Reiserichtlinien erstellen. Aber wie

Reiserichtlinien erstellen. Aber wie?

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Reiserichtlinien stellen eine effektive Methode zur Verwaltung von Geschäftsreisen dar und sind für Unternehmen unerlässlich.

Ihre Mitarbeitenden können ihnen in völliger Transparenz entnehmen, was unter welchen Bedingungen erstattet wird und was während einer Reise zu beachten ist.

Reiserichtlinien sollen den Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeitenden einen Rahmen geben, die Budgetverwaltung optimieren und die Regelkonformität der anfallenden Ausgaben garantieren.
Reiserichtlinien sind nicht auf die Kontrolle der Ausgaben beschränkt und ein wichtiger Sicherheits- und Komfortaspekt auf Geschäftsreisen. Reiserichtlinien sind im Interesse Ihrer Belegschaft. Umso wichtiger ist es, dass der Meinung und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden im Außendienst Rechnung getragen wird.

Wie also ist bei der Erarbeitung von Reiserichtlinien und Festlegung von verbindlichen Regeln vorzugehen, ohne den Geschäftsreisenden die Flexibilität zu nehmen?

Definition: Was genau sind Reiserichtlinien?

Die Reiserichtlinien eines Unternehmens legen Regeln für Geschäftsreisen fest, setzen einen Ausgabenrahmen und dienen der Steuerung der Ausgaben, der verwendeten Transportmittel, der gebuchten Übernachtungen und der internen Validierungsprozesse.

Der eigentliche Zweck von Reiserichtlinien ist die Darlegung der zu beachtenden Regeln. Auf dieser Grundlage können Partnerschaften mit Lieferanten eingegangen und Angebote (Beförderungsmittel, Hotels, …) ausgehandelt werden.

Die Reiserichtlinien sind ein wichtiges Dokument, das alle festgelegten Regeln zusammenfasst. Durch sie können mögliche Überschreitungen oder unangemessene Ausgaben vermieden werden.

Mitarbeitende im Außendienst sind folglich mit den Rahmenbedingungen für Geschäftsausgaben vertraut. Gleichzeitig dienen sie für Entscheidungsträger wie Travel Manager, CFOs und die Buchhaltung von Unternehmen als Bezugsdokument für die Validierung oder Ablehnung einer Spesenabrechnung und die Rechtfertigung ihrer Entscheidung gegenüber den Mitarbeitenden.

Was ist für die Zusammenstellung von gelungenen Reiserichtlinien zu beachten?

Der Erstellung von Reiserichtlinien muss eine gründliche Analyse der einzelnen Szenarien vorausgehen, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können.

So können Sie in Ihrem Team mehr Transparenz schaffen, durch eine bessere Organisation Zeit sparen und erhebliche Einsparungen erzielen.

Die Erstellung der Reiserichtlinie muss unter Einbeziehung von Vielreisenden und Führungskräften erfolgen. Die Außendienstmitarbeiter können ihre Tipps, Ideen und Erfahrungen einbringen, während das Management mit den Validierungs- und Verfolgungsverfahren der Ausgaben vertraut ist.

Die folgenden 5 Punkte sollten bei Erstellung von effektiven Reiserichtlinien unbedingt berücksichtigt werden.

1. Klären, welche Ziele mit einer Reiserichtlinie verfolgt werden

Der erste Schritt besteht darin, die Ziele dieser Richtlinien klar zu definieren. Optimierung der Reise- und Validierungsprozesse, Reduzierung von Anomalien und unnötigen Ausgaben, Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen, Steuerung der Reisekosten, Transaktionsanalyse und Budgetüberwachung…

Reiserichtlinien legen bestimmte Regeln fest, die im Interesse der Sicherheit der Mitarbeitenden und eines reibungslosen Verlaufs der Reise, und um die Kosten unter Kontrolle zu halten, zu befolgen sind. Klare Richtlinien dienen der Orientierung und vereinfachen die Arbeit. Und natürlich können sie im Anschluss immer dann verändert oder angepasst werden, wenn dies notwendig erscheint.

Sind die Ziele definiert, können Sie mit der Aufstellung der Reiseregeln beginnen. Idealerweise sollte in diesen Prozess mindestens ein Mitarbeiter einbezogen werden, der für das Unternehmen häufig auf Geschäftsreisen ist.

