Anwendung zur Reisekostenabrechnung

[Top] 5 unverzichtbare Funktionalitäten Ihrer Anwendung zur Reisekostenabrechnung

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Administrative Aufgaben ohne Mehrwert sind im Berufsalltag oft frustrierend und lästig. Die Verwaltung der Reisekostenabrechnung zählt zu jenen zeitraubenden Pflichten, die Mitarbeiter mobilisieren und dennoch keinen Wert schaffen. Eine Anwendung zur Reisekostenabrechnung ermöglicht die komplette Automatisierung der Verwaltung der Reisekostenabrechnung, steigert die Effizienz von Unternehmen und hilft ihnen dabei, neue Arbeitsmethoden einzuführen.

Die vielen der im Zuge des digitalen Wandels und des zunehmenden Bedarfs einer Prozessautomatisierung entstandenen Anwendungen unterschiedlicher Akteure mit Spezialgebiet Reisekostenabrechnung macht es den Entscheidern nicht leicht, die richtige Wahl zu treffen.

Um Sie bei der Auswahl der für Sie passenden Anwendung zur Reisekostenabrechnung zu unterstützen, hat unsere Redaktion eine Sammlung der Funktionalitäten zusammengestellt, die in der von Ihnen gewählten Software nicht fehlen dürfen.

#1 Automatische Rechnungseingabe

Zu den wichtigsten Neuerungen, die ein Tool zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung bieten muss, ist die vollständige Beseitigung der manuellen Eingabe durch die automatisierte Einspeisung der Ausgaben.

Die intelligente Erkennung macht es möglich, innerhalb weniger Sekunden alle relevanten Informationen auf einer Rechnung zu erkennen. Es reicht aus, einen Beleg mit dem Smartphone zu fotografieren oder die Rechnung in die Anwendung zu übertragen. Die von Künstlicher Intelligenz (KI) und den Algorithmen des Machine Learning gebotenen Möglichkeiten befreien Sie vollständig von manuell auszuführenden Schritten. Dennoch verzichten einige Anbieter auch weiterhin auf vollautomatische Lösungen oder setzen voraus, dass der Mensch dezentral Daten eingibt.

Die komplette Automatisierung ist eines der Hauptmerkmale der Expensya-Lösung, die dank der neuesten Generation der intelligenten OCR+-Erkennung die manuelle Dateneingabe vollständig eliminiert. Durch diese Technologie werden alle relevanten Daten einer Rechnung in Sekundenschnelle und mit höchster Präzision erfasst (Betrag, Datum, Ausgabenkategorie, unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, Zahlungsmittel, Händler usw.).

OCR+ hat den Vorteil, dass es sich um eine selbstlernende Technologie handelt: je öfter sie eingesetzt wird, desto besser ist ihre Leistung.

#2 Mobile Anwendung für die Reisekostenabrechnung

Als nächstes muss die Lösung die Mobilität der Benutzer unterstützen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter, wenn sie auf Dienstreise sind, die Belege einfach digitalisieren und die Ausgaben unterwegs nach und nach verwalten können, ohne die Rückkehr nach Hause abwarten zu müssen.

Dadurch ist es Vorgesetzten möglich, die für das Unternehmen getätigten Ausgaben zeitnah zu verfolgen und zu kontrollieren.

Der Übergang zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung noch während der Dienstreise, vereinfacht und beschleunigt des Erstellen der Berichte. Vorgesetzte können die Spesenabrechnungen ihrer Mitarbeiter mit einem Klick abrufen, über jedes beliebige Endgerät genehmigen oder ablehnen und anschließend an die Buchhaltung senden. Der gesamte Prozess wird optimiert und die Erstattungsfrist verkürzt.

Nehmen Sie Expensya mit und verwalten Sie Ihre Reisekostenabrechnungen von unterwegs. Die Anwendung für die Reisekostenabrechnung, verfügbar für Android und iOS!

#3 Integration in andere Unternehmenslösungen

Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung darauf, dass sie sich auch in andere Software integrieren lässt, die in Ihrem Unternehmen bereits verwendet wird.

Diese Überprüfung sollte stattfinden, auch wenn SaaS-Lösungen in der Regel mit APIs kombiniert werden können. Die dadurch erzielten flüssigen Arbeitsabläufe machen es Ihnen möglich, alle Vorteile der durch intelligente Lösungen unterstützen Prozessautomatisierung zu nutzen.

Überprüfen Sie, welche Integrationen die jeweilige Lösung bietet, um die Spesenabrechnungsverwaltung mühelos mit Ihrer Buchhaltungs- oder Gehaltsabrechnungssoftware zu verbinden.

Beispielsweise muss eine Reisekostenabrechnungslösung die Einbeziehung der Buchhaltung ermöglichen, die dafür zuständig ist, alle Ausgaben zu genehmigen, in die Buchhaltungssoftware einzuspeisen und die Erstattung der Aufwendungen durchzuführen. Eine manuelle Eingabe der Daten in die Buchhaltungssoftware ist nicht erforderlich. Die Integration mit der Buchhaltungssoftware reicht aus, um Doppelbuchungen zu vermeiden und der Buchhaltung diese unangenehme Aufgabe abzunehmen.

#4 Automatische Währungsumrechnung 

Auf Geschäftsreisen werden die Ausgaben oft in Fremdwährung getätigt. Eine intelligente Lösung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung rechnet die Ausgaben für Sie in die Währung um, die in Ihrem Unternehmen verwendet wird. Eine solche Lösung erkennt Ausgaben in Fremdwährung und rechnet sie automatisch auf der Grundlage der zum jeweiligen Datum geltenden Referenzkurse um.

Die Lösung Expensya zur Spesenabrechnungsverwaltung rechnet die Beträge der in Fremdwährung angefallenen Ausgaben automatisch um und löst Warnmeldungen aus, wenn ein Mitarbeiter manuell einen anderen als den von unserer Lösung ermittelten Umrechnungskurs eingibt.

#5 Gesetzeskonforme Archivierung 

Papierbelege dürfen inzwischen entsorgt werden, wenn Sie eine Lösung verwenden, die die Anforderungen an die gesetzeskonforme Archivierung erfüllt. Mit Expensya, der ersten Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht, können Sie ein für alle Mal auf die physische Archivierung verzichten. Ein mit dem Smartphone aufgenommenes Foto Ihres Belegs oder eine per E-Mail übermittelte Rechnung reichen im Fall einer Steuerprüfung als Nachweis mit Beweiskraft aus.

Nun haben Sie also einen Überblick über die Elemente, die Ihre Anwendung zur Reisekostenabrechnungen bieten sollte. Expensya ist die Lösung, die diese wesentlichen Funktionen und noch vieles mehr vereint. Nutzen Sie die unverbindliche, 30 Tage lang kostenlose Testversion, um sich ein Bild von der Effizienz und den oben genannten Funktionalitäten unserer Anwendung zu machen.

 

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