Fast 2 Jahre nach der Pandemie finden Gesellschaft und Wirtschaft langsam den Weg zurück zur neuen Normalität. Aber wie so oft, wartet um die nächste Ecke schon die nächste Herausforderung. Die Effekte der Inflation spüren Privatpersonen und Betriebe bereits jetzt. Deshalb sollten auch Unternehmen ihre finanzielle Situation genau im Blick behalten und Geschäftsausgaben kontrollieren. Der Dreh- und Angelpunkt bildet dabei die Bilanz, die in der Finanzbuchhaltung erstellt und überwacht wird.
Für 2023 empfehlen sich agile Budgets, die es dem Unternehmen ermöglicht zeitnah auf die Effekte der Inflation zu reagieren und trotzdem die Spesen- und Ausgabenpolitik fortsetzen. In diesem Artikel geben wir drei Tipps, die Ihnen dabei helfen können, dieses wichtige Buchhaltungs-Dokument zu erstellen.
Unternehmensinterne Bedarfe berücksichtigen
Die Spesenpolitik sollte eine klare Zusammenfassung aller Regeln und Handlungsmaximen des Unternehmens bezüglich Spesen und Geschäftsausgaben geben. So schafft das Handbuch Klarheit für Mitarbeitende, welche beruflichen Ausgaben erlaubt sind und wie diese erstattet werden. Unternehmen können im Rahmen einer Reisekostenregel auch definieren, welches Budget einer bestimmten Abteilung für Geschäftsreisen zur Verfügung steht: d. h. wie viel Geld sie auf einer Reise ausgeben dürfen.
Auch wenn es Regeln gibt, die in jeder Ausgabenpolitik enthalten sein, sollte jede Organisation die Richtlinien auf ihre Bedürfnisse zuschneiden. Dies geschieht oft in der Finanzabteilung. Dort wird das Dokument mit der Unternehmenskultur in Einklang gebracht, ohne dabei die Budgets für das kommende Jahr aus den Augen zu verlieren.
Einige Unternehmen werden Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln bevorzugen und könnten die Ausgaben für Taxis beschränken. Während in anderen Betrieben Kosteneinsparungen an einer anderen Stelle in der Spesen Politik gesucht werden.
Wie bleibt eine Richtlinie sicher und gleichzeitig flexibel?
Die Zeiten in denen Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen mit einer strengen Befehlshierarchie zufrieden waren, sind vorbei. Sie wünschen sich Autonomie und Mitspracherecht bei Entscheidungen, die sie und ihre tägliche Arbeit betreffen – sei das bei Prozessen, Richtlinien oder finanziellen Einschränkungen. Die Unternehmensleitung steht jetzt vor der spannenden Herausforderung, das perfekte Gleichgewicht zwischen der Autonomie und Kontrolle zu finden. Können sie diese Aufgabe meistern?
Eine Spesenmanagement App erlaubt es Unternehmen, in den Genuss der Vorteile automatisierter Geschäftsabläufe zu kommen. Sie kombinieren Flexibilität mit Echtzeit-Transparenz und -Kontrolle über die im Unternehmen getätigten Auslagen. Solche Technologien können Richtlinien in genehmigte Ausgabenkategorien (wie z. B. Restaurants oder Taxis) und die damit verbundenen Höchstbeträge “übersetzen”.
Expensya bietet zum Beispiel die Möglichkeit einer solchen Konfiguration, die Mitarbeitenden sagt, ob ihre Ausgaben mit der Richtlinie übereinstimmen oder nicht. Administratoren können bereits im Voraus festlegen welche Ausgaben blockiert werden, sollten sie nicht regelkonform sein. Das erhöht letztlich auch die Compliance des Unternehmens mit seiner eigenen Ausgabenpolitik.
Erstattungen und Vorschüsse, ein Relikt aus der geschäftlichen Spesen Steinzeit
Gerade im Jahr 2023 sollten Finanzabteilungen darauf achten, Erstattungen zu minimieren, wenn sie das Ausgabenmanagement optimieren wollen. Anstatt Mitarbeitende die Einkäufe mit dem eigenen Geld vorstrecken zu lassen, bieten Unternehmen ihren Teams zunehmend professionelle Zahlungskarten an. Einerseits müssen die Mitarbeiter nicht mehr auf die Erstattung warten, andererseits verlieren die Finanzabteilungen keine Zeit mehr bei der Suche nach Belegen für die Erstattung. Mit vorab genehmigten Budgets, die der Firmenkarte zugewiesen werden, hat die Organisation in Echtzeit Einblick in die Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter.
Wie entscheiden Sie sich für die richtige Firmenkarte?
Änderungen sind innerhalb von Sekunden umgesetzt
Die jüngste Erfahrung hat gezeigt, dass eine effektive Kostenpolitik mit den gesamtwirtschaftlichen Veränderungen Schritt halten muss. Reaktionsschnelligkeit ist hier das Stichwort. Wenn die Richtlinien bereits in einem digitalen Tool verwaltet werden, hat das Unternehmen in der Regel einen Vorteil. In SaaS-Lösungen lassen sich Änderungen in wenigen Sekunden erfassen und umsetzen. Außerdem hat die gesamte Belegschaft mit einem Klick Zugriff auf das digitalisierte Ausgaben- und Reiserichtlinien Dokument.
Ein konkretes Beispiel: Ein Arbeitnehmer erkrankt während seiner Geschäftsreise und muss seinen Aufenthalt unerwartet abbrechen. Das kann ungeahnte Kosten verursachen. Mit einer Software wie Expensya lässt sich das Budget des Mitarbeiters in wenigen Sekunden anpassen. So kann er eigenständig einen früheren Rückflug oder einen Arzttermin im Ausland wahrnehmen und bezahlen, ohne auf seine eigenen finanziellen Mittel zurückgreifen zu müssen. Expensya ist eine verlässliche und einfache Lösung, um unvorhergesehene Kosten auf Geschäftsreisen zu vermeiden!
Es kann schon einmal vorkommen, dass sich die Strategie eines Unternehmens im Laufe des Geschäftsjahres verändert. Budgets sind diesen Veränderungen unterworfen und können sich entsprechend verringern oder vergrößern. Die Verwaltungssoftware muss diese Anpassungen flexibel wiedergeben können, damit die Mitarbeitenden nicht ständig die Politik nachlesen müssen. Leider sieht das in der Realität etwas anders aus.
Hier hat das Spesen Management Tool von Expensya seinen großen Auftritt. Unternehmen können alle Geschäftsausgaben, Dienstreisen, Anträge und Transaktionen der Angestellten auf einer einzigen Plattform einsehen und kontrollieren. Das schafft Klarheit und Transparenz für die Mitarbeitenden und erleichtert die Arbeit der Buchhaltungsabteilungen.
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