Reiserichtlinien erstellen, aber wie?

Reiserichtlinien stellen eine effektive Methode zur Verwaltung von Geschäftsreisen dar und sind unerlässlich für Unternehmen. Sie schaffen Transparenz im Unternehmen sowohl für die reisenden Mitarbeitenden im Außendienst, ihre jeweiligen Manager als auch die Finanzverantwortlichen.

Auf Geschäftsreisen sind Reiserichtlinien demnach eine wichtige Orientierungshilfe. Die Mitarbeitenden können direkt einsehen, was unter welchen Bedingungen erstattet wird und was es sonst noch während einer geschäftlichen Reise zu beachten gilt. Das ist jedoch nicht ihr einziger Vorteil! Mithilfe von Reiserichtlinien wird die Budgetverwaltung eines Unternehmens optimiert und die Regelkonformität eingereichter Ausgaben garantiert. Durch die verbesserte Organisation können Unternehmen erheblich Zeit und Ressourcen einsparen.

Reiserichtlinien sind nicht nur auf die Kontrolle von Ausgaben beschränkt, sondern bieten auf Geschäftsreisen auch wichtige Sicherheits- und Komfortaspekte. Es ist im Interesse Ihrer Belegschaft, dass klare Reiserichtlinien vorliegen. Umso wichtiger ist es, dass bei der Formulierung von Reiserichtlinien die Bedürfnisse der Vielreisenden berücksichtigt werden.

Wie also gehen Sie am besten bei der Formulierung von Reiserichtlinien vor, ohne dass Sie ihren Geschäftsreisenden die Flexibilität nehmen?

Was genau sind Reiserichtlinien?

Die Reiserichtlinien eines Unternehmens legen verbindliche Regeln für Geschäftsreisen fest. So können die auf Reisen anfallenden Ausgaben, verwendeten Transportmittel und gebuchten Übernachtungen besser gesteuert werden. Außerdem kann ein unternehmensweit geltender Ausgaberahmen festgelegt werden. Reiserichtlinien können auch bei unternehmensinternen Validierungsprozessen angewendet werden.

Der eigentliche Zweck von Reiserichtlinien ist es jedoch, Geschäftsreisenden die zu beachtenden Regeln aufzuzeigen. Auf deren Grundlage können wiederum Partnerschaften mit Lieferanten eingegangen und Angebote (bspw. für Beförderungsmittel, Hotels, etc.) ausgehandelt werden. Reiserichtlinien sind ein wichtiges Dokument, die einen Überblick zu allen unternehmensintern geltenden Ausgaberegeln für Geschäftsreisen geben. Mit der Hilfe einer Reisekostenordnung können mögliche Überschreitungen des festgelegten Budgets oder unangemessene Ausgaben vermieden werden.

Kurz zusammengefasst informiert die Richtlinie für Geschäftsreisen Ihre Mitarbeitenden im Außendienst über die zu beachtenden Rahmenbedingungen bei beruflich veranlassten Reisen. Des Weiteren können Entscheidungsträger wie Travel Manager, CFOs und die Buchhaltungsabteilung sie als Bezugsdokument zur Genehmigung oder Ablehnung einer Reisekostenabrechnung verwenden. Eine klare Reisekostenordnung hilft auch bei der Rechtfertigung einer Entscheidung gegenüber den Mitarbeitenden z.B. bei der Ablehnung eines Belegs oder einer Spesenabrechnung.

Wie formuliert man effektive Reiserichtlinien?

Bevor Sie sich mit Festlegung einzelner Regeln innerhalb einer Reiserichtlinie befassen, sollten Sie unternehmensintern eine gründliche Analyse einzelner Szenarien machen. Auf Basis dieser Analyse können Sie fundierte Entscheidungen zur Reiserichtlinie treffen.

Bei der Erstellung einer Reiserichtlinie sollten vielreisende Mitarbeitende sowie Führungskräfte eingebunden werden. Die Außendienstmitarbeiter können relevante Vorschläge und Erfahrungen aus Ihrer Geschäftsreise-Praxis einbringen. Wohingegen das Management und Führungskräfte den Prozess mit Knowhow aus dem Genehmigungsverfahren der Geschäftsausgaben bereichern.

Diese folgenden 5 Punkte sollten bei Erstellung von effektiven Reiserichtlinien unbedingt berücksichtigt werden:

1. Ziele der Reiserichtlinie klären

In einem ersten Schritt sollten Sie die Ziele Ihrer Richtlinie klar definieren. Hier steht Ihnen eine große Auswahl an Optionen zur Verfügung. Sie können unterschiedlichste Themen in Ihre Reiserichtlinie integrieren, z.B. die Optimierung von Reise- und Validierungsprozessen, Reduzierung unnötiger Ausgaben und Ungereimtheiten, Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen, Steuerung der Reisekosten, Transaktionsanalyse und Budgetüberwachung und viele mehr!