Seine Erfahrung auf diesem Gebiet wird Ihnen helfen, den besten Kompromiss zwischen den Kosten für das Unternehmen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden zu finden. Vielreisende sind am besten in der Lage, auf Problemstellungen und unwahrscheinliche Szenarien aufmerksam zu machen, die auf Reisen bereits eingetreten sind.

2. Den Mitarbeitenden Flexibilität bieten

Ihre Reiserichtlinien enthalten eine erschöpfende Auflistung der möglichen Ausgaben, nennen das vorgesehene Budget und die zu befolgenden Herangehensweisen (Transportmittel, Unterbringung…). Die für das Unternehmen reisenden Mitarbeitenden müssen anhand dieser Richtlinien die richtigen Entscheidungen treffen können und gleichzeitig auch die Führungskräfte bei ihren Aufgaben unterstützen.

Die Regeln dürfen jedoch nicht zu streng sein, da eine gewisse Flexibilität gewahrt werden muss. Es ist ratsam, den Mitarbeitenden einen gewissen Spielraum und mehrere Wahlmöglichkeiten zu lassen.

So können Sie beispielsweise für die Übernachtung Regeln für die Auswahl der Unterkunft und den nicht zu überschreitenden Tarif aufstellen, ohne aber ein bestimmtes Hotel vorzuschreiben.

Oder aber die Auswahl ist an eine Vereinbarung mit einer bestimmten Hotelkette gebunden, in welchem Fall es möglich ist, eine gewisse Flexibilität bei den anderen anfallenden Ausgaben zu gewähren, etwa bei den möglichen Serviceleistungen, der Wahl des Zimmers oder der Einnahme der Mahlzeiten vor Ort oder anderswo.

Dasselbe gilt für die Transportmittel. So ist es denkbar, ein Budget und einen Termin festzulegen und den Mitarbeitenden die günstigste Abfahrtszeit oder das praktischste Transportmittel im Rahmen des Budgets wählen zu lassen.

3. Regeln festlegen, die mit der Realität im Außendienst vereinbar sind

Nehmen Sie eine umfassende Analyse der Lage vor: Wie häufig fallen Geschäftsreisen an? Was sind die häufigsten Reiseziele? Welches sind die effizientesten Verkehrsmittel, um dorthin zu gelangen? Welche Bedürfnisse der Außendienstmitarbeitenden müssen für eine erfolgreiche Geschäftsreise erfüllt sein?

Ihre Reiserichtlinien müssen der Außendienstrealität und den konkreten Bedürfnissen Ihres Unternehmens Rechnung tragen, damit die gesetzten Ziele und die Erwartungen Ihrer reisenden Mitarbeitenden nicht im Widerspruch zueinander stehen.

Idealerweise sollte mindestens ein Mitarbeiter, der mit Geschäftsreisen für das Unternehmen praktische Erfahrung hat, in die relevanten Überlegungen und die Verfassung der Regeln einbezogen werden. Sein Beitrag ist wichtig, um die Problemstellungen der mobilen Teams erfassen und durch Ideen und praktische Lösungen angehen zu können.

4. Geeignete Tools verwenden

Neue Technologien ermöglichen eine erhebliche Vereinfachung der alltäglichen Abläufe der Reisenden und der Geschäftsführung. Ab einer gewissen Beschäftigtenzahl ist die Einführung eines innovativen Verwaltungstools im Interesse des Unternehmens. Eine intelligente Lösung für die Verwaltung von Geschäftsreisen ermöglicht eine Zentralisierung und Automatisierung reisebezogener Aufgaben unter Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens.

Diese Lösungen unterstützen Sie bei der optimierten Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben, geben Ihnen mehr Kontrolle über laufende und zukünftige Ausgaben und helfen Ihnen nicht zuletzt, die Kosten für Geschäftsreisen zu senken.

Die als intuitive mobile Anwendung und webbasierte Plattform verfügbare Lösung Expensya entspricht sowohl den Bedürfnissen der reisenden Mitarbeitenden als auch denen der Führungskräfte.

