Automatisierte Geschäftsausgabenverwaltung

Nachteile der Reisekostenabrechnung mit Excel

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Excel ist im geschäftlichen Kontext ein weitverbreitets Programm, das von Vielen nahezu täglich verwendet wird. Die Datenverwaltung und -Kalkulation mittels Formeln ist eine der Kernfunktionen des Programms. Daher ist es nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen die Berechnung und Abrechnung ihrer Reisekosten mit Excel machen. Aber ist Excel für die Verwaltung von Geschäftsausgaben überhaupt noch interessant und welche Nachteile hat die Verwendung des Excel-Tools in diesem Fall?

Warum Sie bei Ihrer Reisekostenabrechnung auf Excel verzichten sollten?

Wer kennt Sie nicht, die unzähligen und schweren Excel-Tabellen, die innerhalb eines Unternehmens kursieren und beim unternehmensinternen Ausgabenmanagement helfen sollen. Nach mühsamer Bearbeitung der einzelnen Excelblätter und Vorlagen plötzlich die Nachricht: „Excel antwortet nicht mehr“. Ein Satz, der wohl schon so manchem einen kalten Schauder über den Rücken laufen ließ. Wer schon einmal mit komplexen Excel-Tabellen gearbeitet hat weiß, dass diese schnell unübersichtlich werden können und die Arbeit dann eher erschweren als erleichtern. Besonders im Rahmen von Tätigkeiten, bei denen viele Sonderfälle und einzelne Eingaben anfallen, kann das Frustrationslevel der Mitarbeitenden und die Fehlerquote der Eingaben hoch sein. Dennoch greifen viele Unternehmen nach wie vor zu Excel, wenn es um das Management von Geschäftsausgaben geht. Doch werfen wir erst einmal einen Blick auf die Reisekostenabrechnung mit Excel und wie diese eher traditionelle Methode funktioniert.

Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung mit Excel?

Wie bereits angesprochen ist Excel ein Programm des Hause Microsoft, das vor allem zur tabellarischen Auswertung und Kalkulation von Zahlen oder Texten verwendet wird. Nutzer*innen erhalten eine breite Bandbreite an Funktionen, wie beispielsweise statistische, mathematische Formeln und Statistiken, mit deren Hilfe sowohl einfache als auch komplexe Berechnungen durchgeführt werden können. Vor allem in der Buchhaltung und im Controlling wird Excel häufig verwendet, aber auch in anderen Abteilungen werden die Funktionen dieses Tools geschätzt.

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Wenn Unternehmen die Reisekostenabrechnung mit Excel durchführen, dann erstellen die Buchhaltungs- oder Personalabteilung im Vorfeld oft entsprechende Vorlagen. In diesen sind dann vordefinierte Felder vorhanden, in die der Mitarbeitende seine entsprechenden Ausgaben eintragen kann. Denkbar wäre beispielsweise ein Eingabefeld für die Fahrkostenpauschale. Hier würde der Mitarbeitende seine gefahrenen Kilometer und das entsprechende Fahrzeug händisch erfassen. Die hinterlegte Formel dieses Eingabefelds erledigt dann die Berechnung der Fahrtkostenpauschale. Excel leistet in diesem Fall die Berechnung der Pauschale. Hierfür braucht es jedoch die Arbeitsleistung der Buchhaltung oder Personalabteilung, die die entsprechenden Pauschalsätze in Formeln hinterlegen und die Excel-Vorlage erstellen.

Prozess mit vielen Etappen und Bearbeitern*innen

Doch die Fahrkostenpauschale ist nur eine von vielen Ausgaben, die im Rahmen einer Geschäftsreise anfallen. Wenn mehrere Ausgaben in der Excel-Vorlage erfasst werden sollen, dann werden hierfür mitunter mehrere Tabellenblätter, unterschiedlichste Formeln und Verweise zwischen diesen benötigt. Die Software ermöglicht zwar eine fast unbegrenzte Anzahl unterschiedlichster Daten zu erfassen, jedoch geht mit steigender Datendichte schnell die Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit verloren.