Klare Reiserichtlinien vereinfachen Ihre Arbeit! Sie bieten allen Beteiligten Sicherheit und einen Orientierungsrahmen, garantieren einen reibungslosen Verlauf der Reise, halten die Kosten unter Kontrolle und informieren über die zu befolgenden Regeln. Außerdem können Reiserichtlinien immer wieder an sich verändernde Bedürfnisse angepasst werden und wachsen mit den Aufgaben Ihres Unternehmens.

Sind die Ziele definiert, können Sie mit der Ausformulierung der einzelnen Reiseregeln beginnen. Idealerweise sollte an diesem Prozess mindestens ein Mitarbeitender beteiligt sein, der häufig auf Geschäftsreisen ist. Dieser kann Sie auf mögliche Problemstellungen und besondere Szenarien einer Geschäftsreise aufmerksam machen, die er schon auf Reisen erlebt hat. Seine Erfahrung aus der Reisepraxis wird Ihnen helfen, einen guten Kompromiss zwischen den Kosten für das Unternehmen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden zu finden.

2. Mitarbeitenden Flexibilität bieten

Ihre Reiserichtlinien enthalten eine ausführliche Auflistung zu erlaubten Ausgaben, zum beachtenden Budget und zu den Regeln die grundsätzlich bei geschäftlichen Reisen gelten (z.B. Transportmitteln und Unterbringung). Anhand dieser Richtlinien sollten Ihre Mitarbeitenden die richtigen Entscheidungen treffen können und gleichzeitig Ihre Führungskräfte unterstützt werden.

Auf die Flexibilität kommt’s an – da auf Geschäftsreisen nichtsdestotrotz ein gewisser Entscheidungsfreiraum gewährt werden sollte. Die Reiserichtlinien sollten Ihren Mitarbeitenden einen gewissen Spielraum und mehrere Wahlmöglichkeiten lassen.

Verdeutlichen wir das doch einmal anhand des Beispiels einer Übernachtungsregel. Hier könnten Sie Ihren Mitarbeitenden einen maximalen Betrag vorgeben und definieren was sie bei der Buchung einer Unterkunft zu beachten haben. Sie schreiben Ihren Mitarbeitenden jedoch nicht vor ein spezielles Hotel zu buchen und lassen Ihnen so Entscheidungsfreiraum. Vielleicht haben Sie auch eine Partnerschaft mit einer bestimmten Hotelkette und informieren Ihre Mitarbeitenden im Rahmen der Richtlinie über mögliche Serviceleistungen innerhalb dieser Partnerschaft z.B. bei der Zimmerwahl und dem Frühstück.

Ähnliches wäre bei einer Regel für Transportmitteln auf Geschäftsreisen denkbar. Sie definieren beispielsweise ein Budget und informieren über die günstigste Abfahrtszeit mit bestimmten Transportmitteln. Der Mitarbeitende entscheidet jedoch selbst, wann und zu welchem Tarif er fährt.

3. Realitätsnahe Reiseregeln festlegen

Nehmen Sie eine umfassende Analyse der Lage vor: Wie häufig fallen Geschäftsreisen an? Was sind die häufigsten Reiseziele? Welches sind die effizientesten Verkehrsmittel, um dorthin zu gelangen? Welche Rahmenbedingungen sollten erfüllt sein, damit Ihre Außendienstmitarbeiter eine erfolgreiche Geschäftsreise haben?

Die Realitätsnähe ist entscheidend. Denn eine effektive und hilfreiche Reiserichtlinie entspricht möglichst der Außendienstrealität und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens. So können Sie Konflikte zwischen Ihren Unternehmenszielen und den Erwartungen Ihrer reisenden Mitarbeitenden vermeiden. Wie bereits bei der Formulierung der Ziele einer Reiserichtlinie, sollte auch bei diesem Schritt idealerweise mindestens ein Mitarbeiter mit Geschäftsreiseerfahrung einbezogen werden. Sein Beitrag ist wichtig, um die Problemstellungen der mobilen Teams zu erfassen und mithilfe seiner praktischen Lösungsvorschläge die Reiserichtlinienformulierung effizient angehen zu können.

4. Geeignete Tools verwenden

Neue Technologien ermöglichen es, die alltäglichen Abläufe von Reisenden und der Geschäftsführung erheblich zu vereinfachen. Ab einer gewissen Beschäftigtenzahl sollten Unternehmen die Einführung eines innovativen Verwaltungstools in Erwägung ziehen. Eine intelligente Lösung zur Verwaltung von Geschäftsreisen ermöglicht eine Zentralisierung und Automatisierung reisebezogener Aufgaben, unter Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens. Solche Lösungen unterstützen Sie bei der optimierten Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben, geben Ihnen mehr Kontrolle über laufende und zukünftige Ausgaben und helfen Ihnen nicht zuletzt dabei die Kosten für Geschäftsreisen zu senken.

