Spesenabrechnungen : der ultimative Leitfaden

Spesenabrechnungen: der ultimative Leitfaden

Wer kennt das nicht – man sitzt vor einem Berg von Belegen und muss Spesenabrechnungen für die Firma erstellen. Besonders für Berufe, bei denen man geschäftlich viel unterwegs ist, sammelt sich am Ende des Monats eine Menge Papier an. Ein komplexer Prozess, der viel Geduld und ein Auge für Details erfordert.  

Sämtliche Belege müssen gesammelt, aufgezeichnet und sicher aufbewahrt werden, bevor sie auf ein Formular übertragen und bei der Buchhaltung eingereicht werden. Eine lästige und zeitraubende Prozedur, die allerdings nicht vernachlässigt werden sollte… 

Damit Ihre Spesenabrechnungen Ihnen kein Kopfzerbrechen mehr bereiten, haben wir einen ultimativen Leitfaden erstellt, damit Sie Ihre Geschäftsausgaben effektiv verwalten können! 

Was genau sind Spesenabrechnungen? 

Eine Spesenabrechnung ist eine Abrechnung für Ausgaben, die während einer Geschäftsreise entstehen. Diese Abrechnungen dienen dazu, die Erstattungen für diese Ausgaben zu dokumentieren und zu beantragen.  

Kosten für geschäftliche Reisen ohne Firmenkreditkarte muss der Mitarbeiter im Regelfall selbst tragen. Eine detaillierte Abrechnung der Ausgaben vor Ort ist notwendig, um die Erstattung zu gewährleisten. 

Gut zu wissen: Für deutschlandweite Geschäftsreisen werden jährlich Spesenpauschalen über das Bundesfinanzministerium aktualisiert, an diese müssen sich alle Arbeitgeber halten. Hierbei gibt es zwei Arten von Pauschalen: Die kleine und die große Spesenpauschale. 

Warum sind Spesenabrechnungen so wichtig? 

Es gibt verschiedene Erstattungsmethoden, wie beispielsweise pauschale Erstattungen oder die Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten. Das A und O: Spesenabrechnungen sorgfältig zu führen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Ausgaben erfasst sind und die Erstattung in voller Höhe erfolgt. 

Dies ist natürlich insbesondere für Mitarbeiter wichtig, die Ausgaben vorstrecken müssen, denn eine unzureichende oder fehlerhafte Spesenabrechnung schafft nicht nur Frustration bei Mitarbeitern, sondern auch bei der Buchhaltung. Durch eine bessere Koordination und einer Prise Disziplin sind sie auf der sicheren Seite. 

Welche zentralen Informationen enthält eine Spesenabrechnung? 

Die Spesenabrechnung muss detailliert und formalisiert sein. Je nachdem, welche Art von Kosten dem Arbeitnehmer auf einer Geschäftsreise entstanden sind, können die Informationen unterschiedlich sein. Allgemein gilt, dass folgende Angaben aufgelistet sein müssen: 

☑️Der Name des Mitarbeiters
☑️Die Art der Ausgabe
☑️Die Beschreibung der angefallenen Kosten
☑️Das Datum
☑️Der Betrag inklusive und exklusive Mehrwertsteuer
☑️Der Betrag der Mehrwertsteuer 

Spesenabrechnung Vorlage

Spesenabrechnung vorlage

Welche Kosten enthält eine Spesenabrechnung? 

Sämtliche Ausgaben, die während einer Dienstreise entstehen und im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit entstehen, sind als Spesen zu betrachten. 

Um eine Spesenabrechnung optimal zu strukturieren, können bei der Erstellung verschiedener Arten von Kosten aufgeführt werden: 

  • Transportkosten: Bei Fahrten mit dem Privatfahrzeug können dem Arbeitnehmer die von der Steuerbehörde festgelegten Beträge für Kilometergeld erstattet werden. Im Allgemeinen werden öffentliche Verkehrsmittel am häufigsten genutzt.
  • Verpflegungskosten: Diese Art von Ausgaben umfasst hauptsächlich Mahlzeiten und Restaurant
  • Übernachtungskosten: Diese Art von Kosten gilt nur, wenn der Arbeitsplatz des Arbeitnehmers mindestens 50 km von seinem Wohnort entfernt liegt oder mehr als 1 Stunde und 30 Minuten mit öffentlichen Verkehrsmitteln entfernt ist.
  • Sonstige Kosten: Kosten für Arbeit im Home Office, Büromaterial, Dokumentation usw.

