattung an Mitarbeitende. Damit der Mitarbeitende eine Reisekostenabrechnung erstellen kann, muss ihm oder ihr zuallererst einmal ein Mehraufwand auf einer geschäftlich bedingten Reise oder Auswärtstätigkeit entstanden sein. In Deutschland werden bei den Reisekosten aber auch Pauschbeträge berücksichtigt. Das heißt Mitarbeitende erhalten eine pauschale Entschädigung für ihre Aufwendungen unabhängig davon, ob tatsächliche Ausgaben oder Kosten angefallen sind.

In vielen Unternehmen werden Reisekostenabrechnung noch traditionell in Papierform oder Excel-Tabellen erfasst. In ersten Fall reicht der Mitarbeitende nach seiner Dienstreise die entsprechenden Rechnungen und Quittungen mit der händisch ausgefüllten Spesenabrechnung ein und wartet auf seine Kostenerstattung. Im zweiten Fall muss der Mitarbeitenden auch die Reisekosten selbst berechnen und greift dazu entweder auf eine Excel-Vorlage seines Unternehmens oder eine frei verfügbare Excel-Tabelle aus dem Internet zurück. In diesen sind die Berechnungen für Pauschbeträge und Fahrtkosten sowie andere Reisekosten formalisiert und der Mitarbeitende erfasst seine Kosten in den entsprechenden Feldern.

Leider sind papierintensive Prozesse zur Abrechnung von Reisekosten sehr fehleranfällig und nehmen viel Zeit in Anspruch. Teilweise warten Mitarbeitende in der Folge langsamer Prozesse mehrere Wochen auf die Erstattung ihrer Kosten, was sowohl für das Unternehmen als auch den jeweiligen Mitarbeitenden unangenehm und frustrierend ist.

Warum ist es wichtig seine Reisekosten abzurechnen?

Mit einer Reisekostenabrechnung können Sie sich Ihre Reisekosten und Aufwendungen, die Sie im Rahmen von geschäftlichen Auswärtsterminen hatten, vom Unternehmen erstatten lassen. Denn die Reisekosten gehören zu den erstattungsfähigen Kosten. Wenn Sie also erst kürzlich auf einer Dienstreise oder einem Auswärtstermin für Ihr Unternehmen waren, kann es sich für Sie lohnen Ihre Reisekosten abzurechnen. Gerade kleine Beträge können bei wiederkehrenden geschäftlich bedingten Reisen ins Gewicht fallen und ein großes Loch in die persönlichen Finanzen reißen.

Wie werden Reisekosten berechnet – Mehr dazu hier!

Auch für Unternehmen ist es interessant, die Reisekosten abzurechnen. Zum einen benötigen Unternehmen die Reisekostenabrechnung als Nachweis für etwaige Prüfungen vom Finanzamt, Steuerprüfern/-innen und den zuständigen Behörden. Zum anderen werden so zeitnahe Kostenerstattungen an Mitarbeitende ermöglicht. Zweiteres erhöht die Reisebereitschaft und Zufriedenheit der Mitarbeitenden erheblich, da die Kosten einer Geschäftsreise nicht privat getragen werden müssen.

Unsere Tipps, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Reisekosten helfen

Entscheiden Sie sich für eine automatisierte und digitale Lösung zur Reisekostenverwaltung

Automatisierte Systeme, mit denen Ihre Mitarbeitenden die Reisekosten abrechnen, erleichtern neben der Eingabe und Erfassung von Ausgaben auch die Datenzentralisierung. Mithilfe von cloudbasierten Lösungen können Sie Informationen zu Reisekosten Ihrer Angestellten in Echtzeit abrufen. Zudem können Sie die Daten schneller auswerten und von überall auf die Berichte zugreifen.

Mit digitalisierten Reisekostenabrechnungen fallen überquellende Ordner und große Archive mit Belegen und Abrechnungen weg. Durch eine Einbettung in Ihr Finanzbuchhaltungssoftware und IT-Ökosystem können Sie auch eine verbesserte Kontrolle Ihrer Ausgabenrichtlinien durchsetzen. Belegduplikate und von geltenden Richtlinien abweichende Ausgaben können direkt identifiziert und deren Erfassung unterbunden werden. Inzwischen existieren auch Technologien am Markt bei denen es ausreicht Belege zu fotografieren, um die entsprechende Ausgabe zu erfassen. Sogenannte OCR Technologien erhöhen die Qualität der Datenerfassung und verbessern die Benutzererfahrung beim Reisekostenverwaltungsprozess.

Erfahren Sie mehr zur OCR Technologie in der Buchhaltung

Auch die Validierung von Reisekostenabrechnungen läuft mit einem automatisierten, digitalen System flüssiger ab. Da alle Beteiligten schon unterwegs Ihre Belege erfassen, einsehen und prüfen können, wird der komplette Verwaltungsprozess verkürzt. Mitarbeitende geben Ihre Ausgaben direkt auf der Geschäftsreise und schicken die Abrechnung zur Freigabe und Validierung weiter. Führungskräfte und Buchhaltung werden angepingt, validieren die Abrechnung und können die Kostenerstattung veranlassen.

Führen Sie effektive Ausgabenrichtlinien für Reisekostenabrechnungen ein

Eine ineffiziente Verwaltung von Reisekosten hängt oftmals auch an nicht klar definierten oder inexistenten Ausgabenrichtlinien. Ihre Mitarbeitenden haben keinen Überblick zu den erlaubten Ausgaben auf Geschäftsreisen, was zu fehlerhafter Ausgabenerfassung, ausbleibender Kostenerstattung und zeitintensiven Kontrollen führt. Indem Sie klare und eindeutige Ausgabenrichtlinien für die Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden kommunizieren, reduzieren Sie die Kosten, die mit einer ineffizienten Verwaltung einhergehen. Ausserdem können Ihre Mitarbeitenden leichter ihre Reisekosten abrechnen und korrekte Dokumente einreichen.

Die heutigen Lösungen zur automatisierten Reisekostenverwaltung erlauben Ihnen, beliebig komplexe Ausgabenrichtlinien zu erstellen ohne dass Sie eine Verschlechterung der Richtlinienkonformität zu befürchten haben. Solche Systeme mit integrierten Richtlinien können bereits bei der Ausgabenerfassung unerwünschte Ausgabenarten blockieren, Höchstwerte regulieren oder Warnmeldungen an die Mitarbeitenden senden. Mit der automatisierten und intelligenten Anwendung von Expensya zum Geschäftsausgabenmanagement ist das ein Kinderspiel!

Automatisierte Reisekosten-Verwaltung

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.