Reiserichtlinien effektiv verwalten
Reiserichtlinien bilden das Rückgrat eines effektiven Travel Managements. Mit der Hilfe von klaren Regeln kann das Unternehmen festlegen, wer auf einer Geschäftsreise was und bis zu welcher Höhe darf. Die Reiserichtlinie hängt eng mit der Reiseplanung und der nachgelagerten Abrechnung von Reisekosten zusammen. Ausgehend von bereits bestehenden Anforderungen sollten Unternehmen daher im Interesse aller Stakeholder ihre Richtlinien optimieren und verfeinern. Wir zeigen Ihnen wie’s mit den Reiserichtlinien funktioniert 😉
Was wird mit der Reiserichtlinie geregelt?
Reiserichtlinien regeln die Planung und den Ablauf einer Geschäftsreise und können durch einen klaren Handlungsrahmen den Prozess rund um geschäftliches Reisen für alle Beteiligten leichter machen. Eine unternehmensinterne Reiserichtlinie kann vor, während und nach der Geschäftsreise den Ablauf für Mitarbeitende festschreiben. Bei der Ausformulierung der Reiserichtlinie sollten Unternehmen sich Zeit nehmen und möglichst auf die Anforderungen und Fragen aller Stakeholder einer Geschäftsreise Rücksicht nehmen. Nur wenn Fallstricke berücksichtigt werden und dem Reisenden mit der Richtlinie das Leben erleichtert wird, haben Reiserichtlinien auch die gewünschte Wirkung.
Erfolgreiche Reiserichtlinien sind zudem zentrale Bausteine für das Controlling. Dadurch dass mit den Vorschriften indirekte und direkte Prozesskosten verringert werden können, kommt es auch zu einer Kostenreduktion. Einhergehend mit erhöhter Transparenz erhalten EntscheidungsträgerInnen eine verbesserte Verhandlungsposition mit internen wie externen Stakeholdern.
Welche Unterschiede gibt es bei Reiserichtlinien
Reiserichtlinien können sich im Umfang unterscheiden, das heißt nicht jede Reiserichtlinie muss zwangsläufig die gleichen Regeln haben. Die wichtigsten Punkte, die grundsätzlich in jeder Reiserichtlinie auftauchen sollten, sind die Buchungsplattformen und Buchungsarten der Reise und Unterkünfte. Außerdem sollte geklärt werden, wer Anträge genehmigt, mit welchen Transportmitteln gereist wird, welche Ausgaben erlaubt sind und wie die Abrechnung funktioniert. Ein gutes Travel Management sollte möglichst alle Prozesse einer Reise im Blick haben. Ausgehend von der Information, Planung und Reisemittelbeschaffung über die Durchführung, Reisekostenabrechnung bis hin zum nachstehenden Controlling und Reporting.
Wenn Unternehmen sich für eine kurze Reiserichtlinie entscheiden, kann dies durchaus Vorteile haben. Knappe und leicht verständliche Regeln werden von Mitarbeitenden eher verinnerlicht als komplexe Regelwerke. Dadurch dass die Compliance mit Reiserichtlinien stimmt, kann das Unternehmen auch direkt die Vorteile dieses funktionierenden Prozesses genießen.
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten bei Reisekostenabrechnung?
Für multinationale Konzerne führt manchmal kein Weg an einer komplexeren Reiserichtlinie vorbei. Hier sollte dann dennoch versucht werden, für einzelne Tochtergesellschaften gekürzte und relevante Regeln zu formulieren. Es besteht immer noch die Möglichkeit ausführlichere Informationen in Form einer Langversion zur Verfügung zu stellen.
Knappen und klaren Formulierungen den Vorzug geben
Mit der Coronapandemie rückt das Thema Sicherheit und Gesundheit für effektive Reiserichtlinien wieder in den Vordergrund. Eine schnelle Lösung besteht darin, die normale Richtlinie mit einer zeitlich befristeten Anlage für die Pandemie anzupassen. In diesem Rahmen können die besonderen Anforderungen für Reisen in Pandemie-Zeiten festgehalten werden. Travel Manager können auch Inhalte berücksichtigen, die Firmenkunden, Geschäftsreisende oder Dienstleister besonders interessieren.
