Ausgabenrichtlinie

Reisekostenabrechnungen: Erarbeitung einer Ausgabenrichtlinie

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Die Verwaltung von Geschäftsausgaben ist für die meisten Unternehmen ein heikles Thema. Um bei der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen Zeit zu sparen, sollte daher möglichst frühzeitig eine Ausgabenrichtlinie erstellt werden.

Es reicht jedoch nicht aus, eine Ausgabenrichtlinie zu erstellen. Diese muss auch dem Tätigkeitsfeld Ihres Unternehmens entsprechen und aktualisiert werden, um etwaigen Entwicklungen zu berücksichtigen. Eine Ausgabenrichtlinie, die auf dem neuesten Stand ist, spart Ihrem Unternehmen Zeit und Geld und vermeidet Missverständnisse in Bezug auf gerechtfertigte und exzessive Ausgaben.

Welchen Sinn haben Ausgabenrichtlinien?

In einem zunehmend komplexen Umfeld ist es unerlässlich, einen Überblick über die anfallenden Ausgaben zu haben. Um ihre Beschäftigten auf die Regeln aufmerksam zu machen, die bei Geschäftsreisen zu befolgen sind, legen Unternehmen daher Ausgabenrichtlinien fest.

Diese Richtlinien beziehen sich auf Geschäftsausgaben, beispielsweise Fahrt-, Verpflegungs- und Transportkosten, sowie auf die Modalitäten ihrer Erstattung.

Konkret handelt es sich bei diesem Dokument um die Erstattungsvorschriften des Unternehmens, die alle Mitarbeitenden einhalten müssen. Diese Formalisierung fördert die Transparenz und vereinfacht die Ermittlung von unnötigen finanziellen Verlusten.

Wie werden Ausgabenrichtlinien vorbereitet? 

Zunächst müssen die Ausgaben ermittelt werden, die in Ihre Ausgabenrichtlinien einbezogen werden sollen. Um Missverständnisse zu vermeiden, muss Ihr Dokument so klar wie möglich sein.

Die folgenden Punkte sind zu beachten:

  • Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Ausgaben, die Ihr Unternehmen erstattet
  • Legen Sie für jede Ausgabenart ein Ausgabenlimit fest: Reisen in der Economy-Klasse, Vermeidung von Luxushotels auf Geschäftsreisen, Begrenzung bestimmter Ausgaben, wie z.B. Verpflegung
  • Überprüfen Sie den rechtlichen Rahmen: Viele Vorschriften beschränken auf Grundlage bestimmter Kriterien (Dauer der Reise, Entfernung vom Hauptsitz usw.) die Kostenerstattung. Informieren Sie sich über die in Ihrem Bereich geltenden Vorschriften, um sicherzustellen, dass Ihre Kostenerstattung nicht als Sachleistung angesehen wird
  • Nennen Sie Ihre Partner: Wenn Sie ein Abkommen mit einer Hotelkette, einer Fluggesellschaft oder für bestimmte Verkehrsmittel haben, müssen Sie dies Ihren Mitarbeitenden mitteilen. Die Einrichtung eines kontrollierten Buchungsrahmens ist ebenfalls eine Option.

Ihre Ausgabenrichtlinie kann eine Vielzahl von Elementen umfassen, solange sie kohärent und verständlich ist. Fügen Sie unbedingt einige häufig gestellte Fragen ein, um auch auf Fragen einzugehen, die nicht direkt zur Ausgabenrichtlinie gehören, aber zur Verinnerlichung dieser Regeln wichtig sind.

Sie finden die Erarbeitung einer Ausgabenrichtlinie mühsam? Entdecken Sie die Schlüsselfaktoren einer erfolgreichen Ausgabenrichtlinie!

Achten Sie auch darauf, wie diese Richtlinien in Umlauf gebracht werden: Es reicht nicht aus, Ausgabenrichtlinien zu verfassen – Sie müssen die Beschäftigten auch darüber informieren.

Wie lassen sich Geschäftsausgaben optimieren?

Nach der Erarbeitung Ihrer Ausgabenrichtlinien muss verfolgt und überprüft werden, ob sie eingehalten werden. Diesbezüglich haben wir verschiedene Tipps:

Seien Sie gerecht: Wirksame Richtlinien müssen gerecht sein. Jeder Mitarbeitende hat Anspruch auf eine Erstattung seiner Auslagen, sofern diese den Modalitäten entsprechen. Diese gelten auch für Führungskräfte, die bei ihrer Anwendung mit leuchtendem Beispiel vorangehen sollten.

Holen Sie hin und wieder Feedback zu dieser Kostenverwaltung ein, um Ihre Mitarbeitenden in den Prozess einzubeziehen. Dadurch werden sie diese Vorgaben weniger als Zwänge empfinden.

Flexibel sein: Versuchen Sie, in Bezug auf die Ausgabengrenzen nicht nur gerecht, sondern auch flexibel zu sein. Tarife sind von Land zu Land unterschiedlich; so ist ein Taxi in Genf teurer als in z.B. in Kuala Lumpur. Legen Sie daher die Tarife in Übereinstimmung mit dem Reiseziel Ihrer Mitarbeitenden fest. Natürlich können Sie die Erstattung übertriebener Ausgaben dennoch ablehnen, sollten dies aber nur dann tun, wenn die Obergrenze deutlich überschritten wurde.

Transparent sein: Vergewissern Sie sich nach der Zusammenstellung Ihrer Ausgabenrichtlinien, dass diese verfügbar sind und an Ihre Mitarbeitenden weitergegeben wurden. Senden Sie dieses Dokument per E-Mail oder stellen Sie es in Ihr Intranet, damit es jederzeit abrufbar ist. Dadurch sorgen Sie für die Einhaltung der Regeln, gleichzeitig aber auch für eine Reduzierung der Betrugsversuche.

Reaktiv sein: Um die Anwendung der Ausgabenrichtlinien zu gewährleisten, muss Ihr Unternehmen reaktiv sein. So müssen die Mitarbeitenden ihre Kostenerstattung rasch erhalten, wenn ihre Ausgaben regelkonform sind. Dadurch wird vermeiden, dass sie in eine unangenehme Situation geraten, wenn sie häufig Geschäftsausgaben tätigen müssen. Ebenso muss das Unternehmen seine Ausgabenrichtlinien regelmäßig auf den neuesten Stand bringen, um Änderungen Rechnung zu tragen.

Technologisch auf dem neuesten Stand sein: Die optimale Anwendung der Ausgabenrichtlinien setzt einen optimierten Kostenverwaltungsprozess voraus. Um die verschiedenen Frist-, Erstattungs- oder Compliance-Anforderungen zu erfüllen, sind die neuen Technologien eine große Hilfe und erleichtern den Prozess.

Heute gibt es Lösungen zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, die diesen Bedarf decken. Sie ermöglichen die Automatisierung des Prozesses vom Beleg bis zur Verbuchung, indem sie die Kontrolle und die Einhaltung der geltenden Vorschriften optimieren!

Eine Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wie Expensya ermöglicht Ihnen die automatisierte Anwendung Ihrer Ausgabenrichtlinien, indem Ausgaberegeln, Höchstbeträge und Benachrichtigungen im Falle einer Abweichung direkt über die Plattform konfiguriert werden. All dies mit einem Höchstmaß an Flexibilität in Bezug auf Kriterien, Zeiträume, Entfernungen, Dauer der Reise usw.

 

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