Eine Geschäftsreise verursacht Angestellten in der Regel Reisekosten und werden unter bestimmten Voraussetzungen vom Unternehmen erstattet. Die Dienstreise kann aus unterschiedlichsten Gründen nötig werden: für Messeteilnahmen, Kundenbesuche, Fortbildungen oder Fahrten zu anderen Standorten usw. Viele Reisen und Auslagen werden jedoch größernteils durch Aktivitäten verursacht, die als unternehmensextern klassifiziert werden können. Doch wie lassen sich die Reisekosten buchen und welche Besonderheiten müssen Sie beachten, damit nachher beim Finanzamt keine Probleme auftreten?
Was sind überhaupt Reisekosten?
Reisekosten sind Auslagen, die Angestellten auf einer geschäftlich bedingten Reise entstehen. Zu diesen Ausgaben gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Kosten für Übernachtungen und Reisenebenkosten. Diese Mitarbeiterauslagen lassen sich entweder in den Werbungskosten oder als Betriebsausgaben steuerlich berücksichtigt werden. Die Reisekosten sind auch als Spesen bekannt.
Auf einer Rechnung müssen bestimmte Ausgabenposten von Reisekosten extra angegeben werden. Folgende Auslagen dürfen zu einem Sammelposten wie Servicepauschalen oder Business-Paketen zusammengefasst werden:
- Kosten für ein Frühstück
- Reinigung von Kleidung
- Transport zwischen Bahnhof, Flughafen und der Unterkunft
- Gepäcktransport außerhalb der Unterkunft
- Parkplatzgebühren
Für solche Ausgaben können 20% des Pauschalpreises angesetzt werden, solange ein Kleinstbetrag von 150€ nicht überschritten wird. Wird ein Frühstück aber gesondert auf der Rechnung ausgewiesen, dann ist der Gesamtpreis von den erstattungsfähigen Übernachtungskosten abzuziehen.
Aufgepasst bei den nicht abzugsfähigen Reisekosten!
Anders als die vorher aufgeführten Reisenebenkosten lassen sich die Ausgaben für den Kauf von Reisebekleidung, die Benutzung einer Minibar in der Unterkunft oder private Auslandsgespräche nicht absetzen.
Bei den Verpflegungsmehraufwendungen können Pauschalen verwendet werden, sie werden jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht und können auf deren Homepage abgerufen werden. Die Verpflegungspauschale darf jedoch nicht mit den Übernachtungskosten in die Betriebsausgaben einfließen, Unternehmer:innen müssen sie deshalb aus den reinen Übernachtungskosten rausrechnen.
Ein Praxistipp zur Verpflegungspauschale! Wenn in der Spesentabelle zu den Verpflegungsaufwänden des Bundesfinanzministeriums für ein bestimmtes Reiseziel keine Angabe auffindbar ist, gelten die Beträge für Luxemburg. Bei Überseegebieten werden die Werte des Mutterlandes angewandt.
Bei den Übernachtungskosten dürfen ebenfalls nur die tatsächlichen angefallenen Ausgaben als Betriebsausgabe abgezogen werden. Dafür benötigt die Buchhaltung jedoch Nachweise dieser Kosten. In diesem Fall gilt dann der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7% und auch die Vorsteuer kann eingefordert werden. Die Vorsteuer darf aber nur auf die tatsächlichen Verpflegungs- und Übernachtungskosten angemeldet werden, dafür müssen die Posten einzeln auf der Rechnung gelistet werden.
Digitale Belege und Tools erleichtern Unternehmen die Dokumentationspflicht ihrer Reisekosten. Mithilfe solcher Lösungen können abzugsfähige Auslagen direkt von den nicht abzugsfähigen Kosten getrennt werden und die Finanzbuchhaltung profitiert von einer Vollkostenübersicht.
Ein Praxisbeispiel wie Sie Reisekosten buchen können
Reisekosten wirken sich gewinnmindernd aus und können deshalb steuerlich abgesetzt werden. Wenn Unternehmen eine Ausgabe als Reisekosten verbuchen möchte, müssen die geschäftlich bedingte Reise nachgewiesen und begründet werden. Das heißt private Ausgaben müssen bei der Meldung ans Finanzamt ausgeschlossen werden, weil diese nicht abzugsfähig sind. Damit den Reisenden klar ist, welche Ausgaben zu den Reisekosten zählen, können Unternehmen im Vorfeld Reiserichtlinien und Ausgabenregeln erstellen. So wissen die Angestellten, dass Belege und Nachweise für die Reise aufbewahrt werden müssen und private Ausgaben nicht erstattet werden.
Bei privaten PKWs und der Kilometerpauschale muss bei der Verbuchung eine weiter Besonderheit beachtet werden. Wird der PKW nicht mehr als 50% geschäftlich genutzt, dann muss er dem notwendigen Betriebsvermögen zugerechnet werden. Die Buchhaltung ermittelt die tatsächlichen Betriebskosten, die komplett abzugsfähig sind. Der Privatanteil des privat genutzten PKWs muss mit der Ein-Prozent-Regel versteuert werden.
Wenn ein Geschäftspartner:in oder Kunde:in das Hotel der Angestellten eines anderen Unternehmens übernimmt, dürfen diese Ausgaben als Betriebsausgaben verbucht werden. Hierfür kann in der Finanzbuchhaltung ein eigenes Konto zu den Beherbergungskosten angelegt werden oder auf sonstige betriebliche Aufwendungen gebucht werden.
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