Tagespauschalen können Unternehmen und Angestellten die Spesenabrechnung enorm erleichtern. Aber was war das Tagegeld gleich nochmal und wie können Sie die Tagespauschale berechnen? Wir geben einen kurzen Einblick in die Spesensätze und machen auch einen Abstecher nach Österreich zur Tagesdiät.
Was ist eine Tagespauschale?
Die Tagespauschale wird in Anlehnung an den englischen Begriff auch als Per Diem bezeichnet. Seit einigen Jahren wird sie vom Bundesfinanzministerium einheitlich als Verpflegungspauschale betitelt. Die Tagespauschale ist, wie ihr Name bereits vermuten lässt, ein pauschaler Betrag den Geschäftsreisenden für ihre geschäftlich bedingten Auslagen erhalten. Wenn ein Unternehmen auf Pauschalen zurückgreift, dann wird den Angestellten auf Geschäftsreise ein pauschaler Betrag erstattet – unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Tagespauschalen werden in der Regel steuerfrei erstattet und das Bundesfinanzministerium legt Höchstbeträge und Berechnungskriterien fest.
Pauschalen erleichtern die Abrechnung von Spesen und den Erstattungsprozess erheblich, weil die Finanzbuchhaltung auf festgelegte Beträge zurückgreifen kann. Bei der Tagespauschale besteht kein Risiko, dass Mitarbeitende die tatsächlichen Kosten künstlich aufblasen oder Belege der Auslagen verloren gehen. Verlorene Belege sind weniger nicht mehr relevant, solange sich Reisende innerhalb der vorgeschriebenen Grenzen eines Tagessatzes bewegen.
Welche Besonderheiten müssen beim Per Diem beachtet werden?
Eine Tagespauschale wird erst dann fällig, wenn Angestellte sich mehr als 8 Stunden außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhalten. Übersetzt heißt das, dass der/die Mitarbeitende nicht im Büro ist, sondern für das eigene Unternehmen auswärts tätig. Der berufliche Einsatz, der in der Regel mit einer Geschäftsreise verbunden ist, kann sowohl innerhalb Deutschlands als auch im Ausland sein. Für Reisen in Deutschland, ohne Aufenthalt im Ausland, wird eine kleine Pauschalentschädigung von 14 Euro in zwei Fällen gewährt. Zum einen für den ersten Reisetag und zum anderen für eine Reise, die länger mehr als 8 Stunden aber weniger als 24 Stunden dauert. Werden ganze Tage, sprich mehr als 24 Stunden auswärts verbracht, kann eine große Tagespauschale von 28 Euro eingefordert werden.
Wird eine Übernachtung auf der Reise fällig können Angestellte 20 Euro Übernachtungspauschale einfordern. Zwei Besonderheiten gelten bei gewährten Mahlzeiten während einer Geschäftsreise. Wurde das Frühstück vom Unternehmen gezahlt dann werden 20% der Tagespauschale gekürzt. Für Mittagessen oder Abendessen wird die Pauschale um 40% reduziert. Kommt das Unternehmen für alle drei Mahlzeiten während einer Geschäftsreise (an einem Tag) auf, dann entfällt die Verpflegungspauschale. Diese Kürzungen greifen im Inland aber auch für Dienstreisen ins Ausland.
Die Verpflegungspauschale ist auf eine Dauer von drei Monaten begrenzt. Bleiben Mitarbeitende länger auf dem Auswärtseinsatz, ohne ihren Einsatzort zu wechseln, dann entfällt die Pauschale danach.
Wie berechnen sich die Tagessätze in Österreich?
Der Verpflegungsmehraufwand wird in Österreich auch Tagesgeld oder Tagesdiät genannt. Liegt der Unternehmenssitz in Österreich, greifen die Regeln der Finanzbehörde unserer Nachbarn. Aktuell liegt der österreichische Tagessatz für Geschäftsreisen bei 26,40€ und der Stundensatz bei 2,20€. Die Tagegelder werden stundenweise angesetzt und erst wenn die elfte Stunde überschritten wird, kann der volle Tagessatz geltend gemacht werden. Sollte Mittag- oder Abendessen vom Unternehmen bezahlt werden, müssen den Pauschalbeträgen 13,20€ pro Mahlzeit abgezogen werden.
Für Österreich unterscheidet sich jedoch in der Definition einer Geschäftsreise, die Voraussetzung für die Anwendung der Tagespauschalen ist. Reisen im steuerlichen Sinne sind erst dann vorhanden, wenn das Reiseziel mindestens 25 vom Unternehmenssitz entfernt ist. Wird diese Distanz nicht zurückgelegt, handelt es sich nicht um eine Geschäftsreise – egal ob Landesgrenzen überschritten werden oder nicht. Auch dann, wenn mehrere Destinationen angefahren werden, muss mindestens ein Reiseziel die 25-Kilometer-Marke überschreiten. Ansonsten kann keine Tagespauschale gewährt werden. Entsteht bei einer Geschäftsreise ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit, dann kann ebenfalls kein Tagegeld mehr gewährt werden. Genauere Infos gibt es bei der Bundesarbeitskammer.
So geht die Verwaltung vom Verpflegungsmehraufwand kinderleicht
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