Jeder kennt es: Geschäftsreisen können sowohl für Mitarbeiter als auch für Arbeitgeber mit Stress und Hektik verbunden sein. Hierbei müssen bei der Planung und Nachbereitung einige Vorkehrungen getroffen werden, um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu garantieren.
Ein wichtiger Bestandteil jeder Dienstreise: Die A1 Bescheinigung. Finden Sie in unserem Artikel heraus, was genau es damit auf sich hat, und worauf Sie achten müssen, um bürokratische Hürden zu meistern.
Was ist eine A1 Bescheinigung?
Bei der A1 Bescheinigung handelt es sich um einen Nachweis für Beschäftige, der bestätigt, dass man bei einer Dienstreise ins Ausland über das Heimatland sozialversichert ist. Dank dieser Bescheinigung entstehen keine Zusatzkosten, wie z. B. doppelte Sozialversicherungsbeiträge. Arbeitgeber oder auch Selbstständige sind verpflichtet eine A1 Bescheinigung zu beantragen, auch wenn nur ein kurzer oder spontaner Aufenthalt im Ausland ansteht.
Wie genau wird die A1 Bescheinigung ausgefüllt?
Seit 2019 müssen Arbeitgeber jeden Antrag für eine A1 Bescheinigung bei ihrer Krankenkasse bzw. ihrem Sozialversicherungsträger auf elektronischem Wege stellen. Dies kann über zwei Wege erfolgen: Entweder über eine systemgeprüfte Abrechnungs-Software oder über eine digitale Ausfüllhilfe.
Jede A1 Bescheinigung beinhaltet u. a. die folgenden Angaben:
• Persönliche Daten der Mitarbeiter (Name, Adresse, Staatsangehörigkeit etc.)
• Status und Beschäftigung in Deutschland
• Informationen bezüglich der Entsendung (z. B. Mitgliedsstaat und Dauer der Entsendung)
Nachdem der Antrag ausgefüllt wird, erhält der Arbeitgeber einen Nachweis. Dies geschieht in der Regel innerhalb von drei Werktagen. Die A1-Bescheinigung hat eine maximale Gültigkeit von zwei Jahren. Wichtig hierbei: der Arbeitnehmer muss sie während seiner Geschäftsreisen stets dabeihaben.
Wann braucht man eine A1 Bescheinigung?
Die A1-Bescheinigung ist für Arbeitnehmer, Beamte und Selbstständige auf allen Dienstreisen innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz erforderlich. Hierbei ist die Dauer und die Art der Auslandsreise nicht von Bedeutung.
Was kostet eine A1 Bescheinigung?
Der Antrag für eine A1-Bescheinigung ist nicht kostenpflichtig. Nach Erstellen eines Antrags wird ein Nachweis über den eingegangenen Antrag an den Arbeitgeber gesendet. Dies erfolgt automatisch.
In welchen Ländern gilt die A1 Bescheinigung für Geschäftsreisen?
Ein kleiner Nachweis, mit großer Wirkung: Die A1 Bescheinigung ist sowohl innerhalb der EU, als auch im europäischen Wirtschaftsraum gültig. Dies umfasst folgende Länder:
• Schweiz,
• Island,
• Liechtenstein,
• Norwegen,
• Großbritannien und Nordirland.
Wichtig: In Staaten mit denen die deutsche Regierung bilaterale Sozialversicherungsabkommen hat, ist die A1 Bescheinigung leider nicht gültig. Für Länder wie die USA oder China wird somit ein anderes Formular benötigt.
Die A1 Bescheinigung ist jedoch nur der erste Schritt, der bei jeder Dienstreise in Erwägung gezogen werden muss. Weitere wichtige Etappen sind Reisekosten wie Flug- und Bahntickets aufzubewahren sowie die Übernachtungen und damit verbunden Abrechnungen zu erfassen.
Die Reisekostenverwaltung ist sowohl arbeits- als auch zeitintensiv und erfordert ein hohes Maß an Präzision. Besonders Unternehmen, die traditionelle Methoden wie Excel-Tabellen nutzen, können leicht den Überblick verlieren.
Auch die Anzahl der Beschäftigten, die regelmäßig auf Geschäftsreise gehen, hat einen Einfluss auf die Komplexität von Reisekostenabrechnungen: Je mehr Mitarbeiter eine Dienstreise antreten, desto mehr Spesenabrechnungen und Ausgaben müssen verarbeitet, geprüft, validiert und erstattet werden.
Um das Arbeitspensum zu verringern und die Produktivität zu steigern, greifen deshalb immer mehr Unternehmen auf digitale Reisekosten-Softwares zu. Um einen reibungslosen Austausch zwischen verschiedenen ERP- und HR-Systemen zu garantieren, eignen sich Software-as-a-Service Lösungen sog. SaaS-Lösungen am besten.
Vorteile von SaaS-Lösungen in der Reisekostenverwaltung
Mit digitalen Tools können aufwendige Arbeitsschritte vereinfacht und die damit verbundenen administrativen Hürden gemeistert werden. Durch direkte Prozesse in der Reisekostenabrechnung werden manuelle Eingriffe reduziert. Ein wichtiger Aspekt, um versteckte Kosten effektiv zu eliminieren.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Die manuelle Eingabe von Daten kann leider zu falschen Abrechnungen oder sogar Datenverlusten führen, wodurch Kosten rasch in die Höhe steigen können. Diese Fehler passieren gerade bei der Eingabe von Fahrtkosten oder der Spesennachweise schnell.
Auch lesenswert: Spesenabrechnungen, diese Fehler können teuer werden!
Mit Automatisierung schneller ans Ziel
Dank automatischer Erinnerungsfunktionen können bei fehlenden Belegen, wie beispielsweise der A1-Bescheinung, diese automatisch angezeigt werden. Auch bei der automatischen Berechnung der Kilometerpauschale, der automatischen Berechnung der Mehrwertsteuer und abzugsfähigen Mehrwertsteuer lässt sich dank digitaler Tools viel Zeit sparen.
Darüber hinaus kann eine Reisekosten-Software in die eigene Buchhaltungssoftware und Informationssystem integriert werden. Dank der Zentralisierung aller wichtigen Informationen, haben Sie somit Zugriff auf aktualisierte Daten aller Abteilungen.
Wie Expensya Reisekostenabrechnungen für Ihr Unternehmen vereinfachen kann
Mit Hilfe der nutzerfreundlichen Lösung von Expensya können Sie sämtliche Reisekostenabrechnungen komplett digital verwalten. Somit entfallen lästige und zeitraubende Aufgaben wie das Ausfüllen endloser Excel-Tabellen oder das Abtippen von Rechnungen in Papierform.
Mehr Flexibilität: Unsere Software ist im SaaS-Modus zugänglich, also 100% online. Somit können Sie spielend leicht Abfragen und Änderungen der benötigten Daten auf jedem Medium durchführen – auch wenn Sie unterwegs oder im Home-Office sind.
Eine Win-Win Situation für alle Beteiligten! Mithilfe einer Reisekosten-Software wie Expensya können Verwaltungsprozesse für die Mitarbeiter, die Führungskräfte sowie die Buchhaltung vereinfacht und zentralisiert werden. Unser intuitives System ermöglicht die Erstellung von Dienstreiseanträgen und Zahlungskarten mit nur wenigen Klicks. Mit Expensya gehören zeitaufwendige Prozesse im Reisekostenmanagement endlich der Vergangenheit an!
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