Mit korrektem Eigenbeleg zur MwSt.-Rückerstattung

Unterwegs kann es schon mal passieren, dass Belege und Quittungen verloren gehen. In solchen Fällen können Sie einen Eigenbeleg erstellen, um Ihre Ausgaben erstattet zu bekommen. Ohne Beleg geht in der Buchhaltung und bei der Abrechnung von Auslagen nichts. Keine kaufmännische Buchhaltung, die etwas auf sich hält und für die Bilanzprüfung abgesichert sein will, kann ohne Nachweise auskommen. Doch was tun, wenn nun ein Beleg verloren geht? Wie erstellt man korrekte Eigenbelege und welche Besonderheiten lauern hier?

Was ist ein Eigenbeleg?

Bei Belegen handelt es sich in der Regel um Papierzettel, auf denen Angaben zu den getätigten Ausgaben aufgelistet werden. Ein Beleg bildet die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Egal ob Eigenbeleg oder Restaurantbeleg bestimmte Angaben sollten diesen Dokumenten immer entnehmen zu sein. Ansonsten kann das Finanzamt den Beleg ablehnen und bei der Bilanzprüfung Hinzuschätzungen anordnen.

Zu den zentralen Angaben auf einem Beleg gehört zuallererst einmal der Name und die Anschrift der Vertragspartner sowie der Umfang der gekauften Waren und Dienstleistungen (d.h. Menge, Art und Umfang der Leistung oder Ware). Nötig ist auch eine Rechnungsnummer, die Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentnummer und ein Rechnungsdatum. Damit der Beleg korrekt ist, müssen darauf auch gezahlte Entgelte, Steuerbeträge, erhobene Steuersätze und eine Unterschrift der Zeichnungsberechtigten stehen.

Im Gegensatz zu Rechnungen, Quittungen und Belegen die vom Einzelhandel ausgestellt werden, gibt es bei Eigenbelegen keine Formvorschriften. Das Finanzamt hat bis dato für Eigenbelege noch keine besondere Struktur bestimmt. Dennoch ist es ratsam, wenn bestimmte Angaben auf Eigenbelegen stehen. Wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen, sollten Sie den Zweck der Ausgabe, der Betrag und das Datum der Zahlung aufschreiben. Außerdem ist es gut, wenn dem Eigenbeleg die ZahlungsempfängerIn, das Belegdatum und etwaige Erläuterungen zum Sachverhalt zu entnehmen sind.

Wann können Sie Eigenbelege erfassen?

Es gibt unterschiedlichste Gründe wieso Originalbelege verloren gehen und Eigenbelege benötigt werden. Die Quittung bleibt im Restaurant liegen, die Ticketmaschine am Bahnhof streikt oder es wird noch schnell Material ins Lager gebracht und ein Kassenbeleg vergessen. Vor allem bei Kleinstbeträgen werden die Eigenbelege vom Finanzamt meist als unbedenklich eingestuft und ohne weitere Kontrolle durchgewunken. Ab Beträgen von 150 Euro prüft das Finanzamt jedoch genauer und fordert in Einzelfällen möglicherweise weitere Nachweise an.

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Ein Eigenbeleg kann sowohl für Vorgänge, die intern im eigenen Unternehmen anfallen, als auch für externe Geschäftsvorfälle erstellt werden. Zu den unternehmensinternen Situationen, die Eigenbelege erfordern, gehören unter anderem Bar- und Materialentnahmen sowie -Rückgaben. Egal ob diese Transaktionen Kassenbestände oder das unternehmensinterne Material- und Warenlager betreffen. Auch bei der Lohnabrechnung können mitunter Eigenbelege erforderlich werden, wenn keine Fremdbelege vorliegen. Generell verwenden Unternehmen zur Lohnabrechnung jedoch HR-Softwares und diese erstellen benötigte Aufstellungen direkt automatisch. Dadurch wird die Arbeit für Personalabteilungen stark erleichtert und zudem die Kontrolle extrem verbessert. Gleiches gilt bei Umbuchungen, Stornierungen und unentgeltlichen Wertabflüssen.

Der Eigenbeleg als Notlösung

Eigenbelege sind vor allem dann erforderlich, wenn beispielsweise bei der Bewirtung Trinkgelder oder Garderobengebühren anfallen, die vor Ort nicht quittiert werden. Nur mit einem selbst erstellten Beleg können Sie die Kosten nachweisen und von der Steuer absetzen. Oder falls das Unternehmen solche Kosten erstattet, können die Eigenbelege im Rahmen von Spesenabrechnungen eingereicht werden.

Das Finanzamt akzeptiert Eigenbelege jedoch nur unter der Voraussetzung, dass für diese Ausgabe keine Belegkopie oder Zweitausfertigung der Rechnung mehr zu bekommen ist. Außerdem gibt es keinen Anspruch auf die Anerkennung von Eigenbelegen beim Finanzamt. Alle Buchungsbelege und Rechnungen müssen laut dem deutschen Handelsrecht für eine Dauer von 10 Jahren aufbewahrt werden. Diese Richtlinie greift auch für Eigenbelege, da diese zu den Buchungsbelegen gehören und Kosten im Unternehmen nachweisen. Diese Archivierung muss vollständig, geordnet und mit fortlaufender Nummerierung sein.

