Übernachtungskosten abrechnen auf dem Weg zur Spesenabrechnung

Die Übernachtungskosten gehören zu den Reisekosten im Rahmen von geschäftlichen Reisen. Sie können bei der Spesenabrechnung als tatsächliche Kosten oder als Pauschalbetrag abgerechnet werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Übernachtungskosten abrechnen können und was hinter dieser Kostenart steckt.

Übernachtungskosten : Definition und Berechnung

Übernachtungskosten sind Ausgaben und Kosten, die einem oder einer Reisenden auf einer geschäftlichen Auswärtstätigkeit oder Reise für die Übernachtung entstehen. Dabei ist es irrelevant, ob die Übernachtung in einem Hotel, AirBnB oder einer privaten Unterkunft war. Unternehmen haben die freie Wahl, ob und in welcher Höhe Sie ihren Reisenden die Übernachtungskosten erstatten oder nicht. Entscheiden sie sich für eine Kostenerstattung, kann diese entweder anhand der tatsächlichen Kosten oder über einen Pauschalbetrag stattfinden. In Deutschland gilt aktuell noch eine Übernachtungspauschale von 20€ pro Nacht bei der Reisekostenrückerstattung. Die Unterbringungskosten bei mehrtägigen Geschäftsreisen können in unbegrenzter Höhe steuerlich geltend gemacht werden – im Zweifel in den Werbekosten der Einkommenssteuererklärung.

Bei Übernachtungen in Hotels müssen die Ausgaben fürs Frühstück vom Aufwendungsersatz abgezogen werden. Diese gehören nämlich zu den Ausgaben für die Verpflegung und sind kein Teil der Übernachtungskosten. Deshalb müssen auf Hotelrechnungen die Ausgaben für Übernachtung und Frühstück getrennt aufgeführt werden. Mehr zum Verpflegungsmehraufwand (umgangssprachlich auch Tagespauschale genannt) erfahren Sie in unserem Artikel zu diesem Thema, hier lang! Bei Übernachtungen in privaten Wohnungen haben Sie keinen Anspruch auf das Übernachtungsgeld.

Firmen und ihre Geschäftsreise-Verantwortlichen finden im Portal “Dienstreisen im Mittelstand” ausgewählte und speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen zugeschnittene Informationen. Hier bündelt der deutsche Geschäftsreise Verband VDR – Deutschlands größtes Netzwerk für Geschäftsreisen und geschäftliche Mobilität – seine Angebote für kleine und mittelständische Firmen, die diese auch ohne Verbandsmitgliedschaft nutzen können. Die maßgeschneiderte Lösung von Expensya ist fester Bestandteil dieses Portals.

Arbeitgeberverpflichtungen in Bezug auf Übernachtungskosten

Inwiefern ein Unternehmen die Übernachtungskosten erstattet, wird unter anderem im Rahmen von Ausgaben- und Reiserichtlinien oder Tarif- und Arbeitsverträgen festgehalten. Der Arbeitgeber kann sich dazu entscheiden seinen Reisenden die Ausgaben für die Übernachtung als Pauschale zu erstatten. Eine weitere Möglichkeit ist, dass Betriebe den Angestellten die tatsächlichen Ausgaben ihrer Übernachtung erstatten. Da es wie bereits angesprochen keine rechtliche Verpflichtung für Arbeitsgeber zur Übernahme der Übernachtungskosten gibt, können sich Unternehmen auch dazu entscheiden keine Kosten zu erstatten. Sollten Arbeitgeber die Übernachtungskosten nur teilweise oder gar nicht erstatten, können Arbeitnehmer die Differenz zum ausgezahlten Betrag in der eigenen Steuererklärung ansetzen. Die Erstattung von Übernachtungskosten ist für Arbeitgeber also vollkommen freiwillig, jedoch können Arbeitnehmer ihre Übernachtungskosten selbst abrechnen.

Der deutsche Gesetzgeber veröffentlicht jährlich eine Liste mit den jeweiligen Pauschalbeträgen, die bei Übernachtungen im In- und Ausland geltend gemacht werden können. Die für das Fiskaljahr 2022 geltenden Beträge können auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) abgerufen werden.

Auch im öffentlichen Dienst erhalten Beamte:innen für eine Dienstreise pauschal 20€, dies gilt auch dann wenn keine oder nur geringe Kosten entstanden sind. Ausgaben, die den Höchstbetrag von 70€ übersteigen müssen begründet und nachgewiesen werden. Das bedeutet, dass der Bund für seine Angestellten ohne Notwendigkeitsnachweis nur 70 Euro Übernachtungsgeld erstattet. (BVA, 2022)

Übernachtungskosten pauschale 2023

Übernachtungspauschale in deutschland

Die Pauschale für Übernachtungen wird im Kontext der Reisekostenabrechnung genutzt.

Für Geschäftsreisen in Deutschland liegt die Übernachtungspauschale im Jahr 2023 derzeit bei 20 € pro Tag.

Übernachtungspauschale ausland

Nachweispflicht für Übernachtungskosten: immer noch verpflichtend!

Damit Reisende die Kostenerstattung vom Unternehmen beantragen oder Ausgaben in der Einkommenssteuererklärung geltend machen können, müssen Sie Nachweise für die Ausgaben erbringen. Das kann mit einer Spesenabrechnung, Autorisierungsformular oder mit einem speziellen Rückerstattungsformular begründet werden. Auf diesen Belegen muss klar der Betrag für die einzelnen Rechnungsposten ausgewiesen und aufgeschlüsselt sein, z. B. reine Übernachtungskosten und Ausgaben für die Verpflegung.

Auch bei der Verpflegungspauschale und Tagesgeldsätze, sprich der pauschalen Entschädigung für Verpflegung auf Geschäftsreisen, werden Nachweise benötigt.

Die Übernachtungskosten sind jedoch nur ein Puzzleteil von vielen in der komplexen Reisekostenabrechnung. Der Aufwand den Unternehmen mit den Spesenabrechnungen ihrer Angestellten haben ist immens und bis zur tatsächlichen Erstattung vergehen schnell mehrere Wochen bis Monate. Dadurch werden massenweise Ressourcen in Verwaltungsprozessen gebunden, ohne dass ein wirklicher Mehrwert fürs Unternehmen erwirtschaftet werden kann. Im Zeitalter der Digitalisierung und Automatisierungstools dürfen Unternehmen hier auf verschlankte und beschleunigte Prozesse hoffen.

Mit Expensya die Abrechnung für die Übernachtungskosten vereinfachen

Bei Expensya können Sie Reisekosten ganz einfach erfassen und die Übernachtungskosten abrechnen. Die vielseitige und mobile Lösung berücksichtigt die Bedürfnisse von Reisenden und bietet ein passendes Funktionspaket für eine 100%ig automatisierte Reisekostenabrechnung. Mit einem Klick sind Ausgaben und Reisekosten erfasst, das geht auch offline, und können dann direkt von jedem beliebigen Endgerät aus genehmigt und zurückerstattet werden. Dank Expensya können Sie den Teufelskreis aus vorgestreckten Ausgaben, verlorenen Belegen und langwierigen Genehmigungsprozessen aufbrechen!