Grundsätzlich empfiehlt es sich Reisende nach Ihren Bedürfnissen für sicheres Reisen zu fragen. Welche gesundheitlichen Angebote oder Absicherungen würden sie sich vom Unternehmen wünschen? Eine zusätzliche Versicherung für Geschäftsreisen in Länder mit schlechter medizinischer Versorgung und hohem Risiko bei Corona Infektionen kann jetzt eine gute Investition sein. Reiserichtlinien können maßgeblich zur Erhöhung der Reisesicherheit beitragen. Es zahlt sich in jedem Fall aus, wenn Unternehmen und Reisende vorbereitet sind; egal ob Corona-Erkrankung, politische Unruhen oder Naturkatastrophen. Dennoch sollte die richtige Balance zwischen Sicherheit, Service und angemessenen Kosten beachtet werden.
Die Vorteile einer funktionierenden Reiserichtlinie
Eine klar formulierte Reiserichtlinie kann neben weniger Stress auf der Geschäftsreise auch noch andere Vorteile für Unternehmen und Reisende haben. Transparent kommunizierte Regeln machen die Vorgaben des Unternehmens für alle sichtbar und zugänglich. Dadurch kommt es auf der Reise oder bei der Buchung nicht zu Missverständnissen und gleichzeitig wird die Konformität der Ausgaben erhöht. Außerdem können sich Reisende bei Beachtung der Reiserichtlinie auf die Kostenerstattung nach der Geschäftsreise verlassen. Die Reiserichtlinie erhöht darüber hinaus die Sicherheit auf der Geschäftsreise, weil Buchungsportale und Zahlungsmittel vorgegeben werden können. So kann das Unternehmen die Reisedaten aller Mitarbeitenden einsehen und im Notfall schnell vor Ort eingreifen und etwaige Kontaktpersonen kontaktieren.
Gute Reiserichtlinien sparen einem Unternehmen Zeit und die Nerven der Belegschaft werden geschont. Die Anforderungen an eine Geschäftsreise werden automatisch in den Suchergebnissen angezeigt, wenn die Regeln in der Buchhaltungssoftware und den Buchungstools implementiert sind. Es können beispielsweise Obergrenzen für Hotelübernachtungen oder Buchungsklassen bei Transportunternehmen festgelegt werden. Dadurch wird der Reservierungs- und Buchungsprozess stark vereinfacht und beschleunigt. Dank einer integrierten Reiseanwendung können Reisende auch während der Reise mobil und dezentral auf die Daten zugreifen. Das hilft vor allem dann, wenn Reservierungen geändert oder storniert werden müssen.
Mit einer Reiserichtlinie kann das Unternehmen die Kosten von Geschäftsreisen besser kontrollieren und final auch bares Geld einsparen. Durch optimierte Reiserichtlinien realisieren Firmen bis zu 8 Prozent an Einsparungen bei indirekten Kosten im Travel Management.
Nochmal kurz: Die Vorteile von Reiserichtlinien für Unternehmen und für Reisende
Mit einer Reiserichtlinie erhalten Reisende mehr Flexibilität und Autonomie, um Transporte oder Unterkünfte zu buchen. Sie erhalten auch mehr Sicherheit zur Kostenerstattung von Ausgaben der Geschäftsreise und erhöhte Klarheit bei der Reiseplanung und -Buchung. Unternehmen können nicht-erstattungsfähige Reisekosten vermeiden und haben eine bessere Kontrolle über die Geschäftsausgaben. Bei der Abrechnung fallen weniger Kosten an, deren Erstattung abgelehnt werden muss, was zu weniger Stress und Frust für Reisende und Buchhaltung führt. Kostentransparenz und -Kontrolle erleichtern der Finanzverwaltung die Planung und klare Reiserichtlinien führen unternehmensübergreifend zu mehr Fairness.
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