Es ist wichtig zu beachten, dass bei der Nutzung des Firmenwagens keine Gebühren anfallen und somit diese Ausgaben nicht berücksichtigt werden können.  

Nur Kosten, die von Selbstständigen oder Arbeitnehmenden selbst getragen wurden, dürfen aufgeführt werden. Falls ein Flug-, Bahn- oder Busticket vom Arbeitgeber oder Auftraggeber im Voraus gebucht wird, sind diese Kosten nicht in der Spesenabrechnung aufgeführt. 

Wichtig: Nicht alle anfallenden Kosten sind Berufsauslagen, die vom Unternehmen erstattet werden müssen. 

Wie wird eine Spesenabrechnung erstattet? 

Die Erstattung von Spesenabrechnungen ist ein wichtiger Teil des Geschäftsbetriebs. Mitarbeiter müssen oft für Geschäftsausgaben wie Reisekosten oder Verpflegung ausgeben und müssen diese Ausgaben rechtfertigen, indem sie eine Spesenabrechnung einreichen.  

Es gibt verschiedene Erstattungsmethoden, die Unternehmen anwenden können – einige erstatten die Ausgaben direkt auf das Gehaltskonto des Mitarbeiters, während andere eine separate Überweisung oder einen Scheck ausstellen. Es ist wichtig zu wissen, wie Ihre Firma mit Spesenabrechnungen umgeht, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ausgaben effektiv verwalten können. Hierbei müssen alle notwendigen Informationen bereitgestellt werden, um eine schnelle und genaue Erstattung zu erhalten.

Beispiel – Kilometerpauschale 

Laut Einkommenssteuergesetz können Kosten, die dem Arbeitnehmer für Fahrten zwischen seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte entstehen mit einer Pauschale von 0,35 Euro pro Kilometer angesetzt werden. Bei der Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale darf jedoch ein maximaler Betrag von 4500 Euro pro Kalenderjahr nicht überschritten werden.

Beispiel – Verpflegungsmehraufwand

Bei Geschäftsreisen in Deutschland können Sie für Ihren Verpflegungsmehraufwand folgende Pauschbeträge ansetzen:

  • Dauer zwischen 8 Stunden und 24 Stunden: je 14 Euro
  • Dauer von mehr als 24 Stunden: je 28 Euro

Bei Aufenthalten, die das Kriterium der Aufenthaltsdauer nicht erfüllen, müssen einige Besonderheiten beachtet werden. Wenn Sie geschäftlich auswärts waren und Ihr Aufenthalt unter acht Stunden wieder beendet war, haben Sie keinen Anspruch auf die Verpflegungspauschale.

Beispiel – Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten umfassen alle im Rahmen einer Dienstreise anfallenden Ausgaben für die Unterbringung des Mitarbeitenden. Sie sind erstattbar, wenn der Aufenthaltsort des Arbeitnehmers mindestens 50 km von seinem Wohnort oder mehr als 1,5 Stunden entfernt ist.

Die Verwaltung von Spesenabrechnungen in Unternehmen: Vorteile von SaaS Tools  

Um Abrechnungen zu automatisieren und zu vereinfachen, ist eine Software für Spesenabrechnungen genau das richtige Werkzeug.  

Durch SaaS-basierte Tools können Mitarbeiter beispielsweise Spesenabrechnungen online einreichen und genehmigen lassen. Gleichzeitig kann das System Kosten steuern und kontrollieren.  Dies kann durch festgelegte Budgets garantiert werden, die von Mitarbeitern nicht überschritten werden können. 

So hat die Buchhaltung immer alle Ausgaben im Auge! 👀

Mit Expensya Geschäftsausgaben effektiv verwalten 

Die manuelle Eingabe von Spesenabrechnungen ist oft eine mühsame und zeitraubende Angelegenheit. Zusätzlich können Belege und Rechnungen häufig verloren gehen, dann kann leider auch keine Rückerstattung mehr erfolgen.  

Um Spesenabrechnungen optimal zu verwalten, und Daten zu zentralisieren ist eine automatisierte Lösung unerlässlich. Mit unserer intuitiven Software Expensya können Manager und Buchhalter alle Ausgaben in Echtzeit verfolgen, und Budgets individuell festlegen und kontrollieren. 

Durch rasche Validierungsprozesse und mehr Transparenz bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben bietet Expensya sowohl Mitarbeitern, Managern und Finanzabteilungen mehr Autonomie und eine einfachere Handhabung komplexer Prozesse. Weniger Aufwand, mehr Produktivität – und das mit wenigen Klicks! 

 

 

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