Warum ist ein korrekter Eigenbeleg wichtig für die Buchhaltung

Hatten Sie größere Ausgaben und überschreiten die magische Grenze von 150€ einer Ausgabe, kann das Finanzamt bei Eigenbelegen unangenehm werden. Bei großen Ausgaben lohnt es sich einen Ersatzbeleg anzufordern und gleichzeitig zu vermerken, dass man den originalen Beleg verloren hat.

Damit Unternehmen den Vorsteuerabzug für die angefallenen Kosten einfordern können, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt werden. Für den Vorsteuerabzug können zwei grundlegende Fälle identifiziert werden. Beim ersten Fall handelt es sich um Quittungen unter einem Gesamtbetrag von 250 Euro. Diese müssen Namen, Adresse und Steuernummer des Leistungserbringers beinhalten. Zudem wird eine Leistungsbeschreibung, der Brutto-Betrag und der erhobene Mehrwertsteuersatz zu erkennen sein.

Merke: Eine Bestellbestätigung ist keine Rechnung und eine Lieferungsadresse ist keine Rechnungsadresse.

Im zweiten Fall sprechen wir von Rechnungen, die den Betrag von 250 Euro überschreiten. Eine ordnungsgemäße Rechnung braucht eine Identifikationsnummer und ein Rechnungsdatum. Wie schon bei den Quittungen müssen Name, Adresse und Steuernummer des Leistungserbringers auf den Rechnungen stehen. Dazu auch eine Leistungsbeschreibung und -datum, Name und Adresse der RechnungsempfängerInnen. Im Gegensatz zur Quittung ist bei Rechnung der Netto-Betrag erforderlich und ein Steuerbetrag und Steuersatz.

Kein Vorsteuerabzug beim Eigenbeleg

Bei Kassenbelegen sollte immer darauf geachtet werden, dass private und geschäftliche Käufe strikt getrennt werden. Nur so können Unternehmen auch die Vorsteuer geltend machen. Ein Eigenbeleg ist eine Notlösung, mit der Sie entstandene Aufwände als Betriebsausgaben geltend machen können. Bei Eigenbelege können Unternehmen keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Die Eigenbelege entsprechen nicht den formalen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug, daher kann hier keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend gemacht werden. Auf dem Eigenbeleg ist nicht erkennbar, ob der Zahlungsempfänger eine private Person oder ein Unternehmen war. Die Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben kann nicht sicher gezogen werden. Ein Eigenbeleg weist bei strenger Interpretation nicht einmal eine reale Zahlung nach, denn wer garantiert, dass ErstellerInnen dieser Belege ehrlich und rechtmäßig handeln.

Neue Regelungen zum Bewirtungsbeleg und für den Eigenbeleg

Mit einer im Juli 2021 hat das Bundesministerium neue Anforderungen an Bewirtungsbelege und Eigenbelege erlassen. Unter die Bewirtungskosten fallen alle Aufwendungen fürs Essen und Trinken sowie untergeordnete Ausgaben, die mit der Bewirtung zusammenhängen. Um im Rahmen von Spesenabrechnungen absetzbar zu sein, müssen sie im geschäftlichen Interesse angefallen sein. Für Bewirtungskosten nach dem ersten Juli diesen Jahres müssen zusätzlich Teilnehmer der Bewirtung und ein konkreter Anlass auf den Eigenbelegen stehen.

Herausforderungen für die Buchhaltung

Die Buchhaltung steht vor der Herausforderung die externen und internen Belege zu trennen. Verantwortliche müssen zudem private Ausgaben aus den Belegen herausfiltern, da diese auf keinen Fall in den Betriebsausgaben auftauchen dürfen. Darüber hinaus müssen Rechnungen im Unternehmen auch korrekt aufbewahrt werden. Denn gerade bei Verdachtsfällen und Tiefenprüfungen kann das Finanzamt ungemütlich werden. Daher ist es ratsam Sicherheitskopien aufzubewahren und sich von Papierablagen zu verabschieden. Schrankwände voll mit Papierzetteln sind nicht nur bei Elementarschäden hohem Verlustrisiko ausgesetzt. Auch bei der Steuerprüfung durchs Finanzamt sind Stapelweise Rechnungen und Belege nur mit enormem Zeitaufwand kontrollierbar.

Digitale Archivierung von Rechnungen und Belegen ist ein wahrer Segen für alle Beteiligten im Ausgabenmanagement. Seit 2013 kann mit gesetzeskonformen Scannen eine Entbürokratisierung in der Finanzbuchhaltung stattfinden. Digitalisierte Belege werden seither als offizielle Nachweise für Transaktionen in Unternehmen anerkannt. Mit einem digitalen Archiv ist das Risiko für verloren gegangene Belege stark verringert und Audits können in der Regel schneller und effektiver.

Die Buchhaltung kann bei Belegen ausgewählte Prüfhinweise aus den Vorgaben der GoBD ableiten. Hierzu gehört zum einen eine Prüfung auf Verlässlichkeit von Plausibilitätsprüfungen bei der Belegerfassung. Die GoBD schreibt ebenfalls die Unveränderbarkeit der Daten vor, diese kann jedoch weder mit Papierzetteln noch mit digitalen Archiven zu 100% garantiert werden. Bei digitaler Archivierung ist jedoch zumindest eine Zugriffshistorie hinterlegt, die jede Modifikation aufzeichnet. Daher sind interne Sicherheitsmaßnahmen für Finanzabteilungen unablässig, um Datenmanipulationen entgegen dem zulässigen Regelprozess zu vermeiden.

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