Expensya löst durch die Automatisierung und Zentralisierung der Daten zur Vereinfachung der Geschäftsreise ein wesentliches Problem. Denn mit seiner Lösung zur Spesenverwaltung revolutioniert Expensya auch den zeitaufwändigen und komplizierten Prozess der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen. Anhand eines mit dem Smartphone aufgenommenen Fotos werden die Belege gescannt, analysiert und zur Validierung verschickt. Ein beispielloses Mehr an Freiheit und Produktivität für Reisende und Management gleichermaßen.

5. Ein klares Budget festlegen

Für jeden Ausgabenposten muss ein klares und angemessenes Budget festgelegt werden. Das Budget variiert je nach der Dauer des Auftrags, dem Zielort und der Ausgabenkategorie.

Es ist ratsam, einen Blick in bereits angefallenen Ausgaben und von Ihren Teams unternommene Reisen zu werfen, um durch die Analyse der verschiedenen Situationen eine genaue Einschätzung der Reisekosten zu erhalten und ein kohärentes Budget festzulegen.

Bei der Bestimmung des Budgets müssen sowohl häufige als auch vorhersehbare Ausgaben (Unterbringung, Transport, Verpflegungskosten usw.) berücksichtigt und die verschiedenen Ausgabenszenarien prognostiziert werden, für die ein Rahmen festgelegt werden sollte, um dem Geschäftsreisenden einen Anhaltspunkt zu geben und Missverständnisse zu vermeiden.

Ihre Reiserichtlinien bekanntgeben

Dieses Dokument ist nicht nur eine Leitlinie für Entscheidungsträger wie Geschäftsführung, Finanzleitung oder Travel Manager. Die Reiserichtlinien sind auch ein wichtiges Nachschlagwerk für die Mitarbeitenden. Dieses Dokument muss bekannt und leicht zugänglich sein, um bei Bedarf herangezogen werden zu können.

Auch entsprechende Schulungen und Präsentationen sind empfehlenswert, um sicher zu sein, dass die Informationen alle Betroffenen erreicht haben und die Fragestellungen der Mitarbeitenden zu den eingerichteten Regeln berücksichtigt wurden. Nicht zuletzt müssen auch alle erfolgten Überarbeitungen mitgeteilt werden, um angewendet werden zu können.

Reiserichtlinien: eine Grundlage für die digitale Verwaltung der Reisekostenabrechnungen

In den Reiserichtlinien kann klar festgelegt werden, wer wann unter welchen Bedingungen zu welchen Kosten reist. Reiserichtlinien sind vor allem eine wertvolle Informationsquelle, die Ihnen hilft, Ihre Geschäftsausgaben besser zu verwalten.

Durch die Klärung der Prozesse von der Validierung des Kaufantrags bis zur Kostenerstattung bietet sie eine ganzheitliche Sicht auf die interne Funktionsweise von Geschäftsreisen. Sie wissen, wer zu welchem Zeitpunkt und in welcher Phase was tut.

Diese Gelegenheit sollte genutzt werden, um zu einer digitalisierten Verwaltung der Spesenabrechnungen überzugehen, zumal diese Automatisierung auch für die Mitarbeitenden der operativen Ebene positiv ist: Zeitersparnis, Wegfall der Dateneingabe, einfache Verarbeitung und eine Verwaltung der Ausgaben in Echtzeit.

Die Digitalisierung der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ist zudem eine effektive Möglichkeit, die Überwachung der Reisekosten und Spesen Ihres Unternehmens zu optimieren.

Durch die Zentralisierung der Daten auf einer einzigen Plattform können sie genügend Daten für eine verbesserte Analyse der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden sammeln. Dieses praktische Instrument wird sich unter anderem bei der Eindämmung von Fehlern und der Gewährleistung der Regelkonformität von Ausgaben als nützlich erweisen.

Die Einrichtung einer Geschäftsreiserichtlinie bietet eine klare und praktische Grundlage für die Verwaltung aller Geschäftsreisen. Nutzen Sie diese Tipps, um alle Schritte der Reisekosten- und Reiseverwaltung zu optimieren: bessere Organisation, zufriedene Mitarbeiter, bessere Kontrolle, Senkung der Kosten und Zeitersparnis!

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