Die Verwaltung einer Spesenabrechnung wird schnell mühsam und zeitraubend. Für den Einen oder die Andere endet das schon einmal im absoluten Horror. Fehlende Belege, hunderte von Abrechnungen, Fresszettel und handschriftliche Notizen – Sie kennen das Szenario sicherlich! Die klassische Spesenabrechnung bindet zahlreiche Ressourcen und kann fürs Unternehmen nicht nur eine echte Spaßbremse sein. Sie kostet wertvolle Zeit, so kann die Erstellung einer einzigen Reisekostenabrechnung bis zu 20 Minuten dauern. Diese Zeit ist für das Unternehmen ein Kostenpunkt von durchschnittlich 53 € pro Spesenabrechnung, ganz ohne die versteckten Kosten der Verwaltung.
So sparen Sie 80 % Zeit bei der Verwaltung von Spesenabrechnungen
Zum Glück gibt’s inzwischen Programme, die genau für diese Problemstellung entwickelt wurden. Expensya ist eine ganzheitliche SaaS-Lösung zur Verwaltung von Ausgaben und Reisekostenabrechnungen. Dank zukunftsweisender Funktionen kann die gesamte Finanzverwaltung entlasten und Unternehmen wertvolle Zeit einsparen.
Manuelles Eintippen ist Geschichte!
Mit neuen OCR Erkennungstechnologien gehört das Abtippen einzelner Beträge einer Rechnung und das mühsame Korrigieren von Mehrwertsteuersätzen endlich der Vergangenheit an. Solche Technologien sind in der Lage Textbausteine und Wortfolgen auf Basis eines Bilds zu erkennen, sie auszulesen und zu verarbeiten. Für Anwender und Anwenderinnen von SaaS-Tools, die mit OCR-Technologien ausgestattet sind, reicht folglich ein einfaches Foto des Belegs und alle relevanten Informationen werden in Sekundenschnelle extrahiert und erfasst.
Bei manchen Anbietern lassen sich auch E-Rechnungen, die von E-Commerce-Plattformen oder für online Einkäufe erstellt wurden, automatisch abrufen und direkt in die Ausgabenplattform integrieren. Für ein deutsches Unternehmen im Mittelstand können wir von mindestens 100 Reisekostenabrechnungen pro Monat ausgehen. Im Gegensatz zur traditionellen Abrechnungsmethode spart sich unser Unternehmen im Monat mindestens 27 Arbeitsstunden ein.
Das sind die wichtigsten Zahlungsmittel für Unternehmen!
Mithilfe automatisierter Spesenabrechnungsapps lässt sich nicht nur die Erfassung von Ausgaben optimieren, auch die Genehmigungsprozesse können beschleunigt und vereinfacht werden. Dadurch dass Daten direkt in der Cloud gespeichert werden, können alle Angestellten in Echtzeit und von überall auf diese Infos zugreifen. Als mobile und browserbasierte Anwendung lässt sich Expensya auf einer Geschäftsreise direkt übers Smartphone nutzen. Es kann jedoch auch über jeden gängigen, aktuellen Browser genutzt werden – das spart nicht nur Kosten für die Installation eines komplexen Softwareprogramms sondern auch den Wartungsaufwand.
Buchhaltungs-Verwaltung: in Echtzeit, sicher und benutzerfreundlich
Die Finanzbuchhaltung ist sicher eine der Abteilungen, die sich am meisten mit unvollständigen Abrechnungen und komplizierten Programmen rumärgern muss. Deshalb sind Benutzerfreundlichkeit oder Usability die neuen Schlagworte für SaaS-Anwendungen.
Mit solchen Lösungen können Sie alle wichtigen Daten zu Geschäftsausgaben, Kosten und Spesen Ihres Unternehmens zentral erfassen. Ausgaben einzelner Mitarbeitender lassen sich dadurch besser verfolgen und kontrollieren und der Entscheidungsfindungsprozess wird optimiert. Auch Ausgabenregeln lassen sich bei vielen Programmen einfach einstellen und garantieren, dass die Ausgabenpolitik automatisiert und berücksichtigt wird. Dank einer gesetzeskonformen Archivierung von Nachweisen und Belegen können Reisende das Papier wegwerfen, sobald das Foto gemacht wurde und auf Expensya gespeichert ist. So wechseln Unternehmen mühelos zu einer beweiskräftigen digitalen Archivierung ihrer Dokumente, Rechnungen, Quittungen und Belege.
Eine weitere innovative Funktion, die die Ausgabenverwaltung noch sicherer macht, sind die Zahlungskarten von Expensya. Diese Firmenkarten sind direkt in der SaaS-Lösung integriert und gibt der Buchhaltung volle Kontrolle über die Budgets. Vergangen sind die Zeiten in denen Reisende einfach alles mit der Kreditkarte gezahlt haben und die Abrechnung erst später ins Büro flatterte. Mit den Expensya-Karten wird kein Euro ohne Genehmigung ausgegeben und die Spesenabrechnung ist schnell erstellt!
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