Im letzten Schritt der Reisekostenabrechnung geht es an den Versand, die Prüfung und die Genehmigung der Ausgaben. Sobald der Mitarbeitende seine Ausgaben in der Excel-Vorlage eingetragen hat, speichert er diese beispielsweise auf seinem Desktop, schickt sie per Mail an seinen Vorgesetzten oder direkt an die Buchhaltung. Diese prüfen dann, ob die Ausgaben so ansetzbar sind und ob die Ausgaben in der Excel-Tabelle richtig erfasst wurden. Nach Freigabe übertragen die Verantwortlichen in der Abrechnung dann die Beträge in die Buchhaltungssoftware und starten die Rückerstattung. Ein Prozess mit vielen Etappen, bei dem die Exceltabelle durch viele Hände geht.

Was sind die Vorteile einer Reisekostenabrechnung mit Excel?

Eine Geschäftsausgabenverwaltung mit Excel kann für kleine Unternehmen mit überschaubarer Mitarbeiterzahl oder für Unternehmen, deren Mitarbeitende kaum geschäftlich verreisen, vorteilhaft sein. Wenn Ausgaben anfallen, sollten diese möglichst simpel sein, z.B. Kosten einer Geschäftsreise innerhalb eines Währungsraums. In solchen Fällen, in denen hauptsächlich formgleiche Ausgaben in standardisierten Formaten anfallen, kann Excel mit seiner tabellarischen Kalkulation glänzen. Beispielsweise eine Hotelrechnung, die ein Mitarbeitender nach einer Messeteilnahme zur Genehmigung einreicht. Die entsprechende Excel-Vorlage zur Reisekostenerfassung käme in diesem Fall mit wenigen Tabellenblättern und simplen Berechnungsformeln aus.

Der Mitarbeitende erfasst seine Ausgaben in diesem Beispiel seine Hotelrechnung und eventuell einen Beleg seiner Taxifahrt eigenständig. Er behält so die Kontrolle über die Eingabe und kann seine erfassten Ausgaben direkt in der Tabelle einsehen. Zudem ist Excel für die meisten Mitarbeitenden keine Unbekannte und gehört bei fast allen Unternehmen zur IT-Standardausrüstung. Es werden keine groß angelegten Schulungen für die Mitarbeitenden benötigt, da das Tool bereits von der Mehrheit beherrscht wird.

Welche Nachteile birgt die Reisekostenabrechnung mit Excel?

Excel erweist sich für den ungeübten Anwender, der nur sporadisch mit Excel arbeitet, oft als tückisch. Bei einer unternehmensweiten Reisekostenabrechnung mit Excel sind jedoch alle Mitarbeitenden dazu gezwungen, dieses Tool zu verwenden. Ein Mitarbeitender, der in seinem beruflichen Alltag Excel kaum verwendet, steht dann vor der Mammutaufgabe die Excel-Vorlage zu verstehen und fehlerfrei zu verwenden. Eingabefehler und Frustration sind hier vorprogrammiert.

Multinationale Konzerne mit mehreren tausenden Mitarbeitenden brauchen zudem umfangreiche und komplexe Excel-Vorlagen zur Abrechnung ihrer Geschäftsausgaben. Denn für diese Unternehmen gehören Geschäftsreisen zum Tagesgeschäft und Reisekosten fallen gleich in mehreren unterschiedlichen Währungen und Ländern an. Damit alle diese Eventualitäten in der Excel-Vorlage abgebildet werden, werden mehrere und gut befüllte Tabellenblätter gebraucht. Dies führt zu unübersichtlichen, mehrseitigen Excel-Vorlagen, die sich nicht länger intuitiv befüllen lassen. Geschäftsreisende werden wenig enthusiastisch ans Befüllen solch komplexer Vorlagen herangehen, Ausgabenrichtlinien werden womöglich nicht berücksichtigt und Fehler bei den Einträgen schleichen sich ein.

