Bei Expensya begleiten sie erfahrene Expertenteams, die Ihnen vor, während sowie nach der Implementierung von Expensya zur Seite stehen. Während der gesamten Implementierung profitieren die Kunden und Kundinnen von der umfassenden Expertise eines Marktführers im automatisierten Spesenmanagement. Nach der Softwareeinführung bietet Expensya ein einzigartiges Integrationsniveau und arbeitet mit den führenden Akteuren im Travel & Expense Management zusammen. Dank der Kombination aus einzigartiger Expertise, Technologie, Support und Partnernetzwerk begleitet Expensya Unternehmen während der gesamten Implementierung mit der richtigen Infrastruktur.
Was heißt Implementierung?
Die Implementierung einer Software umschreibt die Prozesse der Einführung und nachstehenden Nutzung einer neuen Softwarelösung innerhalb einer Organisation. Während der Softwareeinführung kümmern sich dedizierte Projektteams um die Installation sowie die Konfiguration der neuen Lösung. Im Rahmen von solchen Implementierungsprozessen werden auch die zukünftigen Anwender und Anwenderinnen der Software geschult. Dadurch kann sichergestellt werden, dass beim Aktivieren der Software keine Fragen oder Probleme mit der Nutzung auftreten. In dieser Phase bieten viele Anbieter Schulungen zu unterschiedlichen Funktionen oder Vorinstallationen und -Konfigurationen an. Beim abschliessenden Roll-out kann es vorkommen, dass einzelne Filialen unterschiedliche Kompetenzen und Konfigurationen benötigen. Durch klare Projektpläne und nutzungsorientierte Schulungen können Probleme und Unklarheiten beim Go-Live vermieden werden.
Unterschiedliche Phasen der Softwareeinführung richtig begleiten
Bevor die Einführung einer Software starten kann, sollten die Anforderungen, Budgets, betroffenen Bereiche und Kompetenzen abgesteckt werden. Sobald mit allen Stakeholder:innen ein entsprechender Implementierungsplan erstellt wurde, beginnt die Softwareeinführung. In dieser Phase werden Informationen mit den richtigen Ansprechpartner:innen im Unternehmen geteilt und Details zur Integration der neuen Lösung im IT-Ökosystem abgesteckt.
Für eine erfolgreiche Software Implementierung lohnt es sich, dass Unternehmen abteilungsübergreifende Projektteams zusammenstellen, die an der Softwareeinführung arbeiten. So kann vermieden werden, dass wichtige Informationen zu den benötigten Schnittstellen verloren gehen oder möglicherweise bereits vorhandene Softwares durch die Neue blockiert werden. Je nach Unternehmensgrösse und Komplexität der Softwareeinführung müssen in diesem Team auch Themen wie Change-Management oder eine fachliche und technische Verantwortlichkeit berücksichtigt werden.
Beim Roll-Out der neuen Software werden die Ziele und Methoden definiert, mit denen das Unternehmen den Erfolg der Softwareimplementierung kontrollieren kann. Gleichzeitig können auch Zeithorizonte festgelegt werden, die den Implementierungsstand bis zu einem bestimmten Datum vorplanen.
Meist müssen Anwender:innen bei der Einführung neuer Tools zu Beginn geschult werden. Zum Beispiel sollten bei einer Spesenabrechnung App die Ausgabenrichtlinien und Formstandards zur Reisekostenabrechnung des jeweiligen Unternehmens eingehalten werden. Mithilfe von Schulungen können Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden auf die Arbeit mit der neuen Softwarelösung vorbereitet sind. In dieser Phase bieten sich auch Best Practices an, um die neue Software im Anwendungskontext der Mitarbeiter:in zu veranschaulichen. Wie werden Mitarbeiterauslagen erfasst und welche Belege müssen wie, wo erfasst werden?
SaaS-Lösung bei der Software Implementierung
SaaS-Lösungen gehören inzwischen bei zahlreichen Unternehmen zum Standard, sowohl in der Finanz- und Reisekostenverwaltung als auch in anderen Bereichen wie ERP, Marketing und Vertrieb. Auch Expensya ist eine SaaS-Lösung, also eine Software as a Service. Die Software wird nicht erworben und vor Ort auf eigenen Servern der Kunden:innen installiert, sondern Unternehmen bezahlen monatlich oder jährlich für die Nutzung der Software. Dadurch können die Wartung und Instandhaltung der Softwaretechnik externalisiert werden, das spart am Ende auch die Kosten für jährliche oder monatliche Updates. Bei SaaS-Lösungen erhalten alle Nutzer:innen die aktuellste Version der Software und profitieren konstant von der Weiterentwicklung des Service. Bei Expensya durchlaufen die Kunden drei dedizierte Phasen für ein optimales Projektmanagement und garantierten Implementierungserfolg. Zu Beginn wird ein Projektteam aufgestellt und Verantwortlichkeiten klar zugewiesen. Über das gesamte Projekt hinweg begleitet ein persönlicher Projektleiter die Softwareeinführung beim Kunden.
Schon beim ersten Gespräch mit dem Vertriebsteam gehen die Experten:innen genau auf die Anforderungen und Bedarfe der Unternehmen ein. Unser Team kann auf langjährige Erfahrung in Kundenprojekten zurückgreifen, um sie bei der Strukturierung und Umsetzung Ihres Projektes zu begleiten und zu beraten. Expertenwissen kombiniert mit Reaktionsfähigkeit bilden den Grundbaustein unserer Implementierungsprojekte. Erst wenn die Rahmenbedingungen und Anforderungen in Abstimmung mit den Kunden:innen geklärt sind startet die nächste Phase der Implementierung. Über das komplette Implementierungsprojekt sind sowohl die Projektsponsoren des Kunden sowie von Expensya beteiligt. Auch ein Kernteam aus Projektleitern, HR, Buchhaltung, IT und Entwickler:innen wird bei der Softwareeinführung miteingebunden. Die Kombination aus technischen und fachlichen Experten:innen mobilisieren sich für den Projekterfolg der Kunden.
Persönliche Betreuung und Kombination aus technischer und fachlicher Expertise
Über das komplette Projekt hinweg erhalten die Kunden:innen eine:n persönliche Projektmanager:in, der die Software Implementierung von Expensya steuert und begleitet. Expensya kann auf ein Projektteam zurückgreifen das multilingual arbeitet und neben Deutsch, Englisch auch auf Französisch oder Spanisch unterstützen kann. Mithilfe dedizierter Expensya-Schulungen für jede Anwendergruppe wird das Team des Unternehmens perfekt auf den Go-Live der Software vorbereitet. Reisende, Admins und die Finanzbuchhaltung wissen genau, wo sie welche Funktionen finden können und wie die Geschäftsausgaben erfasst, genehmigt und abgerechnet werden. Auch nach dem Go-Live sind Schulungsunterlagen und hilfreiche Anleitungen über die Online-Plattform von Expensya weiter zugänglich.
Customer Success Service und Informationsaustausch für Ihren Projekterfolg
Bei Expensya werden Sie auch nach der Softwareimplementierung von einem erfahrenen Customer Success Service Team begleitet. Sie sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden Expensya optimal nutzen können und das Feedback von Kunden:innen direkt eingearbeitet wird. Bei der Implementierung werden von Beginn an optimierte und automatisierte Prozesse sowie transparente Informationsflüsse in den Mittelpunkt gestellt. So können Unternehmen Kosten bei der Reisekostenabrechnung um 80 Prozent senken und sparen sich Zeit mit mühsamer Papierarbeit.
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