Nichts ist in Stein gemeißelt, auch nicht bei der Ausgabenverwaltung und dem strategischen Einkauf! Agilität ist nicht nur für das Change-Management ein zentrales Konzept, sondern wird auch für andere Unternehmensbereiche immer wichtiger. Mithilfe von agilen Procurement-Prozessen können die Produktlebenszyklen verkürzt werden und Innovationen schneller vorangetrieben werden. Gerade in turbulenten Zeiten können flexible Prozesse für Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bedeuten. Doch wie können agile Prozesse mit der Ausgabenverwaltung und technischem Einkauf verknüpft werden und was versteht man eigentlich unter Agilität in diesem Bereich?
Was versteht man unter agilen Einkaufsprozessen?
Zu den Methoden mit denen Unternehmen ihre Einkaufsprozesse agiler gestalten können, gehört zum Beispiel Design Thinking, Scrum oder Feature Driven Development. Einige Methoden stammen aus den IT-Projekten und dem IT-Management, so zum Beispiel das Scrum-Management. Das Grundlegende dieser Methoden ist, dass Änderungen und Ergänzungen akzeptiert werden. Agile Einkaufsmethoden zeichnen sich durch Anpassungsfähigkeit aus, die schrittweise mit dem Projekt voranschreitet. Gerade dann, wenn neue Strategien, Prozesse oder Produkte entwickelt werden müssen, lohnen sich agile Projektmethoden. Ohne Frage sind beim Thema Prozessagilität auch neue Technologien maßgeblich beteiligt, ohne menschliche Lenkung reichen diese jedoch nicht aus.
In der ersten Phase eines agilen Procurement Prozesses steht die Bedarfsanalyse. Wie lautet der Status Quo und was möchte das Unternehmen mit einer Optimierung erreichen. Einflüsse und Anforderungen kommen in dieser Phase noch aus zahlreichen Quellen. Hier werden neben dem Führungsstil, Personalentwicklung, bereichsübergreifenden Synergien, auch Innovation und operationelle Effizienz berücksichtigt. In der zweiten Phase fokussiert sich das Projektteam auf die Entwicklung des Prozesses, d.h. Konzeptualisierung, erste Pilotphasen und Anpassungen. Abschließend steht die Implementierung und das ultimative Ziel der Wertgenerierung. Hierfür wird ein bestätigtes Konzept, Roll-out Phasen und Pläne sowie spezifische Schulungen für Mitarbeitende und Teams gebraucht.
Zahlreiche Vorteile agilen Arbeitens
Zu den Vorteilen von agilen Arbeitsmethoden gehören eine klare Vision, einfache Prozesse und Rollenverteilung. Der Fokus dieser Methoden liegt auf der Teamarbeit und Projekten, die ohne fixe und detaillierte Pläne auskommen. Mitarbeitende können in Lösungen und nicht in Problemen kommunizieren, dadurch wird in der Regel eine höhere Kooperation und Hilfsbereitschaft gezeigt.
Darüber hinaus vermeiden Unternehmen Sonderleistungen und können den Kundennutzen im Rahmen einer konstanten Wertschaffung optimieren. Technischer Einkauf kann eine klare Grenze zwischen wertschaffenden Aktivitäten und solchen ohne Wertzuwachs ziehen. Für einen agilen Einkaufsprozess gehen Betriebe mit einem geringen finanziellen Einsatz an den Start und Risiken können verringert werden.
Technischer Einkauf im Wechselspiel zwischen Fähigkeiten und Werterzeugung
Unternehmen möchten Gewinne erwirtschaften, dafür werden organisatorische Rahmenbedingungen in den Prozessen und Organisationen geschaffen. Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten ist das Erwirtschaften von Gewinnen schwierig und der Wettbewerbsdruck nimmt zu. Das Ziel von agilem Procurement ist, dass sich die Einkaufsprozesse an der Value Chain ausrichten. Immer im guten Austausch zwischen Kollaboration und Wettbewerbsfähigkeit, Automatisierung und individueller Arbeit. Wenn Procurement Prozesse stark individuell ausgerichtet sind und sich auf einzelne Mitarbeitende stützen, sind sie oft stark isoliert innerhalb der Betriebe. In diesem Fall würde man von einem reaktiven unternehmerischen Handeln sprechen. Je stärker sich technischer Einkauf und die Prozesse weiterentwickeln, von einem strategischen hin zu einem kollaborativen und effektiven Management, desto eher können sie an der Value Chain ausgerichtet werden.
Hierfür legen agile und skalierbare Veränderungsprozesse im Einkauf unter anderem den Fokus auf das Unternehmen, indem sie kreuzfunktionale Zusammenarbeit und Ressourcenoptimierung vorantreiben. Zusätzlich wird ein innovatives und hochwertiges Partnernetzwerk erzeugt. Mithilfe gezielter Digitalisierung können Prozesse automatisiert werden und die Effizienz und Effektivität der Organisation zu verbessern. In einem letzten Schritt lohnt sich auch der Blick auf die Fähigkeiten der Mitarbeitenden. Haben alle die richtigen Kenntnisse und beherrschen die neuen Methoden und innovativen Tools, um die wertorientierte Einkaufsorganisation umzusetzen.
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Mithilfe von Scrum-Methoden können Einkäufer oder Sachbearbeiter im Einkauf benötigen Arbeitszeit optimieren, d. h. sie arbeiten effektiver und brauchen weniger Zeit. Dadurch wird die Geschwindigkeit im direkten Einkauf erhöht und Aufgaben können effizient abgearbeitet werden. In Kombination reduzieren sich die Prozesskosten durch einen konstanten Wertbeitrag der Abteilung und indem Arbeitszeit eingespart wird. Agile Methoden führen auch in der Einkaufsabteilung dazu, dass Projekte einfacher, kundenorientierter und schneller umgesetzt werden können. Diese Prozessoptimierung hat eine Auswirkung auf die Ausgabenverwaltung; warum besprechen wir im folgenden Abschnitt.
Schnittstelle: Technischer Einkauf & Ausgabenverwaltung
Ganz offensichtlich besteht zwischen dem technischem Einkauf und Geschäftsausgaben eine direkte Verbindung, Ausgaben entstehen in Folge von Käufen. Ob dies nun in der Einkaufsabteilung oder in anderen Abteilungen des Unternehmens geschieht, ist letztlich egal. Die Geschäftsausgaben müssen in jedem Fall beglichen werden. Der Weg zu einem erfolgreichen Austausch zwischen diesen beiden Bereichen geht über drei Handlungsfelder.
Zuallererst sollten beide Bereiche skalierbar organisiert werden, d.h. mit einer schmalen, agilen und skalierbaren Organisationsstruktur. Dadurch können die operationellen Kosten gesenkt werden und gleichzeitig die Wertschaffung in beiden Funktionen, dem Einkauf und der Ausgabenverwaltung, optimiert werden. Dies muss sich auf allen wertschaffenden Prozessen niederschlagen, auf unternehmerischen sowie technischen Ebenen.
Darüber müssen Unternehmen die richtigen Fähigkeiten im Unternehmen entwickelt werden. Ein holistischer Ansatz für die Kapazitäten im Einkauf und der Buchhaltung adressiert sich an alle Stakeholder:innen gleichermaßen. Organisatorisches wie individuelles Lernen sollte Hands-on sein und sich mit den strukturellen Veränderungen und Best Practices auseinandersetzen. Indem im Rahmen des Veränderungsprozesses beide kombiniert werden, erhalten Unternehmen einen bestmöglichen und agilen Austausch zwischen Procurement und Ausgabenmanagement.
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