Spesenabrechnungen, diese Fehler können teuer werden!

Wenn Angestellte eine Ausgabe aus rein geschäftlichen Zwecken getätigt haben, gilt das Prinzip der Kostenerstattung. Das Unternehmen erstattet seinen Angestellten die privat vorgestreckten Geschäftsausgaben. Zur Kostenerstattung müssen solche Ausgaben aber zwingend mit der beruflichen Tätigkeit verbunden sowie nachweisbar und gerechtfertigt sein.

Im Rahmen von Bilanzprüfungen wird gerade bei den Spesenabrechnungen vom Finanzamt und anderen Behörden genau hingeschaut. War die Ausgabe wirklich rein geschäftlich, wurden die gesetzlichen Höchst- und Mindestbeträge eingehalten und die Steuerbeträge bei Restaurantrechnungen richtig abgeführt? Wurde vielleicht getrickst bei der Abrechnung und Ausgaben doppelt eingereicht? Bei mehreren tausend Dienstreisen pro Quartal wird die, an sich simple, Spesenabrechnung schnell zum Verwaltungshorror. Bei klassischen Kostenerstattungsprozessen fällt es oftmals erst zu spät auf, wenn ein Beleg falsch ist oder ein Nachweis für die Ausgabe fehlt.

Jede Spesenabrechnung muss belegt werden, eine der Voraussetzungen zur Erstattung genehmigter Mitarbeiterauslagen. Fehlen die Belege (Zahlungsbelege, Einzelheiten der Mahlzeit, Hotelrechnung, etc.) kann das Finanzamt die Richtigkeit der Abrechnung in Frage stellen. In diesem Fall greifen die Behörden auf Schätzungen zurück, was für das Unternehmen sehr kostspielig sein kann. Unternehmen müssen auf die Richtigkeit dieser Dokumente achten und eine effiziente Ausgabenkontrolle einführen, um die Risiken z.B. von Ausgabenbetrug zu begrenzen.

Was sind die häufigsten Fehler bei Spesenabrechnungen?

Folgende Fehler finden sich häufig in den Spesenabrechnungen und dazu meist in denselben Kategorien. Einige davon sind aber leicht zu vermeiden. Deshalb lohnt sich ein kurzer Blick auf die Stolpersteine, die sich in den einzelnen Kategorien verbergen, damit diese Fehler fortan der Vergangenheit angehören.

Fehler bei der Kilometerpauschale

Für den Fall, dass Angestellte während einer Dienstreise den privaten PKW benutzt, wird dies vom Unternehmen mit einer Pauschale entschädigt. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jedes Jahr die aktuell geltenden Kilometergeldtabellen. Die Buchhaltung muss sich jährlich informieren und die richtigen Kilometerpauschalen einsetzen. Zu den häufigsten Fehlern gehören Fehler bei der Anzahl der gefahrenen Kilometer oder nicht beruflich bedingte Fahrten, die als Kilometerkosten geltend gemacht werden.

Geschäftsessen

Bei einem Geschäftsessen muss ein Grund angegeben werden vor allem dann, wenn weitere Gäste beispielsweise Kunden eingeladen wurden. Nach dem Restaurantbesuch kann der Arbeitnehmer leicht vergessen den Grund des Essens anzugeben. Im schlimmsten Fall liegt das Geschäftsessen so lange zurück, dass man sich bei der Spesenabrechnung nicht mehr an eingeladenen Personen erinnern kann.

Dieser Fehler kann für den Betrieb teuer werden, weil gerade bei den Bewirtungskosten vom Finanzamt gern nachgeprüft wird. In der Abrechnung sollte die Finanzbuchhaltung darauf achten, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Obergrenzen zu Geschenken und Einladungen sowie Rechnungsbestandteilen eingehalten werden.

Rechnung vergessen

Manchmal vergessen Mitarbeiter die Rechnung mitzunehmen oder verlieren sie noch auf der Dienstreise. Ein häufiges Beispiel ist die Rechnung im Taxi, wenn die Rechnung nicht systematisch ausgegeben wird. Die Mitarbeitenden stehen dann ohne Beleg da, fordern aber trotzdem eine Kostenrückerstattung.

Hier heißt es, wachsam bleiben! Wenn fehlende Belege die Ausnahme bleiben, kann dies beim Finanzamt erklärt werden. Dasselbe gilt auch für Arbeitnehmerinnen, die eine Firmenkarte verwenden. Wenn direkt mit der geschäftlichen Karte gezahlt wird, dann muss keine Kostenerstattung mehr erfolgen. Die Finanzbuchhaltung braucht aber immer noch einen Nachweis der Ausgabe, um die Bilanz korrekt zu erstellen.

Doppelte Ausgaben angeben

Doppelt eingereichte Ausgaben sind häufig ein Problem in der Abrechnung und lassen sich schwer kontrollieren. Eine manuelle Überprüfung ist mühsam und kostspielig, deshalb lohnt es sich die Ausgabenzeilen wie Betrag, Händler, Datum automatisch abzugleichen. Mit Lösungen wie Expensya ist diese Kontrolle und die Erkennung von Duplikaten automatisiert und geschieht bei jeder erfassten Ausgabe.

