Reisekostenabrechnungen bereiten nicht nur Mitarbeitern, die häufig geschäftlich unterwegs sind Kopfzerbrechen. Eine nie enden wollende Zettelwirtschaft, lange Excel-Tabellen und komplizierte Validierungsvorgänge sind auch bei der Buchhaltung nicht gerne gesehen. Um bürokratische Hürden bei häufigen Geschäftsreisen zu minimieren, gibt es jedoch eine einfache, aber effektive Lösung: Software für Reisekostenabrechnungen.
Ein digitales Tool kann bei der Verwaltung von Reisekosten helfen, und bietet nebenbei zahlreiche Schnittstellen, um komplexe und zeitaufwendige Prozeduren zu vereinfachen.
Entdecken Sie in unserem Artikel die Vorteile einer innovativen Reisekostenabrechnungs-Software, und auf welche Kriterien Sie besonders achten sollten.
Was genau ist eine Software für Reisekostenabrechnungen?
Die Verwaltung von Reisekosten kann ohne eine Reisekostenabrechnungs-Software mühsam und zeitaufwendig sein. Es erfordert viel Arbeit, alle Belege zu sammeln, manuell Steuersätze zu recherchieren und Kreditkarten-Transaktionen zuzuordnen. Es kann auch schwierig sein, verschiedene Genehmigungsstellen und Abteilungen einzubeziehen, um die Kosten korrekt zu erstatten. Eine Reisekostenabrechnungs-Software vereinfacht diesen Prozess erheblich.
Sie hilft dabei, alle Kosten durch intelligente Funktionen wie Erstellung von elektronischen Belegen oder automatisch generierte Spesenberichte zu verwalten. Die Software erleichtert zusätzlich die Einhaltung von Datenschutzvorschriften und gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf die Buchführung und steuerlichen Vorschriften.
Kurz gesagt ist eine Reisekostenabrechnungs-Software eine unverzichtbare Hilfe für alle, die sich mit der Verwaltung von Reisekosten befassen!
Je öfter Geschäftsreisen stattfinden und je mehr Mitarbeiter auf Reisen sind, desto wichtiger ist es eine passende Software für die Reisekostenabrechnung zu implementieren!
Welche Funktionen bietet eine Software für Reisekostenabrechnungen?
Das passende Tool zur Reisekostenabrechnung gibt allen beteiligten Mitarbeitern, einschließlich der Teams in der Buchhaltung oder Lohnbuchhaltung, den Zugriff auf sämtliche relevante Daten. Dies ist zu jeder Zeit und unabhängig vom Ort über verschiedene Endgeräte möglich. Zusätzlich hält die Software die Richtlinien der GoBD ein und berücksichtigt Vorschriften des Datenschutzes.
Die Hauptfunktionen einer guten Reisekostenabrechnungs-Software sind vielfältig und erleichtern den gesamten Kostenprozess erheblich. Beispielsweise bietet eine solche Software eine einfache Möglichkeit, Geschäftsreisen zu planen und zu genehmigen, bevor es überhaupt losgeht.
Während der Reise kann die Software dann alle Belege elektronisch speichern und verwalten, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen. Nach Ihrer Geschäftsreise ist die Reisekosten-Software in der Lage, Kreditkartenumsätze sofort zuzuordnen und Steuersätze automatisch zu berechnen, um die Abrechnung zu erleichtern.
Ob Budgetkontrolle, Einsparpotenzial oder Erfassung und Validierung sämtlicher Belege – mit der richtigen Software behalten Sie den perfekten Überblick!
Da sie auf alle Datensätze Zugang über die Cloud haben und mit modernen Schnittstellen arbeiten, erfolgt die Vernetzung und Integration in die Workflows wie von Zauberhand. Dank einer automatischen Berechnung von Erstattungsbeträgen, können Sie Mitarbeitern Auslagen in kürzester Zeit zurückerstatten – und das ganz ohne Überstunden!
Die finale Abrechnung innerhalb der Reisekostenabrechnungs-Software bietet ihnen dann einen Rundumblick, bei dem Sie alle Spesen genaustens im Auge behalten können.
Mit einer guten Reisekostenabrechnungs-Software können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und den Rest einfach der Software überlassen.
Welche Vorteile bietet eine Software für Reisekostenabrechnungen?
Die Vorteile können sich sehen lassen:
- Eine Mobile App für das Scannen aller Papierbelege
- Keine vergessenen oder fehlende Belege mehr: dank zentraler Datenspeicherung in der Cloud
- Enorme Effizienzsteigerungen und uneingeschränkte Transparenz durch den Einsatz digitalisierter Prozesse
- Mehr Flexibilität, mit der Möglichkeit, Daten sowohl auf mobilen Geräten als auch auf Desktop-Computern zu erfassen und zu bearbeiten
- Gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung, welche jeder Betriebsprüfung standhält
- Mehr Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter durch eine beschleunigte Auszahlung von Reisespesen
Wie findet man die richtige Software für Reisekostenabrechnungen?
Eine Entscheidung angesichts der Vielzahl an Reisekostenabrechnungs-Softwares zu treffen, kann eine echte Herausforderung sein. Doch keine Sorge – wir haben ein paar Tipps, die Ihnen helfen, die richtige Wahl zu treffen.
Zunächst sollten Sie genau definieren, welche Anforderungen und Ansprüche Ihre Bedürfnisse erfüllen müssen.
Wie viele Mitarbeiter müssen von der Software verwaltet werden können? Benötigen Sie Informationen darüber, ob die Software in bestehende Systeme integriert werden kann und in welchen Ländern Sie Geschäftsreisen unternehmen? Sollten Ausgaben während der Geschäftsreisen ebenfalls abgedeckt werden? Oder benötigen Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter?
Mit Expensya verwalten Sie Ihre Reisekosten mit nur wenigen Klicks!
Bei Expensya stand bereits bei der Entwicklung die Benutzerfreundlichkeit der App im Fokus. Die End-to-End-Lösung berücksichtigt die Bedürfnisse von Reisenden und kann individuell an die Anforderungen von Unternehmen angepasst werden. Auf der intuitiven Plattform verwalten Reisende wie Vorgesetzte und die Buchhaltung alle Geschäftsausgaben und Reisekosten- ganz einfach und in Echtzeit.
Zusätzlich kann mit Expensya die Reiseausgaben-Rendite in Übereinstimmung mit den spezifischen Reiserichtlinien maximiert werden. Unternehmen erhalten so eine umfassende Übersicht und optimierte Rückverfolgbarkeit zu allen Geschäftsreiseausgaben.
Für eine erfolgreiche Reiseplanung lohnen sich außerdem geschäftliche Zahlungskarten, die direkt in das Spend Management Tool integriert sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Ausgaben- und Reiserichtlinien schon bei der Kartenkonfiguration berücksichtigt werden und Spesenbetrug verhindert wird. Dank Expensya haben Sie volle Kontrolle über die Transaktionen und Geschäftsausgaben Ihrer Mitarbeiter – und das in Rekordzeit.
Neugierig? Entdecken Sie doch einfach unsere kostenlose Testversion, und überzeugen Sie sich selbst:
Schreibe einen Kommentar