Eingabefehler und Frustration vorprogrammiert

Die Erfassung der Reisekosten per Excel kostet die Mitarbeitenden wertvolle Zeit und muss oft im Nachgang vom Büro aus stattfinden. Diese Herangehensweise bietet Geschäftsreisenden kaum Flexibilität und raubt Nerven sowie Zeit. Um unterschiedliche Währungen, Tagespauschalen, Kilometerpauschalen, Wechselkurse und lokale Steuersätze korrekt zu erfassen, braucht es jeweils eine eigene Formel und ein vordefiniertes Feld. Diese müssen in der Vorlage berücksichtigt und die Felder dementsprechend formatiert werden. Doch kann im Vorfeld oft nicht jede Ausgabe antizipiert werden und der Mitarbeitende findet dann bei der Eingabe seiner Reisekosten kein entsprechendes Feld. Excel ist hier starr, unflexibel und kann sich nicht an unterschiedliche Anforderungen der unternehmensinternen Zielgruppen anpassen.

Darüber hinaus sind Excel-Tabellen, die von allen Mitarbeitenden bearbeitet werden können, sehr fehleranfällig. Bei fehlenden Feldern könnten Mitarbeitenden in die Versuchung geraten selbst neue Einträge für ihre Reisekosten zu erstellen. Diese entsprechen dann vielleicht nicht den Ausgaberichtlinien des Unternehmens. In der Folge sind voreingestellte Berechnungsformeln und die angezeigten Informationen fehlerhaft. Bei der Reisekostenabrechnung mit Excel ist eine zeitintensive, zusätzliche Kontrolle von Buchhaltung und Vorgesetzten erforderlich. Dies bindet wiederum wertvolle Personalressourcen und zieht den Genehmigungsprozess in die Länge. Ohne eine Reisekostenabrechnung werden dem Mitarbeitenden seine Ausgaben aber nicht zurückerstattet und dem Unternehmen drohen immense Buchhaltungsprobleme sowie gegebenenfalls auch empfindliche Nachzahlungen!

Welche alternativen Lösungen gibt es?

In der Summe kann Excel den Anforderungen von Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Reisekostenabrechnungen nicht länger gerecht werden. Im Interesse ihrer Mitarbeitenden sollten sich Unternehmen nach intuitiven, intelligenten und innovativen Lösungen zum Management ihrer Geschäftsausgaben umsehen. Die manuelle Eingabe kann beispielsweise mit Hilfe intelligenter Eingabe-Technologien automatisiert werden. Mit der Automatisierung des Reiskostenabrechnungsprozesses verbessert sich die Kontrolle ihrer Ausgabenrichtlinien und doppelt vorliegende Ausgaben werden direkt erkannt. Des Weiteren sind zentralisierte Daten der Schlüssel für eine erfolgreiche Rechnungsprüfung und -Kontrolle und ein effizientes Management der Geschäftsausgaben.

Es ist an der Zeit ihre Reisekostenabrechnung zu digitalisieren. Elektronische Rechnungsarchive sind unter bestimmten Rahmenbedingungen in gleicher Weise rechtlich anerkannt wie Papierdokumente.

Digitalisierte Verfahren der Geschäftsausgabenverwaltung bieten zahlreiche Vorteile im Vergleich zu den physischen, manuellen Varianten. Mit einer Digitalisierung des Reisekostenabrechnungsprozesses werden in sämtlichen Phasen der physischen Archivierung Kosten- sowie Zeitersparungen erzielt. Ebenso nehmen Ihre Mitarbeitenden den Prozess als effizienter und agiler wahr und empfinden die automatisierte Lösung als Erleichterung.

Expensya – die Lösung für Ihre Geschäftsausgabenverwaltung

Verwenden Sie noch Excel bei der Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben und bearbeiten mehrere Tabellenblätter für die Reisekostenabrechnungen Ihrer Mitarbeitenden? Diese Herangehensweise gehört längst der Vergangenheit an – die Zeit ist reif für ein intelligentes, modernes System zur Geschäftsausgabenverwaltung!

Eine Lösung zur Geschäftsausgabenverwaltung wie Expensya ermöglicht Ihnen diesen Prozess zu revolutionieren. Gleichzeitig können Sie von einer gesetzeskonformen, digitalen Archivierung ihrer Belege und Rechnungen profitieren. Mit unserer Lösung arbeiten Sie 100 % papierlos! Ihr Mitarbeitender fotografiert seine Rechnung direkt von unterwegs und erstellt seine Reisekostenabrechnung digital.

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Automatisierte Verwaltung der Reisekostenabrechnung

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