Die als intuitive mobile und webbasierte Anwendung verfügbare Lösung von Expensya entspricht sowohl den Bedürfnissen der reisenden Mitarbeitenden als auch denen der Führungskräfte.

Expensya löst durch die Automatisierung und Zentralisierung von Geschäftsreisedaten ein wesentliches Problem. Mit seiner Lösung zur Geschäftsausgabenverwaltung revolutioniert Expensya auch den zeitaufwändigen und komplizierten Prozess der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen. Mit einem einfachen Foto auf Ihrem Smartphone werden die Belege gescannt, analysiert und zur Validierung verschickt. Ein beispielloser Mehrwert bei Freiheit und Produktivität für Reisende und Management gleichermaßen.

5. Klares Budget festlegen

Für jeden Ausgabenposten einer Geschäftsreise muss ein klares und angemessenes Budget festgelegt werden. Das Budget variiert dabei je nach der Dauer des Auftrags, dem Zielort und der jeweiligen Ausgabenkategorie. Es ist ratsam einen Blick in die Ausgaben vergangener Geschäftsreisen Ihres Teams zu werfen, um eine genaue Einschätzung der Reisekosten zu erhalten und ein kohärentes Budget festzulegen.

Bei der Bestimmung des Budgets sollten Sie vorhersehbaren Ausgaben z.B. Unterbringung, Transport, Verpflegungskosten etc. berücksichtigen und verschiedene Ausgabenszenarien prognostizieren. Ein Budgetrahmen hilft Missverständnisse zu vermeiden und gibt dem Geschäftsreisenden einen Anhaltspunkt für Entscheidungen auf der Reise.

Welche Vorteile hat die Erstellung von Reiserichtlinien?

Die Reiserichtlinie ist nicht nur eine Leitlinie für Entscheidungsträger wie Geschäftsführung, Finanzleitung oder Travel Manager. Dieses Dokument ist auch ein wichtiges Nachschlagewerk für die Mitarbeitenden. Es muss daher bekannt und leicht zugänglich sein, um bei Bedarf herangezogen werden zu können.

Auch entsprechende Schulungen und Präsentationen sind empfehlenswert, um sicher zu sein, dass die Informationen alle Betroffenen erreicht haben und die Fragestellungen der Mitarbeitenden zu den eingerichteten Regeln berücksichtigt wurden. Ebenso sollten Sie im Unternehmen über Aktualisierungen der Reiserichtlinien informieren, damit diese dann auch angewendet werden.

In den Reiserichtlinien kann klar festgelegt werden, wer, wann und unter welchen Bedingungen zu welchen Kosten reist. Reiserichtlinien sind eine wertvolle Informationsquelle, die Ihnen hilft Ihre Geschäftsausgaben besser zu verwalten. Indem sie die Prozesse von der Validierung einer Buchung bis zur Kostenerstattung klärt, bietet sie eine ganzheitliche Sicht auf die interne Funktionsweise von Geschäftsreisen. Sie wissen, wer zu welchem Zeitpunkt und in welcher Phase was tut.

Digitalisierung der Geschäftsausgabenverwaltung!

Nutzen Sie die Chance und wechseln Sie zu einer digitalisierten Verwaltung von Reisekostenabrechnungen! Diese Automatisierung bringt auch Positives für das operative Tagesgeschäft Ihrer Mitarbeitenden: Zeitersparnis, Wegfall der Dateneingabe, einfache Verarbeitung und eine Verwaltung der Ausgaben in Echtzeit.

Die Digitalisierung des Reisekostenabrechnungsmanagements bietet zudem eine effektive Möglichkeit die Reisekosten und Spesen Ihres Unternehmens zu überwachen. Indem Sie Ihre Daten auf einer einzigen Plattform zentralisieren, können Sie die Daten für eine Analyse der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden sammeln. Mit der Digitalisierung dieses Prozesses erhalten Sie außerdem ein praktisches Instrument zur Eindämmung von Fehlern und Gewährleistung der Regelkonformität von Ausgaben.

Schlussendlich bietet die Einrichtung einer Geschäftsreiserichtlinie eine klare und praktische Grundlage für die Verwaltung aller Geschäftsreisen. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um alle Schritte der Reisekosten- und Reiseverwaltung zu optimieren: bessere Organisation, zufriedene Mitarbeitende, bessere Kontrolle, Kostensenkung und Zeitersparnis!