Sachzuwendungen können sich für Angestellte und Unternehmen durchaus lohnen, denn bis zu gewissen Obergrenzen bleiben diese Aufmerksamkeiten steuer- und sozialversicherungsfrei. Jedoch müssen Unternehmen aufpassen, dass die rechtlichen Anforderungen bei der Sachzuwendung berücksichtigt werden, ansonsten gilt die Abgabepflicht.
Was versteht man als Sachzuwendung?
Eine Sachzuwendung erhalten Angestellte nicht als Geldwert, sondern in der Form eines geldwerten Vorteils. Sollten Mitarbeitende diese Zuwendung in Bargeld oder Gehalt umtauschen können, dann ist es keine Sachzuwendung mehr. Nicht-geldwerte Vorteile sind in der Regel auch steuerfrei, die rechtlichen Grundlagen dazu finden sich im Einkommenssteuergesetz ab Paragraf 33. Zu diesen gehören gesundheitsfördernde Aktivitäten, die das Unternehmen seinen Angestellten anbietet. Das können Kurse von Anbietern mit bis zu 600 Euro im Kalenderjahr sein, angepasst auf Mitarbeitenden.
Eine weitere Sachzuwendung sind Angebote zur Kinderbetreuung, die vom Unternehmen finanziert oder bezuschusst werden. Auch die Vermittlung und Beratung zur Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen ist eine steuerfreie Leistung von Arbeitgebern. Sie können sich sogar bis zu 600 Euro kurzfristig an den Kosten der Betreuung beteiligen. Für Unternehmensfeiern gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeitenden, der maximal zweimal im Kalenderjahr eingelöst werden kann. Sonstige Sachbezüge, die unter dem monatlichen Freibetrag von 50 Euro bleiben, oder für einen spezifischen Anlass an Mitarbeitende ausgegeben werden (hier gilt dann ein Freibetrag von 60 Euro pro Anlass) fallen in die Kategorie der Sachzuwendung.
Auch Essen und Getränke, die Angestellte vom Unternehmen in der Arbeitszeit zur Verfügung gestellt werden, bleiben steuerfrei. So können in der Betriebskantine oder in der Kaffee-Ecke kostenloses Obst, Kaffee oder Säfte bereitgestellt werden. Sollte das Unternehmen den Mitarbeitern aber belegte Backwaren (mit Aufschnitt oder Aufstrich) und Heißgetränke geben, dann ist das laut Bundesfinanzhof ein komplettes Frühstück und lohnsteuerpflichtig.
Eine kleine Aufmerksamkeit bei besonderen Anlässen
Eine Mitarbeiterin hat Geburtstag? Ein Kollege hat vor Kurzem geheiratet? Dann können sich Abteilungsleiter:innen und das Unternehmen dazu entscheiden, ihren Angestellten eine kleine Aufmerksamkeit für diese besonderen persönlichen Anlässe zu geben. Hier liegt die Freigrenze höher als bei den anderen Sachzuwendungen. Es sind zum Beispiel Blumen, Getränke oder Gutscheine im Gegenwert von 60 Euro inklusive Umsatzsteuer erlaubt. Mitarbeitende dürfen auch mehrere Geschenke oder Gutscheine in einem Monat erhalten, solange die Anforderungen des persönlichen Anlasses erfüllt werden. Nicht erlaubt sind jedoch Bargeld-Geschenke, diese müssten wie Lohn versteuert werden. Zu den von den Finanzbehörden anerkannten Anlässen gehören unter anderem folgende:
- Geburtstag
- Beförderung
- Geburt eines Kinds
- Hochzeit
- Firmenjubiläum
- etc.
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Gesetzliche Anforderungen beim Finanzamt
Bei den Sachzuwendungen müsse nicht nur die monatlichen Obergrenzen berücksichtigt werden. Für das Finanzamt müssen Unternehmen auch das Zuflussprinzip beachten. Der Zeitpunkt der Übergabe einer Sachleistung muss genau dokumentiert werden. Daran wird am Ende des Tages die Steuervergünstigung oder Steuerfreiheit festgelegt.
Welche Regeln gelten beim Dienstrad oder Dienstwagen?
Ein Firmenwagen ist bei vielen immer noch beliebt. Der PKW darf von Angestellten auch für private Zwecke verwendet werden, dieser geldwerte Vorteil muss dann aber versteuert werden. Die Berechnung geht entweder mit der Ein-Prozent-Regel, d.h. pauschal mit monatlich einem Prozent des Bruttolistenpreises, oder mit einem Fahrtenbuch. Das Fahrtenbuch muss streng geführt werden und jede Fahrt ist mit exakten Kilometerangaben und Verwendungszweck zu versehen.
Für Elektrofahrzeuge oder Hybridwagen, die noch vor Jahresende 2023 gekauft werden, darf die halbierte Bemessungsgrundlage angesetzt werden. Auch das Aufladen von elektronischen Fahrzeugen auf dem Betriebsgelände ist lohnsteuerfrei erlaubt, auch dann wenn es sich nicht um ein geschäftliches Fahrzeug handelt.
Auch beim geschäftlichen Fahrrad kann vom Arbeitgeber steuer- und beitragsfrei angegeben werden. Das Einkommenssteuergesetz gewährt den geldwerten Vorteil bei Diensträdern steuerfrei, die Angestellte zusätzlich zum Gehalt bekommen. Die Steuerbefreiung gilt vorerst nur bis zum Jahresende 2030.
Benefits nicht nur ein Vorteil für Mitarbeitende
Solche Aufwendungen können als Gehaltsextra auch ein Vorteil bei der Mitarbeiterbindung sein. Wenn gerade keine Gehaltershöhung ansteht oder möglich sein soll, können die Sachbezüge einen interessanten finanziellen Vorteil darstellen. Inzwischen stark beliebt sind Firmen-Benefits und Angebote für die Mitarbeiterfitness.
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