Überschreitung des Ausgabenlimits

Manche Dienstreisen können mitunter hohe Kosten verursachen und dabei vergisst, sich an die Grenzen der angemessenen Ausgaben zu halten. Um diese Fehler zu vermeiden, müssen schon im Vorfeld Maßnahmen ergriffen werden. Am besten eignet sich dafür eine klare und leicht einsehbare Ausgabenpolitik. 😉 Auch hier hilft Expensya mit der vollen Automatisierung der Kontrolle und Abrechnung von Geschäftsausgaben.

Welche Folgen haben Fehler in der Reisekostenabrechnung?

Ein schlecht organisiertes Ausgabenmanagement birgt eine Reihe von Gefahren. Bei falsch abgerechneten Ausgaben und Kostenerstattungen ohne Belge kann das Finanzamt eine Nachzahlung auf die abgeführten Steuern erheben. Falsche Reisekostenabrechnungen kosten viel Zeit, nicht nur in der Finanzbuchhaltung, sondern auch für die Vorgesetzten, die bereits abgehakte Abrechnungen neu prüfen müssen. Mit jedem Fehler geht wertvolle Zeit verloren, die im Betrieb für wichtigere Aufgaben genutzt werden könnten.

Außerdem ist niemand vor dem Verlust seines Belegs sicher. Ein Arbeitnehmer, der seinen Beleg verliert, steckt in der Klemme. Man kann nach langem Suchen den Beleg vielleicht wieder finden oder klärt mit seiner Buchhaltung wie es weitergeht. Wenn es dumm läuft, muss die Ausgabe aus eigener Tasche bezahlt werden.

Wie können Sie diese Fehler vermeiden: Tipps für eine bessere Kontrolle Ihrer Spesenabrechnungen?

Unternehmen können die Verwaltung von Spesenabrechnungen und Belegen digitalisieren, d.h. papierlos gestalten. Hierfür benötigen sie eine spezielle Lösung zur Geschäftsausgabenverwaltung, die eine gesetzeskonforme Archivierung ermöglicht. Der Vorteil von Lösungen wie Expensya liegt auf der Hand. Die Belege müssen nur noch eingescannt werden und die Ausgaben wandern wie von Zauberhand auf die Plattform. Der Prozess wird vereinfacht und Mitarbeiter können Geschäftsausgaben autonomer managen. Gleichzeitig ist gewährleistet, dass das Unternehmen als Ganzes die gesetzlichen Vorschriften berücksichtigt (dank einer beweiskräftigen Archivierung). Das spart nicht nur dem Personalleiter aber auch der Buchhaltung viel Zeit.

Bieten Sie Mitarbeitenden Zahlungskarten und klare Genehmigungsabläufe

Firmeneigene Zahlungskarten sind eine gute Methode, um Mitarbeitern die Unabhängigkeit zu geben, Ausgaben zu tätigen, während gleichzeitig Kontrollverfahren beibehalten werden, um mögliche Überschreitungen zu verhindern. Mitarbeiter, die im Namen des Unternehmens Ausgaben tätigen, erhalten physische oder virtuelle Zahlungskarten.

Durch den Einsatz einer geschäftlichen Zahlungskarte können Sie Ihren Mitarbeitern genaue Budgets zuweisen, die im Vorfeld auf der Grundlage Ihrer Budgetplanung festgelegt werden, und ihnen diese Unannehmlichkeiten ersparen.

Schaffen Sie einen automatisierten Genehmigungsprozess, der den von Ihnen und den Finanzmitarbeitern festgelegten Obergrenzen, Budgets und anderen Einschränkungen unterliegt. Da die Mitarbeiter dank der Automatisierung schneller erstattet werden, sparen Sie noch mehr Zeit bei der Verwaltung von Spesenabrechnungen.

Intelligente Analysen und Kosten im Blick behalten

Mithilfe von Business Intelligence und detaillierter Analysen können Sie die Ausgaben und Budgets stets im Auge behalten und bei Bedarf optimieren.

Fehler sind menschlich und kommen im Zusammenhang mit Spesenabrechnungen leider allzu häufig vor. Mit einer herkömmlichen Spesenverwaltung (Papier- oder Excelverwaltung) lassen sie sich nur schwer vermeiden. Nichtsdestotrotz können die Sanktionen für fehlerhafte Abrechnungen und Bilanzen das Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Ein wirksames Mittel, um fehlerhaften Reisekostenabrechnungen entgegenzuwirken, ist die Automatisierung dieses Prozesses mit einer SaaS-Lösung zur Ausgabenverwaltung. Solche Lösungen ermöglichen es Fehler zu begrenzen und eine bessere Kontrolle einzuführen. Expensya ist die webbasierte und mobile Lösung, die Ihren Ausgaben-Prozess von der Zahlung bis zur Buchhaltung vereinfacht.